Diben yr adolygiad yw ystyried cofnod absenoldeb yr unigolyn ac i sicrhau eu bod yn deall eu bod wedi cyrraedd y pwynt sbarduno hwn, bod eu cofnod yn achosi pryder. Dylent ystyried unrhyw faterion sy'n ymwneud â'r gwaith sy'n achosi'r absenoldebau ac ystyried y camau nesaf.

Dylid cynnal adolygiadau o'r fath ym mhob achos lle y cyrhaeddwyd y sbardun, hyd yn oed os bydd 'pawb yn gwybod' bod yr achos yn gwbl ddilys. Nid amau absenoldeb yn y gorffennol yw'r mater, ond annog presenoldeb yn y dyfodol. Hyd yn oed yn yr achosion hyn sy'n ennyn cydymdeimlad, ni wyr neb beth yw'r dyfodol, a bydd methiant i gynnal adolygiad pan gaiff ei sbarduno yn golygu nad oes sail dros unrhyw gamau gweithredu yn y dyfodol. Gallai'r achos hwn hefyd gael ei nodi wrth amddiffyn rhywun arall sy'n hawlio 'erledigaeth' yn dilyn hynny.

Bydd canlyniad yr adolygiad yn amrywio yn ôl barn y Rheolwr Llinell dan sylw wrth ystyried y ffeithiau sy'n gysylltiedig â'r achos penodol. Dylai bob amser gynnwys ystyriaethau cydymdeimladol o amgylchiadau personol yr unigolyn dan sylw er mwyn ceisio ffyrdd o liniaru achos yr absenoldeb.

Gellid bod wedi osgoi rhai o'r achosion proffil uchel a chostus iawn a gyflwynwyd yn erbyn sefydliadau o'r sector cyhoeddus  (gweler www.unison.org.uk/acrobat/12879.pdf ) pe bai dulliau adolygu o'r fath wedi'u cynnal yn briodol. (Cyf: Risg)

Mae'n arfer da sicrhau bod unrhyw reolwr sy'n gysylltiedig â chynnal adolygiad yn gallu gwneud hynny, gyda hyfforddiant neu gymorth gan yr adran Adnoddau Dynol lle y bo'n ofynnol. Dylai'r adran Adnoddau Dynol weithredu dull cyfathrebu sy'n hyblyg ac yn addas: gall adolygiad teg ac adeiladol sydd wedi sicrhau gwelliant ym morâl y cyflogai gael ei danseilio drwy eiriad rheolaethol amhriodol mewn llythyrau safonol gan yr adran Adnoddau Dynol.

Mae'r adroddiad hwn hefyd yn dweud, yn wahanol i'r Gwasanaeth Carchardai, bod pwyntiau 'trothwy' yn y Gwasanaeth Prawf yn sbarduno adolygiad, lle ystyrir amgylchiadau'r achos unigol yn hytrach na sbarduno rhybudd awtomatig.

Nid oes hawl gan feddygon roi adroddiadau i gyflogwyr am iechyd un o'u cleifion heb ganiatâd penodol yr unigolyn dan sylw, ond nod Deddf Mynediad i Adroddiadau Meddygol 1988, sy'n diffinio'r hawliau hynny, yw sicrhau bod yr adroddiadau hynny'n cael eu rhoi yn briodol 'at ddiben cyflogaeth'.

Er mwyn cydymffurfio â'r gofynion hynny, mae'n rhaid i'r cyflogai (/claf) roi ei ganiatâd ysgrifenedig, a roddir yn gyffredinol drwy gyfrwng pro fforma sydd hefyd yn nodi 'diben a chwmpas' bwriadedig y wybodaeth. Os gellir cynllunio bod y cwmpas hwnnw er budd y claf er enhraifft i lywio'r broses o wneud penderfyniadau ynghylch adsefydlu yn y gwaith, mae hyn yn fwy tebygol o gael ymateb cadarnhaol nag unrhyw beth sy'n gosbol yn ôl pob golwg. Mae Deddf Diogelu Data 1998 hefyd yn rhoi'r hawl i'r unigolyn dan sylw i weld yr adroddiad cyn iddo gael ei anfon at y cyflogwr a chael y cyfle i ofyn am wneud diwygiadau i gywiro gwallau.

Mae gan y sefydliad sy'n cyflogi rwymedigaeth i sicrhau dibynadwyedd unrhyw un o'i gyflogeion sydd â hawl i weld data personol o'r fath.

Mae oedi o'r fath yn annhebygol o gael ei gyfiawnhau oni bai fod sensitifrwydd iechyd arbennig iawn i'r gwaith.

Unwaith eto, dylai gweithredu cynadleddau achos yn briodol, mewn perthynas ag unrhyw absenoldeb hirdymor nodi'r achosion unigol lle y dylai dychwelyd fod yn amodol ar ymweliad â'r adran iechyd galwedigaethol. Yn yr achosion hynny, gellid anfon llythyr yn datgan y gofyniad hwn i'r unigolyn a rhoi copi i'r Meddyg Teulu, gyda rhyw arwydd o'r sensitifrwydd arbennig sy'n ei gyfiawnhau.

Bydd opsiynau llai dwys yn dibynnu ar natur y gwaith dan sylw, ond gallai gynnwys: ymweliadau achlysurol â'r gweithlu/gwaith rhan amser/dyletswyddau diwygiedig/patrymau sifft diwygiedig. Dylid trafod y cwmpas yn ystod cynadleddau achos a dylid ei ddatblygu gyda chyfraniad meddygol gan yr adran iechyd galwedigaethol a thrwy'r adran honno, gan y meddyg teulu.
Dim ond fel syniad adeiladol i helpu'r cyflogai i ddychwelyd i'r gwaith y dylid defnyddio cynllun o'r fath.

Gallai  effaith y broses o weithredu cynllun llai dwys ar dâl fod yn niwtral neu gallai fod o fudd i'r unigolyn, ond ni fydd y sefydliad yn gallu hawlio unrhyw fath o ad-daliad tâl salwch statudol am unigolyn sy'n gweithio, hyd yn oed os yw hynny yn llai dwys.
Os digwydd y broses o ddychwelyd yn raddol pan fydd yr unigolyn yn parhau i gael 'tâl llawn', mae'n anhebygol y gellir gwneud unrhyw addasiad i ystyried gwaith rhan amser. Wedi'r cyfan, mae'r sefydliad eisoes yn talu 100 y cant am ddim cyfraniad o gwbl, felly mae unrhyw gyfraniad er budd y sefydliad.

