Ym mis Mehefin 2005 cyhoeddodd Pwyllgor Adolygu Polisi a Chraffu ar Berfformiad Cyngor Caerdydd ei adroddiad ar absenoldeb oherwydd salwch yn y Cyngor, gyda phecyn o argymhellion a gynlluniwyd i ail-leoli'r gwaith o reoli absenoldeb oherwydd salwch yn sylfaenol ymhlith blaenoriaethau'r sefydliad. 

Cyhoeddwyd yr adroddiad yn dilyn ymchwiliad a gomisiynwyd gan y Pwyllgor oherwydd y pryder am effaith ariannol a pherfformiad achosion o absenoldeb a oedd yn 13 o ddyddiau fesul cyflogai Cyfwerth ag Amser Llawn y flwyddyn. Sefydlodd y Pwyllgor Grwp 'Gorchwyl a Gorffen' i gynnal yr ymchwiliad dros gyfnod o bedwar mis.

Yn ogystal â'r 'rhai arferol' y gellid disgwyl iddynt gael eu gwahodd i gyfrannu at ymchwiliad o'r fath - Rheolwyr Adnoddau Dynol, Cyllid a Gwasanaeth, undebau llafur a sefydliadau masnach a oedd wedi gwneud cynnydd sylweddol wrth reoli absenoldeb - comisiynodd y grwp Gorchwyl a Gorffen dri darn o waith cyfochrog a brofodd yn hanfodol wrth lywio'r pwyllgor.

• Sefydliad Cyflogwyr Llywodraeth Leol - cawsant eu comisiynu i adolygu polisïau’r Cyngor ar absenoldeb oherwydd salwch a'u hasesu yn erbyn arfer gorau. Cynhyrchwyd adroddiad cadarnhaol iawn, a daethpwyd i'r casgliad bod polisïau'r Cyngor 'ar y cyfan yn cydymffurfio ag arfer gorau mewn llywodraeth leol'.
• Ymchwil Staff - comisiynodd y tîm craffu ar ymchwil arolwg dienw dros y ffôn o sampl o 400 o aelodau o staff a 60 o reolwyr i asesu eu hymwybyddiaeth o bolisïau a gweithdrefnau absenoldeb oherwydd salwch, a'r gwaith o gymhwyso'r polisïau hyn bob dydd. O ystyried y ffaith bod y Sefydliad Cyflogwyr wedi cymeradwyo'r polisïau, roedd canlyniadau'r arolwg yn ddiddorol. Dyma rai ohonynt:
  
  • Roedd cyfweliadau 'Dychwelyd i'r Gwaith' yn nodwedd allweddol o'r Polisi ac er bod 93 y cant o'r rheolwyr wedi nodi eu bod yn cynnal y cyfweliadau hyn, dywedodd llai na 60 y cant o'r aelodau o staff nad oeddent wedi cael cyfweliad o'r fath - yn aml, roedd y cyfweliadau mor anffurfiol fel nad oedd cyflogeion yn eu cysylltu â'u hachos o absenoldeb oherwydd salwch.
  • Rhoddodd yr adran Adnoddau Dynol wybodaeth i reolwyr am achosion o absenoldeb oherwydd salwch - cydnabu 83 y cant o'r rheolwyr eu bod wedi derbyn y wybodaeth hon, ond dywedodd 72 o'r rheolwyr hyn nad oeddent wedi gweithredu ar y wybodaeth a gawsant.
    
• Astudiaethau Achos Absenoldeb oherwydd Salwch  – er mwyn edrych ar effaith absenoldeb oherwydd salwch mewn amgylchedd tîm. Bu'r astudiaethau achos hyn yn fodd o alluogi aelodau i weld sut, yn y timau hyn, yr oedd absenoldeb oherwydd salwch nas cynlluniwyd yn effeithio ar unwaith ar ddarpariaeth gwasanaeth. Roeddent hefyd yn fodd o alluogi aelodau i weld y tu hwnt i'r ystadegau ac i weld bod y rhan fwyaf o'r achosion o absenoldeb oherwydd salwch yn rhai dilys.

