Diben yr Adolygiad yw ystyried cofnod absenoldeb yr unigolyn, i sicrhau ei fod yn deall ei fod wedi cyrraedd y pwynt sbarduno hwn, bod ei gofnod yn achosi pryder, ystyried unrhyw faterion sy'n ymwneud â'r gwaith sy'n achosi'r absenoldebau ac ystyried y camau nesaf.

Dylid cynnal adolygiadau o'r fath ym mhob achos lle y cyrhaeddwyd y sbardun, hyd yn oed os bydd 'pawb yn gwybod' bod yr achos yn gwbl ddilys: nid amau absenoldeb yn y gorffennol yw'r mater, ond annog presenoldeb yn y dyfodol, hyd yn oed yn yr achosion hyn sy'n ennyn cydymdeimlad, ni wyr neb beth yw'r dyfodol, a bydd methiant i gynnal adolygiad pan gaiff ei sbarduno yn golygu nad oes sail dros unrhyw gamau gweithredu yn y dyfodol, ac y gallai'r achos hwn gael ei nodi wrth amddiffyn rhywun arall sy'n hawlio 'erledigaeth' yn dilyn hynny.

Bydd canlyniad yr adolygiad yn amrywio yn ôl barn y Rheolwr Llinell dan sylw wrth ystyried y ffeithiau sy'n gysylltiedig â'r achos penodol, a dylai bob amser gynnwys ystyriaethau cydymdeimladol o amgylchiadau personol yr unigolyn dan sylw, er mwyn ceisio ffyrdd o liniaru achos yr absenoldeb.

Gellid bod wedi osgoi rhai o'r achosion proffil uchel a chostus iawn a gyflwynwyd yn erbyn sefydliadau o'r sector cyhoeddus  (gweler www.unison.org.uk/acrobat/12879.pdf ) pe bai dulliau adolygu o'r fath wedi'u cynnal yn briodol. (Cyf: Risg)

Mae'n arfer da sicrhau bod unrhyw reolwr sy'n gysylltiedig â chynnal Adolygiad yn gallu gwneud hynny, gyda hyfforddiant neu gymorth gan yr adran Adnoddau Dynol lle y bo'n ofynnol a bod yr adran Adnoddau Dynol yn gweithredu dull cyfathrebu sy'n hyblyg ac yn addas: gall adolygiad teg ac adeiladol sydd wedi sicrhau gwelliant ym morâl y cyflogai gael ei danseilio drwy eiriad 'rheolaethol' amhriodol mewn llythyrau safonol gan yr adran Adnoddau Dynol.

Mae'r adroddiad hwn hefyd yn dweud, yn wahanol i'r Gwasanaeth Carchardai, bod pwyntiau 'trothwy' yn y Gwasanaeth Prawf yn sbarduno adolygiad, lle ystyrir amgylchiadau'r achos unigol yn hytrach na sbarduno rhybudd awtomatig.

Nid oes hawl gan feddygon roi adroddiadau i gyflogwyr am iechyd un o'u cleifion heb ganiatâd penodol yr unigolyn dan sylw, ond nod Deddf Mynediad i Adroddiadau Meddygol 1988, sy'n diffinio'r hawliau hynny, yw sicrhau bod yr adroddiadau hynny'n cael eu rhoi yn briodol 'at ddiben cyflogaeth'.

Er mwyn cydymffurfio â'r gofynion hynny, mae'n rhaid i'r cyflogai (/claf) roi ei ganiatâd ysgrifenedig, a roddir yn gyffredinol drwy gyfrwng pro fforma sydd hefyd yn nodi 'diben a chwmpas' bwriadedig y wybodaeth. Os gellir cynllunio bod y cwmpas hwnnw er budd y claf (e.e. i lywio'r broses o wneud penderfyniadau ynghylch adsefydlu yn y gwaith), mae hyn yn fwy tebygol o gael ymateb cadarnhaol nag unrhyw beth sy'n gosbol yn ôl pob golwg. Mae Deddf Diogelu Data 1998 hefyd yn rhoi'r hawl i'r unigolyn dan sylw i weld yr adroddiad cyn iddo gael ei anfon at y cyflogwr a chael y cyfle i ofyn am wneud diwygiadau i gywiro gwallau.