Os yw'r cyflogai yn cael tâl llai am ei fod wedi bod yn absennol cyhyd, gallai fod yn briodol i'r cyfnod llai dwys gael ei dalu ar raddfa pro-rata neu ar yr un lefel â'r hawl tâl salwch, pa un bynnag sydd fwyaf.
Os yw'r unigolyn wedi cyrraedd y cyflwr dim tâl, yna mae'n amlwg bod yn rhaid iddo gael ei dalu am y gwaith a wna.
Gan fod amgylchiadau, wedyn, lle efallai nad yw'r unigolyn yn well ei fyd, yn ariannol, o gyfrannu at gynllun llai dwys o'r fath, efallai y byddai'n ddoeth cynnwys y rhwymedigaeth i ymwneud â dulliau o'r fath  yn y contract cyflogaeth yn amodol ar gadarnhad meddygol bod y dulliau penodol yn ymarferol.

O dan Ddeddf Gwahaniaethu ar Sail Anabledd 1995 mae'n ofynnol i unrhyw un sydd ag anabledd gael trafodaeth adeiladol â'i gyflogwr i ystyried yr angen i wneud 'addasiadau rhesymol' i'w waith, a'r angen i'r cyflogwr ymgymryd â'r cyfryw addasiadau ag sy'n 'rhesymol ymarferol'. Rhwymedigaeth y sefydliad (ac nid dim ond y cyflogai) yw sicrhau bod unrhyw reolwr sydd â chyfrifoldebau sy'n gorgyffwrdd yn ymwybodol o gytundeb o'r fath.

Os yw'r addasiadau hynny yn cynnwys gostyngiad mewn oriau contract i ganiatáu ar gyfer cyrraedd yn hwyr/gadael yn gynnar, neu ostyngiad yn nifer y dyddiau a gaiff eu gweithio bob wythnos, caiff y rhain eu dynodi mewn cytundeb ffurfiol y bydd pob parti yn ymwybodol o'i baramedrau.
Unwaith y cytunir ar yr addasiadau hynny ac y cânt eu gweithredu, bydd y cyflogai hwnnw o dan yr un rhwymedigaethau i gynnal perfformiad cyson ag unrhyw gyflogai arall, o fewn y fframwaith y cytunwyd arno, ac nid yw'r cyflogai wedi'i 'eithrio' rhag meini prawf cymhwysedd a gymhwysir yn briodol.

Cyn symud unrhyw achos sy'n ymwneud ag absenoldebau byr cyson i weithdrefn ffurfiol, mae'n werth gofyn i'r cyflogai a oes un rheswm sylfaenol, hyd yn oed os yw'r rhesymau a roddir yn amrywio, oherwydd mae posibilrwydd y gallai rheswm sylfaenol gyfateb i anabledd.
Dylid cadw nodyn o unrhyw sgwrs o'r fath, a dylid ei gynnwys ym mhapurau'r achos.

Mae gan gyflogai sy'n mynd yn anabl yn ystod ei gyflogaeth ac a allai effeithio ar ei allu i gyflawni'r swydd benodol, hawliau y mae'n rhaid i'r cyflogwr eu parchu, mewn perthynas ag ymdrechion adeiladol i wneud addasiadau rhesymol. Mewn un achos allweddol, llwyddodd glanhawr stryd a aeth yn anabl a oedd yn golygu na allai gyflawni ei gwaith i ennill ei hachos yn erbyn y Cyngor, am fod y Cyngor, a hynny'n afresymol ym marn y Tribiwnlys Apêl Cyflogaeth, a chadarnhawyd hyn yn y pen draw gan Dy'r Arglwyddi, wedi mynnu mai dim ond pe bai'n llwyddo yn y broses ddethol fewnol y câi ei phenodi i swydd glercol â thâl uwch.

Yr hyn i'w ddysgu o'r achos hwn yw bod rhwymedigaeth ar y cyflogwr i ystyried y posibiliadau ar gyfer ailhyfforddi er mwyn ail-leoli unrhyw gyflogai sy'n mynd yn anabl, a bod rhwymedigaethau'r cyflogwr i'r unigolyn anabl hwnnw yn cael blaenoriaeth dros weithdrefnau mewnol arferol ynghylch dethol cystadleuol.
(Archibald vs. Cyngor Sir Fife, 2004)

Mae llawer o sefydliadau yn dibynnu ar reolwyr sydd eisoes yn brysur i gofio llenwi ffurflen pan fyddant yn derbyn galwad ffôn yn eu hysbysu o absenoldeb.
Wrth gynllunio neu adolygu'r system hon, mae'n arfer da canfod ffyrdd o sicrhau ei bod yn system 'gaeëdig'. Trwy hynny bydd methiant i gwblhau unrhyw gam yn amlwg, er enghraifft cysylltu â sgriniau logio i mewn post electronig neu systemau cofnod amser hyblyg eraill; croesgyfeirio â cheisiadau ar gyfer staff cyflenwi dros dro neu gysylltu â'r system hysbysu drwy gyfrwng hunan-ardystio.

Mae'n arfer da ei gwneud yn ofynnol i gyflogeion absennol ffonio bob dydd y byddant yn absennol hyd nes eu bod yn cael tystysgrif feddygol.

Mae Cyngor Sir Caerdydd, sy'n cyflogi tua 18,000 o bobl, wedi gosod eu cronfa ddata ar gofnodion cyflogeion i sicrhau bod 'prif swyddog' penodedig, h.y. yr arweinydd tîm, rheolwr llinell ac ati, gan bob unigolyn, a fydd yn derbyn negeseuon e-bost mewn perthynas â hysbysu am yr absenoldeb, yn cwblhau prosesau dychwelyd i'r gwaith ac ati, ac yn cael y wybodaeth ddiweddaraf dros yr e-bost am unrhyw ddiwygiadau i bolisïau/ceisiadau.

Felly gall y cyflogwr bennu hawliadau a rhwymedigaethau dan gontract mewn dogfennau ar wahân i'r prif Ddatganiad.
Fodd bynnag, os yw Datganiad gwreiddiol yn cynnwys, er enghraifft, tabl sy'n nodi budd-daliadau salwch penodol sy'n briodol i lefelau gwasanaeth amrywiol ac os bydd y cyflogwr yn penderfynu diwygio hwnnw, rhaid i'r cyflogwr sicrhau bod unrhyw un sy'n meddu ar y ddogfen wreiddiol yn cael ei hysbysu o'r newid. (Gweler Ymgynghori)

Os caiff y cyfryw ddisgrifiadau o fudd-daliadau eu cynnwys, er enghraifft, mewn llawlyfr o gytundebau cenedlaethol neu mewn ffynonellau mewnol (yn cynnwys y fewnrwyd), yna dylai'r prif Ddatganiad gyfeirio'n benodol at y rheini a dylai'r cyflogwr sicrhau bod pob cyflogai yn gallu gweld y wybodaeth.