NODWEDDION ALLWEDDOL:

Gwnaeth y Pwyllgor 15 o argymhellion, a derbyniwyd a gweithredwyd ar bob un ohonynt, gan roi ffocws newydd ar reoli absenoldeb yn y Cyngor. Ymhlith y newidiadau allweddol roedd:

Grwp Rheoli Absenoldeb oherwydd Salwch

• Rydym wedi sefydlu Grwp Rheoli Absenoldeb oherwydd Salwch - caiff ei gadeirio gan Gyfarwyddwr Corfforaethol ac mae'r Prif Swyddog Adnoddau Dynol ac Uwch Gynrychiolydd o'r Undeb Llafur yn aelodau hefyd.
• Mae gan y Grwp Rheoli Absenoldeb oherwydd Salwch friff a chylch gorchwyl penodol i sicrhau y caiff y Polisi a'r Weithdrefn Absenoldeb oherwydd Salwch eu rhoi ar waith yn llawn a'u bod yn effeithiol o ran lleihau achosion o absenoldeb oherwydd salwch a gwella iechyd, diogelwch a lles cyflogeion.
• Ymhlith y cyfrifoldebau eraill mae adolygu perfformiad a gwybodaeth rheolwyr am absenoldeb, nodi a rhannu arfer gorau, a gwneud argymhellion i wella a datblygu polisi.

Y Tîm Absenoldeb oherwydd Salwch

• Rydym wedi sefydlu tîm bach o fewn yr adran Adnoddau Dynol a'i rôl sylfaenol yw cynorthwyo'r broses o roi ein polisi a'n gweithdrefn ar waith, llunio a pharatoi gwybodaeth i reolwyr, gweithio gyda'n meysydd gwasanaeth i nodi ffyrdd o wella perfformiad, a gweithio gyda thimau Adnoddau Dynol eraill sy'n gyfrifol am gynorthwyo rheolwyr i ddelio ag achosion o absenoldeb.
• Mae'r Tîm Absenoldeb oherwydd Salwch wedi chwarae rhan allweddol hefyd o ran darparu sesiynau briffio ar achosion o absenoldeb oherwydd salwch a datblygu systemau ar gyfer olrhain tystysgrifau meddygol a chofnodi manylion ymweliadau cyswllt yn ystod achosion hirdymor o absenoldeb.
• Darperir ystadegau salwch i bob Prif Swyddog yn chwarterol yn ogystal ag ystod eang o wybodaeth ar gais. 

Tîm Iechyd Galwedigaethol

• Rydym wedi sefydlu Tîm Iechyd Galwedigaethol mewnol - sydd ar hyn o bryd yn cynnwys dau weithiwr Iechyd Galwedigaethol proffesiynol a chymorth gweinyddol – sy'n delio â phob achos iechyd galwedigaethol a gaiff ei gyfeirio ar draws meysydd gwasanaeth y Cyngor.

Sesiynau Briffio a Hyfforddi Rheolwyr

• Rydym wedi ail-lansio ein Polisi a'n Gweithdrefn Absenoldeb oherwydd Salwch drwy gyfres o ddigwyddiadau briffio a hyfforddi ar gyfer rheolwyr. Rydym wedi briffio tua 750 o reolwyr ac mae 250 ohonynt wedi cael hyfforddiant sgiliau yn ystod y flwyddyn hyd yma.
• Rydym wedi cyflwyno rhaglen hyfforddi i bob rheolwr newydd - o fewn tri mis i gael ei benodi neu ei ddyrchafu - sy'n cwmpasu ei gyfrifoldebau am reoli  absenoldeb.
• Mae rheoli absenoldeb oherwydd salwch yn elfen graidd o'r Sefydliad Arweinyddiaeth a Datblygu. Mae rheoli absenoldeb yn rhan o'r Dystysgrif Ragarweiniol - a anelir at reolwyr llinell cyntaf - a gynhelir bedair gwaith y flwyddyn. Mae'n elfen allweddol o'r Rhaglenni Tystysgrif a Diploma hefyd a gynhelir yn flynyddol am 30 wythnos yr un. Mae pob un ohonynt yn arwain at gymhwyster cenedlaethol.
• Cynhelir gweithdai rheoli perfformiad bedair gwaith y mis wedi'u hanelu at reolwyr.