Mae gan y sefydliad sy'n cyflogi rwymedigaeth i sicrhau dibynadwyedd unrhyw un o'i gyflogeion sydd â hawl i weld data personol o'r fath.

Bydd opsiynau 'Llai Dwys' yn dibynnu ar natur y gwaith dan sylw, ond gallai gynnwys: ymweliadau achlysurol â'r gweithlu/gwaith rhan amser/dyletswyddau diwygiedig/patrymau sifft diwygiedig: dylid trafod y cwmpas yn ystod cynadleddau achos a dylid ei ddatblygu gyda chyfraniad meddygol gan yr adran Iechyd Galwedigaethol a thrwy'r adran honno, gan y meddyg teulu.
Dim ond fel syniad adeiladol i helpu'r cyflogai i ddychwelyd i'r gwaith y dylid defnyddio cynllun o'r fath.

Gallai  effaith y broses o weithredu cynllun 'llai dwys' ar dâl fod yn niwtral neu gallai fod o fudd i'r unigolyn, ond ni fydd y sefydliad yn gallu hawlio unrhyw fath o ad-daliad tâl salwch statudol am unigolyn sy'n gweithio, hyd yn oed os yw hynny yn llai dwys.
Os digwydd y broses o ddychwelyd yn raddol pan fydd yr unigolyn yn parhau i gael 'Tâl Llawn', mae'n anhebygol y gellir gwneud unrhyw addasiad i ystyried gwaith rhan amser, er enghraifft (wedi'r cyfan, mae'r sefydliad eisoes yn talu 100 y cant am ddim cyfraniad o gwbl, felly mae unrhyw gyfraniad er budd y sefydliad)
Os yw'r cyflogai yn cael tâl llai am ei fod wedi bod yn absennol cyhyd, gallai fod yn briodol i'r cyfnod 'llai dwys' gael ei dalu ar raddfa pro-rata neu ar yr un lefel â'r hawl tâl salwch, pa un bynnag sydd fwyaf.
Os yw'r unigolyn wedi cyrraedd y cyflwr dim tâl, yna mae'n amlwg bod yn rhaid iddo gael ei dalu am y gwaith a wna.
Gan fod amgylchiadau, wedyn, lle efallai nad yw'r unigolyn yn well ei fyd, yn ariannol, o gyfrannu at gynllun llai dwys o'r fath, efallai y byddai'n ddoeth cynnwys y rhwymedigaeth i ymwneud â dulliau o'r fath (yn amodol ar gadarnhad meddygol bod y dulliau penodol yn ymarferol) yn y contract cyflogaeth.

O dan Ddeddf Gwahaniaethu ar Sail Anabledd 1995 mae'n ofynnol i unrhyw un sydd ag anabledd gael trafodaeth adeiladol â'i gyflogwr i ystyried yr angen i wneud 'addasiadau rhesymol' i'w waith, a'r angen i'r cyflogwr ymgymryd â'r cyfryw addasiadau ag sy'n 'rhesymol ymarferol'. Rhwymedigaeth y sefydliad (ac nid dim ond y cyflogai) yw sicrhau bod unrhyw reolwr sydd â chyfrifoldebau sy'n gorgyffwrdd yn ymwybodol o gytundeb o'r fath.

Os yw'r addasiadau hynny yn cynnwys gostyngiad mewn oriau contract i ganiatáu ar gyfer cyrraedd yn hwyr/gadael yn gynnar, neu ostyngiad yn nifer y dyddiau a gaiff eu gweithio bob wythnos, caiff y rhain eu dynodi mewn cytundeb ffurfiol y bydd pob parti yn ymwybodol o'i baramedrau.
Unwaith y cytunir ar yr addasiadau hynny ac y cânt eu gweithredu, bydd y cyflogai hwnnw o dan yr un rhwymedigaethau i gynnal perfformiad cyson ag unrhyw gyflogai arall, o fewn y fframwaith y cytunwyd arno, ac nid yw'r cyflogai wedi'i 'eithrio' rhag meini prawf cymhwysedd a gymhwysir yn briodol.