Mae'r un peth yn wir am rwymedigaethau dan gontract, lle y mae'n anarferol i'r holl fanylion gael eu nodi yn y prif Ddatganiad. Ni ddylai cyflogwr ddibynnu ar reoliadau y mae'n anodd dod o hyd iddynt, a dylai sicrhau bod pob cyflogai yn ymwybodol o unrhyw newid mewn rhwymedigaethau, fel y protocolau i'w dilyn yn achos absenoldeb. Yn amodol ar yr uchod, gellid ystyried bod methiant i gydymffurfio â gweithdrefnau a gaiff eu pennu a'u cyfleu yn briodol yn achos o dorri'r contract a gellir ymdrin ag achosion o'r fath drwy weithdrefnau disgyblu.

Er bod llawer o faterion polisi dan gontract mewn gwasanaethau cyhoeddus wedi'u diffinio o fewn cytundebau cenedlaethol, ceir cyfle cynyddol am ddatblygiadau lleol.

• Lledaenu profiad: beth sy'n gweithio orau?
  
• Gosod y safonau: mae 28 y cant o'r bobl sy'n gweithio yng Nghymru yn gweithio mewn gwasanaethau cyhoeddus. Os gallant oll ymrwymo i arfer gorau, bydd hyn yn helpu i lunio diwylliant y wlad.
  
• Gwasanaethau a rennir:
  
   i) Ceir prinder staff iechyd galwedigaethol Proffesiynol ar gael, ac nid yw eu sgiliau yn ymwneud â sefydliadau penodol. Gallai fod gan rai awdurdodau wasanaethau mewnol penodol sydd wedi'u rheoli'n dda a allai gyflenwi ar gyfer eu cymdogion.
  ii) Gall y broses o gasglu a rheoli data ddefnyddio cryn dipyn o adnoddau, ac eto mae sefydliadau eraill eisoes wedi datblygu a gosod systemau effeithiol.

Mae lefel Platinwm y Safon Iechyd Gorfforaethol yn gofyn am gyfrifoldeb cymdeithasol corfforaethol y gellid ei ddangos drwy fentrau sy'n cael effaith ar iechyd y boblogaeth ehangach. Gallai cydweithio mewn perthynas ag arfer da ar reoli absenoldeb gyfrannu at hyn.

Wrth gyfrathebu am bresenoldeb, y peth gorau yw trosi canrannau 'safonol' neu ffigurau 'dyddiau a gollwyd' yn friffiau ystyrlon y gall staff eu deall.

Mae Heddlu Gwent wedi cynnal adolygiad cynhwysfawr o'r holl bolisïau ac arferion mewn perthynas â phresenoldeb, a'r canlyniad oedd bod nifer y dyddiau a gollwyd fesul swyddog yn 2005/2006 yn well nag yn 2003/2004 yn ôl 5.22 o ddyddiau…ar sail 1,510 o swyddogion, mae hyn yn cyfateb i 30 o swyddogion heddlu ychwanegol yn gweithio yng Ngwent drwy gydol y flwyddyn.

Felly mae'n gywir ddigon i sefydliad gynnwys datganiad am lefelau presenoldeb/absenoldeb fel mater o drefn ym mhob geirda. Mae'n ffaith berthnasol ac arwyddocaol o bosibl, ond rhaid ei wirio er cywirdeb cyn ei ddatgelu i drydydd parti. Nid yw hyn yn mynd yn groes i unrhyw reolau cyfrinachedd meddygol ar yr amod nad yw'r awdur yn manylu ar wybodaeth bersonol breifat.

Mae hawl gan unrhyw sefydliad geisio gwybodaeth fel mater o drefn am ffurflenni cais am swydd, yn gofyn i'r ymgeisydd am wybodaeth am nifer yr absenoldebau dros y ddwy flynedd diwethaf, er enghraifft.

Gall y ffurflen gais wedyn ddatgan y caiff y wybodaeth a roddir ei chadarnhau â'r cyflogwr/cyflogwyr blaenorol, a dylai geiriad safonol llythyrau cais am eirda geisio'r cadarnhad hwnnw.

Gan nad yw'r wybodaeth hon yn mynd y groes i gyfrinachedd meddygol, Ni ddylai gael ei chynnwys yn rhan gyfrinachol y cais ar gasglu data cyfle cyfartal/amrywiaeth. Ond dylai gael ei chynnwys yn y prif gais i'w thrafod mewn cyfweliad yn yr un modd ag y trafodir materion megis mynd ar gyrsiau hyfforddi dewisol, neu ddiddordebau personol.

Mae'n arfer da cynnwys ffeithiau wedi'u gwirio am batrymau presenoldeb/absenoldeb (e.e.sgorau Mynegai Bradford) fel rhan o'r deunyddiau gwneud penderfyniadau ym mhob cais mewnol am ddyrchafiad.

Gall gwybodaeth a roddir ar ffurflenni hunan-ardystio a thrwy gyfrwng tystysgrifau meddygol ynglyn â'r rheswm dros absenoldeb, greu cofnod sydd yr un mor sensitif, a rhaid i'r sefydliad sy'n cyflogi gymryd camau rhesymol i sicrhau bod unrhyw un sydd â hawl i weld y wybodaeth honno neu sy'n ymwneud â'i gweinyddu yn ei thrin â'r sensitifrwydd priodol.
O dan Ddeddf Diogelu Data 1998, mae rhwymedigaeth i sicrhau bod y data a ddarperir yn ddigonol, yn berthnasol ac nad yw'n ormodol i'r diben. Felly mae'n arfer da cynnwys datganiad ar y ffurflen hunan-ardystio, ac yn y dogfennau polisi perthnasol. Dylai'r datganiad egluro y caiff y wybodaeth a roddir a'r rheswm dros yr absenoldeb eu casglu dros amser a'u defnyddio i lywio adolygiadau yn y dyfodol neu bresenoldeb mewn cynadleddau achos gan reolwyr llinell/arweinwyr tîm, ac ati. er bod y ffocws ar bresenoldeb yn golygu nad yw'r rhesymau meddygol manwl yn aml yn rhan o ystyriaethau o'r fath.

Mae Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth yn darparu canllawiau defnyddiol, awdurdodol ar y materion hyn yn:
http://www.ico.gov.uk/Home/for_organisations/topic_specific_guides/employment.aspx
 

Ond caiff y pwynt allweddol ei gynnwys yn y Cod Arferion Cyflogaeth, 2.3.4:

Gellir rhoi gwybodaeth i reolwyr am y rhai sy'n gweithio iddynt cyhyd ag y bo hyn yn angenrheidiol er mwyn iddynt gyflawni eu rolau fel rheolwyr.

Rhaid i'r rheolwr wybod beth yw achosion yr absenoldeb, fel y gall gyflawni ei ddyletswydd gofal i'r cyflogai sy'n dychwelyd megis cymryd camau i sicrhau nad yw'r achos yn codi eto, dileu achosion yr absenoldeb, neu gyfrannu at y gwaith adsefydlu.
Mae unrhyw weithdrefn sy'n sicrhau nad yw'r rheolwr fel arfer yn dod i wybod am y rheswm dros absenoldeb unigol o ganlyniad i faterion cyfrinachedd yn debygol o gyflwyno risgiau cynhenid mwy mewn perthynas â methu â chyflawni dyletswydd gofal (gweler www.unison.org.uk/acrobat/12879.pdf ).