Llif Gwaith Absenoldeb oherwydd Salwch

• Rydym wedi datblygu ystod o lifoedd gwaith absenoldeb oherwydd salwch - drwy system SAP y Cyngor - gyda'r nod o atgoffa rheolwyr llinell (drwy e-bost) i'w helpu i roi polisïau a gweithdrefnau'r Cyngor ar waith yn effeithiol ac yn brydlon.
• Ymhlith y rhain mae:

hysbysiad o'r gofyniad i gynnal cyfweliad dychwelyd i'r gwaith;

absenoldeb byrdymor – hysbysiad i gynnal cyfweliadau sbarduno; 

absenoldeb hirdymor - hysbysiad o'r gofyniad i gynnal ymweliadau cyswllt/cyfeirio achosion i'r Adran Iechyd Galwedigaethol ac ati.

Annog Cydymffurfiaeth

• Rydym wedi adolygu a diweddaru gweithdrefnau sy'n gysylltiedig â'r gwaith o roi gwybod am achosion o absenoldeb yn gywir ac yn brydlon ar draws y Cyngor. Ceir mannau cyswllt penodol ym mhob Maes Gwasanaeth sy'n gyfrifol am roi gwybod am bob achos o absenoldeb a dychwelyd i'r gwaith yn wythnosol, gan gynnwys achosion lle nad yw'r person yn dychwelyd i'r gwaith, i'w hychwanegu at ein system SAP.
• Rydym wedi rhoi pwyslais arbennig ar gwblhau 100 o gyfweliadau dychwelyd i'r gwaith, a gweithio gyda Meysydd Gwasanaeth i sicrhau y caiff rheolwyr eu cynorthwyo'n briodol i gyflawni'r amcan hwnnw.
• Caiff rheoli Absenoldeb oherwydd Salwch ei gynnwys yn y Cynllun Corfforaethol a Chynlluniau Busnes Meysydd Gwasanaeth.
• Mae targedau lleihau salwch yn rhan o'r Cynllun Perfformiad a Datblygu Personol sydd ar waith yn y Cyngor.
• Cyflwynwyd system SAP ar ddarparu Gwybodaeth i Reolwyr Adnoddau Dynol i bob un o'r Meysydd Gwasanaeth.  Caiff y data yn y system hon ei ddiweddaru'n ddyddiol sy'n galluogi rheolwyr i fwrw golwg uniongyrchol ar yr holl ystadegau salwch perthnasol.

Cyhoeddi'r Polisi Absenoldeb oherwydd Salwch Diwygiedig

• Ail-lansiwyd y Polisi gan ddefnyddio ystod o gyfryngau gan gynnwys taflenni mewn slipiau cyflog, ac erthyglau yn y Cylchlythyr i Gyflogeion. Dosbarthwyd dogfennau Cwestiwn ac Ateb i gyflogeion a chanllawiau i reolwyr a chawsant eu cynnwys yn System Gwybodaeth i Reolwyr Corfforaethol y Cyngor.
• Mae sesiynau briffio ar achosion o absenoldeb oherwydd salwch wedi cael eu cynnwys yn sesiynau 'briffio craidd' y Cyngor a gynhelir yn fisol i bob cyflogai.

Enwau Cyswllt

I gael rhagor o wybodaeth cysylltwch â:

Martin Hamilton – Prif Swyddog - Craffu, Newid ac Effeithlonrwydd. Ffôn 02920 873041

e-bost; mhamilton@cardiff.gov.uk

Philip Lenz – Prif Swyddog Adnoddau Dynol. Ffôn 02920 872601 e-bost: plenz@cardiff.gov.uk