Cyn symud unrhyw achos sy'n ymwneud ag absenoldebau byr cyson i weithdrefn ffurfiol, mae'n werth gofyn i'r cyflogai a oes un rheswm sylfaenol, hyd yn oed os yw'r rhesymau a roddir yn amrywio, oherwydd mae posibilrwydd y gallai rheswm sylfaenol gyfateb i anabledd.
Dylid cadw nodyn o unrhyw sgwrs o'r fath, a dylid ei gynnwys ym mhapurau'r achos.

Mae gan gyflogai sy'n mynd yn anabl yn ystod ei gyflogaeth ac a allai effeithio ar ei allu i gyflawni'r swydd benodol, hawliau y mae'n rhaid i'r cyflogwr eu parchu, mewn perthynas ag ymdrechion adeiladol i wneud addasiadau rhesymol. Mewn un achos allweddol, llwyddodd glanhawr stryd a aeth yn anabl a oedd yn golygu na allai gyflawni ei gwaith i ennill ei hachos yn erbyn y Cyngor, am fod y Cyngor, a hynny'n afresymol ym marn y Tribiwnlys Apêl Cyflogaeth, a chadarnhawyd hyn yn y pen draw gan Dy'r Arglwyddi, wedi mynnu mai dim ond pe bai'n llwyddo yn y broses ddethol fewnol y câi ei phenodi i swydd glercol â thâl uwch.

Yr hyn i'w ddysgu o'r achos hwn yw bod rhwymedigaeth ar y cyflogwr i ystyried y posibiliadau ar gyfer ailhyfforddi er mwyn ail-leoli unrhyw gyflogai sy'n mynd yn anabl, a bod rhwymedigaethau'r cyflogwr i'r unigolyn anabl hwnnw yn cael blaenoriaeth dros weithdrefnau mewnol arferol ynghylch dethol cystadleuol.
(Archibald vs. Cyngor Sir Fife, 2004)

Mae llawer o sefydliadau yn dibynnu ar reolwyr sydd eisoes yn brysur i gofio llenwi ffurflen pan fyddant yn derbyn galwad ffôn yn eu hysbysu o absenoldeb.
Wrth gynllunio neu adolygu'r system hon, mae'n arfer da canfod ffyrdd o sicrhau ei bod yn system 'gaeëdig', lle y bydd methiant i gwblhau unrhyw gam yn amlwg, e.e. cysylltu â sgriniau logio i mewn post electronig neu systemau cofnod amser hyblyg eraill; croesgyfeirio â cheisiadau ar gyfer staff cyflenwi dros dro; cysylltu â'r system hysbysu drwy gyfrwng hunan-ardystio, ac ati.

Mae'n arfer da ei gwneud yn ofynnol i gyflogeion absennol ffonio bob dydd y byddant yn absennol hyd nes eu bod yn cael tystysgrif feddygol.

Mae Cyngor Sir Caerdydd, sy'n cyflogi tua 18,000 o bobl, wedi gosod eu cronfa ddata ar gofnodion cyflogeion i sicrhau bod 'prif swyddog' penodedig, h.y. yr arweinydd tîm, rheolwr llinell ac ati, gan bob unigolyn, a fydd yn derbyn negeseuon e-bost mewn perthynas â hysbysu am yr absenoldeb, yn cwblhau prosesau dychwelyd i'r gwaith ac ati, ac yn cael y wybodaeth ddiweddaraf dros yr e-bost am unrhyw ddiwygiadau i bolisïau/ceisiadau.