Aiff yr adroddiad hwn rhagddo i ddadlau mai'r peth pwysicaf yw gwneud gwaith yn 'ddiddorol', ac mae'n glir bod cydberthynas gadarn rhwng lefel yr  ymreolaeth mewn swydd a phresenoldeb da.
Gellir cynnal cymhelliant drwy gyfathrebu rheolaidd sy'n cynnwys gwerthfawrogiad o'r rhai â chofnodion da.

Noder hefyd: ‘Happiness & well-being’ Ysgol Seicoleg Prifysgol Caerdydd

http://www.cardiff.ac.uk/psych/cpdr/index.html

(Gwrth-gymhelliant: dim tâl am dri diwrnod cyntaf yr absenoldeb sy'n syniad sydd wedi'i brofi, ond y rhoddwyd y gorau iddo wedyn, oherwydd arweiniodd at sicrhau bod pob absenoldeb yn para o leiaf bedwar diwrnod)

Diben cynhadledd achos yw adolygu ffeithiau hysbys yr achos i ddwyn y dyddiad dychwelyd i'r gwaith ymlaen, drwy'r ffyrdd canlynol:

• sicrhau cyswllt/ymweliadau rheolaidd; 
• dadansoddi'r rheswm sylfaenol dros yr absenoldeb ac ystyried mentrau a allai helpu'r unigolyn i ddychwelyd i'r gwaith;
• cysylltu â meddyg teulu'r unigolyn drwy swyddog iechyd proffesiynol cymwys, fel nyrs iechyd galwedigaethol, ac ar sail awdurdodiad penodol gan yr unigolyn dan sylw; 
•  adolygu sgôr/patrwm Mynegai Bradford yr unigolyn a'i hanes o absenoldeb; 
• cytuno ar y camau nesaf, pwy fydd yn gwneud beth a phryd y caiff ei adolygu.
  

Gallai proses raddol o ddychwelyd i'r gwaith yn y byrdymor, a phroses lai dwys fod o gymorth.  (gweler Adsefydlu)

Yn y pen draw, os bydd yr absenoldeb yn parhau, ac y bydd pob opsiwn adeiladol arall wedi methu, gallai'r drafodaeth droi at derfynu'r gyflogaeth o bosibl. Gall hyn fod drwy ymddeoliad ar sail salwch os bydd y cyflwr mor ddifrifol fel na fydd yr unigolyn yn iach i weithio'n barhaus. (gweler Salwch)

Gweler: ‘Cost’.

Gall rheolwyr yn rhesymol ddefnyddio data sy'n ymwneud â chofnod presenoldeb unigolyn sy'n deillio, dyweder, o swyddfa'r gyflogres, yn rhesymol gan y rheolwyr mewn mannau eraill yn y sefydliad i ategu trafodaethau am allu'r unigolyn yn ei swydd, neu effaith risgiau sy'n ymwneud â swydd benodol, gan fod y rhain oll yn gysylltiedig â'r un pryder, megis y broses o weinyddu a rheoli cyflogaeth yr unigolyn hwnnw.
Gan fod patrymau presenoldeb yn y gwaith yn deillio o'r tu mewn i'r sefydliad yn ôl ei ddulliau ei hun, ac nad yw'n dibynnu ar unrhyw fath o ddatganiad gan yr unigolyn dan sylw, yna mae'n rhesymol i reolwyr llinell allu gweld y cofnodion presenoldeb a'u defnyddio, cyhyd bod y data yn gywir.

Ystyrir cofnodion absenoldeb sy'n cynnwys gwybodaeth feddygol bersonol sy'n ymwneud â chyflogai fel data sensitif o fewn Deddf Diogelu Data 1998 ac fe'u cwmpesir gan rwymedigaeth benodol i sicrhau bod y data a ddarperir yn 'ddigonol, yn rhesymol ac nad yw'n ormodol o ran y diben.' (gweler ‘Cyfrinachedd Meddygol’)
Mae canllaw awdurdodol ar bob agwedd ar Ddeddf Diogelu Data 1998 ar gael ar wefan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, yn

http://www.ico.gov.uk/

Gall rheolwr sy'n cynnal ymweliad heb ei gynllunio â chartref cyflogai absennol, â bwriad adeiladol ac yn unol â gweithdrefnau salwch y sefydliad, hefyd fod yn sicr ei fod yn gweithredu o fewn y gyfraith.

Fodd bynnag, nid yw'n afresymol i'r polisïau hynny gynnwys cymal: 'yn amodol ar alwadau'r gwasanaeth', y gellir ei ymestyn i ddiffinio lefelau presenoldeb cyffredinol gofynnol, felly, os bydd aelod o staff yn absennol oherwydd salwch ac yna'n ei chael yn anodd cyflawni ei gyfraniad at y gwasanaeth oherwydd ymrwymiadau blaenorol i amser arall i ffwrdd, dylai galwadau'r swydd gael blaenoriaeth uwch nag ymrwymiadau eraill.

Ar yr adeg y rhoddir caniatâd i'r cyflogai gyflawni'r ymrwymiad arall, mae'n arfer da sicrhau bod unrhyw gyfeiriadau at 'yn amodol ar', neu ddisgwyliadau ynghylch lefelau presenoldeb gofynnol yn cynnwys yr holl resymau dros yr absenoldeb, yn cael eu hegluro yn y llythyr ffurfiol sy'n rhoi'r caniatâd cychwynnol.

O ganlyniad, byddai hyn yn sicrhau nad oedd unigolyn yn ymrwymo i lawer o ymrwymiadau allanol, y byddai modd cyfiawnhau unrhyw un ohonynt ar ei ben ei hunan, ond gallai'r ymrwymiadau, gyda'i gilydd, olygu bod yr unigolyn i ffwrdd o'r gwaith am fwy o amser nag yr oedd yn bresennol.

Rhaid i'r sefydliad sicrhau bod pob rhwymedigaeth o'r fath yn cael ei nodi a'i deall, e.e. drwy'r broses sefydlu neu drwy brosesau cyfathrebu mewnol achlysurol.
Er mwyn i hyn gael unrhyw effaith ataliol, dylid gwneud yr holl alwadau hyn i'r rheolwr llinell, ond lle nad yw hynny'n bosibl, mae'n well pennu pwynt cyswllt a awdurdodwyd yn hytrach na gadael negeseuon yma ac acw gyda ffrindiau.

Mae gweithdrefnau disgyblu yn anelu i fod yn adeiladol. Mae'r broses wedi'i chynllunio i ddenu sylw at fater penodol ac i egluro'r safonau disgwyliedig.