Felly gall y cyflogwr bennu hawliadau a rhwymedigaethau dan gontract mewn dogfennau ar wahân i'r prif Ddatganiad.
Fodd bynnag, os yw Datganiad gwreiddiol yn cynnwys, er enghraifft, tabl sy'n nodi budd-daliadau salwch penodol sy'n briodol i lefelau gwasanaeth amrywiol ac os bydd y cyflogwr yn penderfynu diwygio hwnnw, rhaid i'r cyflogwr sicrhau bod unrhyw un sy'n meddu ar y ddogfen wreiddiol yn cael ei hysbysu o'r newid. (Gweler Ymgynghori)

Os caiff y cyfryw ddisgrifiadau o fudd-daliadau eu cynnwys, er enghraifft, mewn llawlyfr o gytundebau cenedlaethol neu mewn ffynonellau mewnol (yn cynnwys y fewnrwyd), yna dylai'r prif Ddatganiad gyfeirio'n benodol at y rheini a dylai'r cyflogwr sicrhau bod pob cyflogai yn gallu gweld y wybodaeth.

Mae'r un peth yn wir am rwymedigaethau dan gontract, lle y mae'n anarferol i'r holl fanylion gael eu nodi yn y prif Ddatganiad. Ni ddylai cyflogwr ddibynnu ar reoliadau y mae'n anodd dod o hyd iddynt, a dylai sicrhau bod pob cyflogai yn ymwybodol o unrhyw newid mewn rhwymedigaethau, fel y protocolau i'w dilyn yn achos absenoldeb. Yn amodol ar yr uchod, gellid ystyried bod methiant i gydymffurfio â gweithdrefnau a gaiff eu pennu a'u cyfleu yn briodol yn achos o dorri'r contract a gellir ymdrin ag achosion o'r fath drwy weithdrefnau disgyblu.

Er bod llawer o faterion polisi dan gontract mewn gwasanaethau cyhoeddus wedi'u diffinio o fewn cytundebau cenedlaethol, ceir cyfle cynyddol am ddatblygiadau lleol.

• Lledaenu profiad: beth sy'n gweithio orau?
  
• Gosod y safonau: mae 28 y cant o'r bobl sy'n gweithio yng Nghymru yn gweithio mewn gwasanaethau cyhoeddus. Os gallant oll ymrwymo i arfer gorau, bydd hyn yn helpu i lunio diwylliant y wlad.
  
• Gwasanaethau a Rennir:
  
   i) Ceir prinder staff Iechyd Galwedigaethol Proffesiynol ar gael, ac nid yw eu sgiliau yn ymwneud â sefydliadau penodol. Gallai fod gan rai awdurdodau wasanaethau mewnol penodol sydd wedi'u rheoli'n dda a allai gyflenwi ar gyfer eu cymdogion.
  ii) Gall y broses o gasglu a rheoli data ddefnyddio cryn dipyn o adnoddau, ac eto mae sefydliadau eraill eisoes wedi datblygu a gosod systemau effeithiol.

Mae lefel Platinwm y Safon Iechyd Gorfforaethol yn gofyn am gyfrifoldeb cymdeithasol corfforaethol y gellid ei ddangos drwy fentrau sy'n cael effaith ar iechyd y boblogaeth ehangach. Gallai cydweithio mewn perthynas ag arfer da ar reoli absenoldeb gyfrannu at hyn.

MaeHeddlu Gwent wedi cynnal adolygiad cynhwysfawr o'r holl bolisïau ac arferion mewn perthynas â phresenoldeb, a'r canlyniad oedd bod nifer y dyddiau a gollwyd fesul swyddog yn 2005/2006 yn well nag yn 2003/2004 yn ôl 5.22 o ddyddiau…ar sail 1,510 o swyddogion, mae hyn yn cyfateb i 30 o swyddogion heddlu ychwanegol yn gweithio yng Ngwent drwy gydol y flwyddyn.

Mae hawl gan unrhyw sefydliad geisio gwybodaeth fel mater o drefn am Ffurflenni Cais am Swydd, yn gofyn i'r ymgeisydd am wybodaeth am nifer yr absenoldebau dros y ddwy flynedd diwethaf, er enghraifft.
Gall y Ffurflen Gais wedyn ddatgan y caiff y wybodaeth a roddir ei chadarnhau â'r cyflogwr/cyflogwyr blaenorol, a dylai geiriad safonol llythyrau cais am eirda geisio'r cadarnhad hwnnw.
Gan nad yw'r wybodaeth hon yn mynd y groes i gyfrinachedd meddygol, NI ddylai gael ei chynnwys yn rhan 'gyfrinachol' y cais ar gasglu data Cyfle Cyfartal/Amrywiaeth, ond dylai gael ei chynnwys yn y prif gais i'w thrafod mewn cyfweliad yn yr un modd ag y trafodir materion megis mynd ar gyrsiau hyfforddi dewisol, neu ddiddordebau personol.