Mae un cwestiwn cyffredin yn ymwneud â'r amgylchiadau lle y bydd cyflogai yn cyflwyno tystysgrif feddygol, yn aml ar gyfer straen, ychydig cyn gwrandawiad disgyblu a drefnwyd, a gallai hyd yn oed nodi'r gwrandawiad sydd ar fin cael ei gynnal fel achos y straen.

Disgwylir i gyflogwyr y Gwasanaeth Cyhoeddus yn arbennig weithredu'n rhesymol, ac felly yn sgîl y dystiolaeth hon dylent ohirio'r gwrandawiad a threfnu dyddiad newydd. Dylai'r cyflogwyr hysbysu'r cyflogai y bydd y gwrandawiad yn mynd rhagddo yn ei absenoldeb os bydd yn parhau i fod yn rhy sâl i fod yn bresennol, ac yn ei wahodd i anfon ei gynrychiolydd a/neu roi sylwadau ysgrifenedig mewn ymateb i'r materion a gaiff eu hystyried. Gallai gohirio'r Gwrandawiad am gyfnod parhaus neu hirdymor waethygu'r straen ac ni fyddai'n gyson â rhwymedigaethau dyletswydd gofal.

Mae'r diffiniad hwn yn egluro bod y proffesiwn yn ystyried mai ei rôl, yn rhesymol, yw cyfrannu'n adeiladol at hybu iechyd. Nid cangen o reolaeth ydyw a ddefnyddir i helpu i ddisgyblu staff ystyfnig.

Felly mae'r ddyfais 'cael eich anfon i weld yr adran iechyd galwedigaethol' yn annhebygol iawn o arwain at unrhyw ganlyniad ar wahân i gyngor defnyddiol, adeiladol am hybu lles, neu gyngor i reolwyr ynghylch y camau y gallent eu cymryd i wella'r broses o 'ddiogelu gweithwyr rhag risgiau.'

Dylid ystyried yr eglurder hwn wrth adolygu cynllun gweithdrefnau sefydliadol. Os bydd Rheolwr yn poeni am lefel cysondeb presenoldeb unigolyn, y rheolwyr llinell sydd yn y sefyllfa orau i ddelio â hyn, fel mater o allu.

Gall staff iechyd galwedigaethol proffesiynol wneud cyfraniadau hyddysg at:

• sgrinio cyn cyflogi yn erbyn manylebau penodedig;
• cyngor ar ddileu peryglon iechyd mewn swyddi;
• dadansoddi patrymau yn achosion absenoldeb;
• datblygu strategaethau ymyrryd ataliol (e.e. cefnogi cynlluniau rhoi'r gorau i smygu; cynnal rhaglenni imiwneiddio, cyngor ar ffyrdd o fyw'n iach, ac ati);
• cyfranogi mewn cynadleddau achos, cael adborth gan feddygon teulu;
• cynnal cynlluniau dychwelyd i'r gwaith yn gynnar drwy gyfrwng adsefydlu.
  
  

Yn yr un modd, dylai unrhyw atgyfeiriad at nyrsys iechyd galwedigaethol neu swyddogion meddygol nodi'r materion penodol sy'n achosi pryder, a dylai fod sianel gyfathrebu, efallai drwy reolwyr y gwasanaeth Iechyd Galwedigaethol er mwyn sicrhau dealltwriaeth o'r materion. 

Gall y broses o reoli absenoldeb oherwydd salwch yn effeithiol, gyda mesurau penodedig, gael ei chynnwys yn sicr o fewn y dangosyddion a ddefnyddir i asesu perfformiad rheolwyr.

Cyfeiriwch at: http://www.acas.org.uk/index.aspx?articleid=335

Gwnaeth llawer o sefydliadau'r gwasanaeth cyhoeddus gynllunio a chytuno ar eu gweithdrefnau cyn y newidiadau diweddar ac erbyn heddiw, mewn cymhariaeth â'r modelau ACAS, maent yn cynnwys gormod o fanylion ac maent yn anodd eu defnyddio.
Po fwyaf cymhleth yw gweithdrefn, y mwyaf yw'r risg o beidio â chydymffurfio â rhai manylion mewnol, sy'n creu'r posibilrwydd o danseilio unrhyw gamau gweithredu gall gael ei gymryd, hyd yn oed os yw'r achos yn eu cyfiawnhau mewn gwirionedd.

Os yw rheolwyr llinell prysur yn teimlo y cânt eu boddi gan brosesu biwrocratiaeth hirfaith, maent yn anhebygol o sbarduno camau gweithredu drwy weithdrefn. Mae yna risg y gall gymryd camau gweithredu amhriodol y tu allan i'r prosesau,  arwain at honiadau dilys o fwlio.

Mae'n arfer da ADOLYGU gweithdrefnau disgyblu a gallu yn erbyn model ACAS, a sicrhau bod y rhain yn cael eu symleiddio er mwyn dileu cymhlethdod traddodiadol y sector cyhoeddus. Gan fod y rhain yn ddogfennau cytundebol pwysig, dylai unrhyw waith diwygio fod yn seiliedig ar ymgynghori dilys, ac mae ymgynghori â'r grwp defnyddwyr allweddol, rheolwyr llinell, yn hanfodol.

Mae rhwymedigaeth arbennig ar sefydliadau mawr o'r sector cyhoeddus i gael eu gweld yn gweithredu'n rhesymol wrth ymdrin â materion disgyblu/gallu, ac erbyn hyn, disgwylir iddynt gadw nodiadau ar bapur yn ymwneud â'r ffordd y maent yn ymdrin ag achosion yn ystod y cam cynnar os ceir apêl yn erbyn achos o ddiswyddo. Nid yw hyn yn golygu na ddylai rheolwyr gymryd camau  gweithredu lle y mae'n ofynnol yn unol â gweithdrefnau, mae'n awgrymu y dylai'r camau gweithredu hynny fod yn adeiladol a dylent gael eu dogfennu'n ofalus.

Dylai llythyrau rhybuddio eu hunain fod yn glir ac yn benodol, gan gofnodi'r ffaith bod gwrandawiad wedi'i gynnal ar ddyddiad penodol, y cafwyd cynrychiolaeth gan swyddog undeb llafur mewnol priodol (neu fod hynny wedi'i gynnig a'i wrthod) a beth oedd y canlyniad. Dylai'r llythyron nodi canlyniadau methiant dilynol a chynnwys dyddiadau adolygu y cytunwyd arnynt a dyddiadau pan na fydd y rhybudd yn ddilys mwyach ar gyfer cymryd camau pellach.
Dylid cadw copïau o bob rhybudd a roddir i staff mewn ffeil Adnoddau Dynol ganolog.     

Er ei bod yn gwbl bosibl cymryd camau gweithredu yn erbyn pobl sydd â chofnodion absenoldeb gwael, ac yn wir, cydnabyddir ei bod yn gwbl briodol gwneud hyn, mae'r gyfraith yn darparu mesurau diogelu i sicrhau bod rheolwyr bob amser yn ymddwyn yn rhesymol.

Yr allwedd i fod yn 'rhesymol' yw cysondeb: dyna'r rheswm pam mae'n rhaid i sefydliadau mawr sicrhau bod ganddynt weithdrefnau penodol iawn ar waith, a rhaid i bob cam gweithredu a gymerir ddilyn y weithdrefn.

Caiff llawer o absenoldebau eu cwmpasu gan 'Nodyn Salwch' gwirioneddol - tystysgrif feddygol a roddir gan feddyg teulu, ac mae Cymdeithas Feddygol Prydain wedi egluro nad swyddogaeth eu haelodau yw 'goruchwylio' cynlluniau tâl salwch cyflogwyr, a dyma'r rheswm pam mae'n rhaid i'r cyflogwr sy'n adolygu unrhyw achos adolygu preseonldeb.
Os yw'r meddyg teulu wedi dweud na allai'r unigolyn weithio ar y dyddiad hwnnw, nid yw'n bosibl i Reolwyr herio'r gwirionedd sy'n sail i'r datganiad hwnnw.

Yr hyn y gall y Rheolwr ei herio a'r hyn y dylai ei herio, yw lefel presenoldeb gyffredinol yr unigolyn hwnnw.

Byddai hyn yn awgrymu y dylai'r defnydd o Fynegai Bradford, neu unrhyw drothwy arall, fod yn seiliedig ar ymgynghoriad â chynrychiolwyr cyflogeion, ac y dylid ei gymhwyso'n gyson, er mwyn ysgogi adolygiad o bob achos sy'n mynd y tu hwnt i'r trothwyon penodedig. (Nodwch y dylai fod bwriad adeiladol i 'adolygiad' a dylai unrhyw gamau gweithredu a gymerir drwy gyfrwng gweithdrefnau gallu ddibynnu ar amgylchiadau'r achos.)

Fel mentrau ansawdd eraill yn y gweithle, mae'n rhaglen sy'n datblygu a chaiff sefydliadau eu hailasesu bob tair blynedd.

Mae'r gwaith i gyflawni'r safon yn gyson â'r Model Rhagoriaeth Busnes, a ddefnyddir i hybu ansawdd a datblygiad sefydliadol mewn llawer o sefydliadau. Mae integreiddio camau gweithredu i wella iechyd cyflogeion o fewn prosesau datblygu busnes ac arferion busnes wedi dod â manteision sylweddol i'r gweithlu ac i'r sefydliad cyfan.

I gael rhagor o wybodaeth, a phecyn Safon Iechyd Gorfforaethol, ewch i:
http://new.wales.gov.uk/topics/health/improvement/health-at-work/corporate-standard/?lang=en

Cyfeiriwch at:

http://www.hse.gov.uk/stress/why.htm

http://www.cipd.co.uk/subjects/health/stress/stress.htm

Mae'r HSE wedi cynhyrchu Safon Rheoli, y bydd cydymffurfio â'r Safon honno yn (a) cael effaith gadarnhaol ar ddileu achosion straen, a (b) yn creu'r sail ar gyfer amddiffyn rhag ymgyfreitha.

Fodd bynnag, o fabwysiadu'r safon hon ni ddylai fod yn 'bolisi arall' i ymuno â'r casgliad da sydd eisoes ar y silff/rhyngrwyd. Er ei bod yn amlwg yn angenrheidiol creu datganiad polisi ffurfiol, yr agwedd bwysicaf yw integreiddio'r poilsi i arfer bob dydd. Er enghraifft dylai ategu cwestiynau safonol mewn trafodaethau dychwelyd i'r gwaith neu mewn cyfweliadau ymadael, a helpu i greu mwy o ddiddordeb mewn swyddi sydd fel arall yn undonnog.

Mae straen yn cynyddu yn ôl lefel yr ymreolaeth yn y gwaith. Hynny yw, mai'r swyddi sydd â'r lefel isaf o ymreolaeth sy'n peri'r straen mwyaf ond swyddi â lefel uchel o ymreolaeth sy'n fwy tebygol o beri blinder. Swyddi sydd â lefel isel o ymreolaeth sydd hefyd yn dangos y lefelau uchaf o absenoldeb.

Er bod hyn yn anhebygol o roi ateb cyflym, mae cynyddu cyfranogiad cyflogeion drwy ddirprwyo mwy o ymreolaeth neu drwy ymgymryd â rhyw fath o gynllun gwelliant parhaus yn debygol o gyfrannu at welliant hirdymor cynaliadwy.

http://www.hse.gov.uk/stress/standards/standards.htm
Gweler hefyd: 'Trais'

Mae llawer o sefydliadau (yn cynnwys Heddlu Gwent, Gwasanaeth Tân ac Achub Gogledd Cymru) yn gweithredu rhwydweithiau cymorth cydweithwyr. Mae gwirfoddolwyr o blith y staff yn ymgymryd â hyfforddiant ac maent ar gael wedyn i wrando ar gydweithwyr i'w galluogi i ddelio ag unrhyw broblem mewn lleoliad cwbl gyfrinachol nad yw'n hierarchaidd. Gallai'r system hon hefyd ymestyn i gymorth digwyddiadau critigol, i gynnig sesiynau dadfriffio i unrhyw un sy'n dymuno siarad am brofiadau o'r fath.

Yng Nghymru, mae'r Prif Swyddog Meddygol yn nodi mai "anhwylderau cyhyrysgerbyol yw'r salwch iechyd galwedigaethol mwyaf cyffredin ym Mhrydain, ac yng Nghymru, caiff £90 miliwn ei wario bob blwyddyn ar dalu budd-daliadau analluogrwydd i unigolion sy'n dioddef poen yn y cefn, ac mae costau gofal iechyd tua £150 miliwn y flwyddyn."
(Safon Iechyd Gorfforaethol)

Mae osgo, yn enwedig wrth fysellfwrdd yn ffactor pwysig a dylai pob gweithfan gael ei gosod yn unol â rheoliadau'r sgriniau arddangos.
Mae'n arfer da i staff sicrhau eu bod yn cael seibiant bob hyn a hyn pan fyddant yn cyflawni tasgau sy'n undonog yn gorfforol drwy wneud symudiadau gwahanol: ymestyn, symud o gwmpas, ac ati a dylai'r cyflogwr hybu ffordd o fyw iach ac egnïol, yn unol â'r Safon Iechyd Gorfforaethol.