Mae'n arfer da cynnwys ffeithiau wedi'u gwirio am batrymau presenoldeb/absenoldeb (e.e.sgorau Mynegai Bradford) fel rhan o'r deunyddiau gwneud penderfyniadau ym mhob cais mewnol am ddyrchafiad.

Gall gwybodaeth a roddir ar Ffurflenni Hunan-ardystio a thrwy gyfrwng tystysgrifau meddygol ynglyn â'r rheswm dros absenoldeb, greu cofnod sydd yr un mor sensitif, a rhaid i'r sefydliad sy'n cyflogi gymryd camau rhesymol i sicrhau bod unrhyw un sydd â hawl i weld y wybodaeth honno (neu sy'n ymwneud â'i gweinyddu) yn ei thrin â'r sensitifrwydd priodol.
O dan Ddeddf Diogelu Data 1998, mae rhwymedigaeth i sicrhau bod y data a ddarperir yn ddigonol, yn berthnasol ac nad yw'n ormodol i'r diben. Felly mae'n arfer da cynnwys datganiad ar y Ffurflen Hunan-ardystio, ac yn y dogfennau polisi perthnasol, i egluro y caiff y wybodaeth a roddir a'r rheswm dros yr absenoldeb eu casglu dros amser a'u defnyddio i lywio adolygiadau yn y dyfodol neu bresenoldeb mewn cynadleddau achos gan reolwyr llinell/arweinwyr tîm, ac ati. er bod y ffocws ar bresenoldeb yn golygu nad yw'r rhesymau meddygol manwl yn aml yn rhan o ystyriaethau o'r fath.

Mae Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth yn darparu canllawiau defnyddiol, awdurdodol ar y materion hyn yn:
http://www.ico.gov.uk/Home/for_organisations/topic_specific_guides/employment.aspx
 

Ond caiff y pwynt allweddol ei gynnwys yn y Cod Arferion Cyflogaeth, 2.3.4:

Gellir rhoi gwybodaeth i reolwyr am y rhai sy'n gweithio iddynt cyhyd ag y bo hyn yn angenrheidiol er mwyn iddynt gyflawni eu rolau fel rheolwyr.

Rhaid i'r Rheolwr wybod beth yw achosion yr absenoldeb, fel y gall gyflawni ei ddyletswydd gofal i'r cyflogai sy'n dychwelyd, er enghraifft, cymryd camau i sicrhau nad yw'r achos yn codi eto, dileu achosion yr absenoldeb, neu gyfrannu at y gwaith adsefydlu.
Mae unrhyw weithdrefn sy'n sicrhau nad yw'r Rheolwr fel arfer yn dod i wybod am y rheswm dros absenoldeb unigol o ganlyniad i faterion cyfrinachedd yn debygol o gyflwyno risgiau cynhenid mwy mewn perthynas â methu â chyflawni dyletswydd gofal (gweler www.unison.org.uk/acrobat/12879.pdf ).

Aiff yr adroddiad hwn rhagddo i ddadlau mai'r peth pwysicaf yw gwneud gwaith yn 'ddiddorol', ac mae'n glir bod cydberthynas gadarn rhwng lefel yr  ymreolaeth mewn swydd a phresenoldeb da.
Gellir cynnal cymhelliant drwy gyfathrebu rheolaidd sy'n cynnwys gwerthfawrogiad o'r rhai â chofnodion da.

Noder hefyd: ‘Happiness & well-being’ Ysgol Seicoleg Prifysgol Caerdydd

http://www.cardiff.ac.uk/psych/cpdr/index.html