• lleihad yn nifer yr absenoldebau achlysurol a geir ar sail hunan-ardystio (nodwch o > i )
• lleihad yn hyd absenoldebau dros bedair wythnos ar gyfartaledd (nodwch)
• cynnydd yn y defnydd o raglenni adsefydlu llai dwys
• cynnydd yn y defnydd o gynadleddau achos
• lleihad yn nifer yr absenoldebau hirdymor
• cynnydd yn nifer y rhybuddion a roddir
• cynnydd yn nifer y bobl a gaiff eu diswyddo oherwydd gallu

Defnyddir targedau yn y ffordd orau lle y mae'r ffigurau yn rhai SMART
(Penodol, Mesuradwy, Wedi’i gytuno, Realistig, Amserol)

Awgryma arfer da y dylid cynllunio'r system gofnodi i sicrhau'r canynol:

• dylai pob absenoldeb agor 'cyfrif' cyn gynted ag y mae'n digwydd;
• dim ond drwy gwblhau ffurflen hunan-ardystio yn briodol y gellir cau cyfrif (a dylai hyn ddigwydd ar-lein yn ddelfrydol), a'i gydlofnodi gan y rheolwr llinell / arweinydd tîm. Dylai'r ffurflen gadarnhau:
• bod trafodaeth dychwelyd i'r gwaith wedi'i chynnal;
• bod y sawl sy'n cynnal y drafodaeth wedi cael Mynegai Bradford yr unigolyn, a/neu ei gofnod presenoldeb o'i flaen cyn i'r cyfweliad ddechrau;
• bod y cyflogai unigol yn gwybod y gallai methiant i gwblhau'r broses olygu bod ei 'gyfrif' salwch yn parhau ar agor, a fydd yn dangos ei fod yn parhau i fod yn absennol pan fydd yn bresennol mewn gwirionedd;
• bod nodiadau priodol wedi eu cadw. Dylai'r rhain gofnodi'r ffaith bod y drafodaeth wedi'i chynnal o leiaf, ond yn ddelfrydol dylai gofnodi unrhyw ffeithiau perthnasol a adolygwyd yn y drafodaeth (ond nid gwybodaeth sy'n sensitif yn feddygol.)

Er y gellir hyfforddi staff proffesiynol mewn technegau sy'n helpu i dawelu pobl a'u helpu hwythau i adfer rheolaeth dros sefyllfa, os oes rhaid delio ag ymddygiad ymosodol drwy'r amser, gall gynnwys ymosodedd dros y ffôn yn ogystal ag wyneb yn wyneb, greu symptomau gwirioneddol salwch yn fwy aml. Er enghraifft mae diffyg cwsg yn aml yn cael ei achosi gan unigolyn sy'n 'ailchwarae' digwyddiad gelyniaethus yn eu meddwl, mae poen bol yn symptom adweithiol cyffredin ac felly, os bydd yr achos yn parhau, mae'n debygol y bydd y symptomau yn ailgodi heb unrhyw sbardun penodol. (gweler Absenoldeb yn gysylltiedig â straen)

Mae dadansoddiad o lefelau absenoldeb yn ôl grwp galwedigaethol yn debygol o ddangos mai'r bobl sydd â swyddi â galwadau emosiynol mawr o ran darparu gwasanaethau i'r cyhoedd sydd fel arfer â'r lefelau uchaf o absenoldeb.
Mae hefyd yn drawiadol bod yr achosion mwyaf difrifol lle y mae cyrff cyhoeddus wedi cael eu herlyn am fethu â chyflawni eu dyletswydd gofal yn aml yn cynnwys galwedigaethau lle y ceir gelyniaeth sy'n digwydd dro ar ôl tro mewn rhyw ffordd neu'i gilydd - cyfeiriwch at risg. Ni all yr awdurdod sy'n cyflogi gymryd yn ganiataol y bydd unrhyw un sy'n gwneud y swyddi hynny yn gorfod wynebu cam-drin o'r fath, a rhaid iddo gymryd camau i ddileu neu o leiaf i liniaru canlyniadau unrhyw risg o ymddygiad ymosodol.

Mae Safon Rheoli'r HSE ar straen yn y gweithle yn ddefnyddiol yn hyn o beth, yn enwedig os gellir ei weithredu drwy broses o ymgysylltu â staff.

Mae Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth yn rhoi canllawiau ar y defnydd o 'Arwyddion Rhybuddio Treisgar' o fewn system gofnodi sefydliad. Gweler:

http://www.ico.gov.uk/

Dylid bod yn ofalus mewn achos o'r fath, gan ei bod yn gwbl ymarferol bod meddyg teulu wedi gwahardd yr unigolyn rhag mynd i'r gwaith, ond wedi ei annog i fyw bywyd arferol fel arall.

Mae salwch seicolegol a salwch sy'n ymwneud â straen yn aml yn cynnwys ymdrechion i barhau i arfer normalrwydd fel rhan o'r broses wella, ac mae'n debygol y bydd staff sy'n dioddef salwch o'r fath yn cael eu gweld gan eu cydweithwyr hwnt ac yma.

Mewn achosion o'r fath, mae'n bwysig bod y Rheolwr, yn ystod y broses reolaidd o gysylltu â'r cydweithiwr sy'n absennol, yn ceisio caniatâd i roi gwybod i gydweithwyr eraill y gallent weld yr unigolyn hwnt ac yma.

Fodd bynnag, ceir achosion lle y bydd pobl yn camddefnyddio tâl salwch yn llwyr, er enghraifft bydd y cyflogai yn ymgymryd â chyflogaeth â thâl yn rhywle arall.

Mae'r gofyniad i ddangos dull darbodus o reoli arian cyhoeddus yn golygu y dylid ymchwilio'n drylwyr i bob achos o'r fath a delio â hwy yn briodol, ond anaml iawn y mae'r rhain yn achosion syml. Mae bob amser yn ddoeth cynnwys yr adran Adnoddau Dynol,  sicrhau bod polisïau'r sefydliad yn gwahardd unigolion yn benodol rhag ymgymryd â chyflogaeth arall â thâl tra eu bod yn cael tâl salwch.

Ni ddylai diswyddo byth fod yn rhywbeth a wneir fel mater o drefn, mae rhwymedigaeth ar y cyflogwr, a phawb sy'n gweithio ar lefel rheoli, weithredu'n rhesymol, a dilyn y gweithdrefnau mewnol. Mae llawer o achosion sy'n dod gerbron tribiwnlys cyflogaeth yn seiliedig ar fethiant rhywun sy'n gweithio ar ran y cyflogwr i ddilyn gweithdrefn briodol, felly hyd yn oed pan fyddant yn wynebu cyfres o amgylchiadau a allai fod yn 'syml', mae'n hanfodol glynu wrth y prosesau gofynnol.

Dim ond Ymarferydd Meddygol Cofrestredig (h.y. Meddyg) a all lofnodi Med 3, sef 'Nodyn Salwch' y DU. Mae tensiwn bob amser rhwng cyflogwyr, sy'n credu y bydd rhai meddygon teulu yn llofnodi'n rhy gyflym, a'r meddygon teulu eu hunain, sy'n nodi mai eu swyddogaeth yw delio â'r rhai sy'n sâl ac nid cyflawni rôl oruchwyliol ar ran cyflogwyr. (cyf Norwich Union Healthcare, Adroddiad 'Health of the Workplace’, Mehefin 2006) Mae arfer da yn goresgyn y broses hon o 'roi bai' drwy sicrhau ymgysylltu rhwng y sefydliad sy'n cyflogi a'r meddyg teulu mewn perthynas â chymryd camau adeiladol i helpu'r cyflogeion sy'n sâl yn yr hirdymor i ddychwelyd i'r gwaith drwy ryw fath o gynllun adsefydlu y cytunwyd arno.

Ni ddylai bodolaeth tystysgrif feddygol olygu bod gweithdrefnau disgyblu neu allu yn cael eu gohirio: gweler Diswyddo.

Dylid ceisio barn arbenigol hyddysg Swyddog Meddygol Iechyd Galwedigaethol lle y credir, drwy'r system cynhadledd achos, er enghraifft, y gallai dychweliad cynnar i'r gwaith fod yn ymarferol drwy ddyletswyddau a gyflwynir yn raddol neu ddyletswyddau ysgafn, hyd yn oed os yw'r meddyg teulu wedi llofnodi tystysgrif feddygol safonol, ond dylid nodi bod barn swyddogion Iechyd Galwedigaethol yn fwyaf defnyddiol pan ofynnir cwestiynau penodol yn y llythyr cyfeirio.

Mae llawer o sefydliadau yn defnyddio grwp addas o uwch reolwyr i oruchwylio'r broses o reoli presenoldeb megis  ‘Bwrdd Perfformiad’ o Gyngor Dinas Casnewydd, a ‘Grwp Rheoli Absenoldeb’ o Gyngor Dinas Caerdydd. Gall y grwpiau hyn astudio'r cynlluniau gweithredu a ddatblygir yn yr ardaloedd hynny sydd â'r cyfraddau presenoldeb gwaethaf, ‘delio â'r problemau mwyaf, a sicrhau bod ymrwymiad gwirioneddol i ddatblygu gweithlu iach.
Er mwyn meithrin perchenogaeth ymhlith rheolwyr llinell, mae'n arfer da mynd â'r mater y tu hwnt i'r adran Adnoddau Dynol, ac mae'n bwysig iawn craffu'n rheolaidd ar berfformiad yn gyffredinol ar y lefel uchaf.

Ni ellir 'negodi' ymddeoliad oherwydd salwch, mae'n seiliedig ar ddyfarniad meddygol, yn erbyn y meini prawf llym na all yr unigolyn gyflawni ei swydd na gwaith sy'n debyg i'w swydd yn barhaol, a gwneir y penderfyniad hwnnw yn unol â gweithdrefnau penodedig.

Mae'r cymhlethdod yn codi mewn achos unigol os bydd y broses o wneud penderfyniad ar y pensiwn yn araf neu wedi'i oedi ac yn y cyfamser bydd yr unigolyn yn mynd heibio i bwyntiau sbardun lle y dylid rhoi terfyn ar ei gyflogaeth oherwydd gallu, h.y. nid yw wedi gallu cyflawni ei waith yn gyson.

Mae'n arfer da i gynnal cynadleddau achos o bwynt llawer cynharach fel y gellir osgoi'r sefyllfa hon. Dylid cyflwyno'r cais am ddyfarnu ymddeoliad oherwydd salwch cyn gynted ag y mae'n amlwg mai achos 'anallu parhaol' yw hwn, ac nid dim ond pan fydd y tâl salwch yn dod i ben y dylid ei ystyried.

Mewn sawl sefydliad, mae diswyddo yn awtomatig ar ddiwedd cyfnod tâl salwch, hyd yn oed os oes yna gais am ymddeoliad oherydd salwch ar waith.

Mae’r Sefydliad Gwaith yn awgrymu y byddai dylunio swyddi i wneud gwaith yn ddiddorol, adeiladu ymdeimlad o ymrwymiad ac ennyn mwy o ddiddordeb ymhlith cyflogeion yn cyflawni mwy o leihad mewn absenoldeb nag unrhyw weithrediad arall.

Lle y mae’n anodd newid gwaith yn sylfaenol, gall gwella prosesau gweithio mewn tîm a chyfranogiad drwy ‘ansawdd cyflawn’ - cynlluniau gwella parhaus gychwyn annog cyflogeion i deimlo mwy o ddiddordeb yn eu gwaith ac o ganlyniad, lleihau absenoldeb.(Gweler Cynllun Prosiec).

Gall gynnwys staff mewn gweithio trwy Safon HSE ar osgoi straen , a/neu adolygu swyddi o ran straen cyhyrysgerbydol gyflawni’r budd uniongyrchol o leihau achosion o absenoldeb oherwydd salwch a’r budd anuniongyrchol o ran cyfathrebu dwy ffordd gwirioneddol i ddarganfod atebion adeiladol.

Bydd ymrwymiad sefydliadol i Safon Iechyd Gorfforaethol Llywodraeth Cynulliad Cymru yn sicrhau bod ffocws ar ddatblygu 'gweithlu iach'.

Mae'r daith tuag at roi'r gorau i ysmygu yn un wahanol i bob unigolyn, ond naill ai drwy'r ddyletswydd gofal i'r cyflogai, neu drwy bryder ynghylch y cydweithwyr yn y tîm nad ydynt yn ysmygu, neu drwy bryder ynghylch rheoli arian cyhoeddus yn briodol, dylai rheolwyr llinell annog y syniad o roi'r gorau i ysmygu i unrhyw aelod o'u tîm sy'n parhau i ysmygu. Dylid cyfeirio'n benodol ac yn adeiladol ato yn ystod unrhyw drafodaethau dychwelyd i'r gwaith, gan roi gwybodaeth gefnogol efallai am ffynonellau cymorth.

Gall llawer o agweddau ar ddewisiadau 'ffordd o fyw' gael effaith ar bresenoldeb, ac er bod gan unigolion wrth gwrs y rhyddid i ddewis faint o alcohol y maent yn ei yfed/faint o ymarfer corff a wnânt ai peidio/p'un ai ydynt yn poeni am eu pwysau. Ond os caiff y dewisiadau hynny effaith yn y pendraw ar lefelau presenoldeb ac ar allu'r unigolyn i gyflawni ei rwymedigaethau dan gontract a'i allu i ennill yn yr hirdymor, yna dylent fod yn destun pryder i'r cyflogwr sy'n gofalu am ei staff. Mae hyrwyddo lle o fudd cyffredinol amlwg i'r cyflogai a'r cyflogwr ac mae llawer o sefydliadau yn cynnig rhaglenni sgrinio i staff er enghraifft i leihau'r risg o glefyd coronaidd y galon.