- Lefelau cyffredinol o absenoldeb oherwydd salwch ar draws y sefydliad?
Mynegir fel tâl salwch fel canran o'r bil cyflog cyfan, mewn termau cost absoliwt, ac o ran nifer y dyddiau fesul person?
- Lefelau o absenoldeb wedi'u rhannu fesul grwp galwedigaethol?
- Lefelau o absenoldeb wedi'u rhannu fesul safle/adran/maes cyfrifoldeb rheolaethol?
- Rhennir yn gategorïau 'tymor byr' (<wyth diwrnod), tymor canolig (>pedair wythnos), tymor hir (>12 mis)?
- Sefydliadau a galwedigaethau y gellir eu cymharu (meincnodi)?
| A ydych yn hyderus y caiff pob achos o absenoldeb ei gofnodi a'i ychwanegu at y set data? Os yw diwrnodau achlysurol o absenoldeb yn dibynnu ar reolwyr prysur yn cofio cwblhau ffurflen, mae'n debygol na chaiff hyd at 10 y cant ohonynt eu cofnodi. |
A yw'r system cyflwyno adroddiadau/cofnodi wedi cael ei hadolygu yn ystod y ddwy flynedd diwethaf?
Mae sawl sefydliad bellach yn defnyddio systemau ar-lein integredig.
Os nad oes data ar gael mewn fformat sy'n ddigon cadarn a hyblyg i'w ddefnyddio mewn ffordd mor fanwl, yna y peth cyntaf a'r peth pwysicaf i'r Prif Weithredwr ei wneud yw datblygu cynllun gweithredu i unioni hyn.
| 'Ymddengys nad oes gan sefydliadau yr adnoddau i lunio barn gynhwysfawr ar eu costau absenoldeb. Mae hyn yn berthnasol hyd yn oed i gyflogwyr mwyaf blaenllaw y DU sydd â'r systemau gwybodaeth mwyaf soffistigedig. Mae hyn yn awgrymu eu bod yn gwneud penderfyniadau sy'n arwain at wariant sylweddol ar staffio gan ond ystyried y gost debygol yn rhannol a heb unrhyw fodd i nodi buddiannau byrdymor a thymor canolig y gwariant hwn.'
Ffynhonnell: "Costing Sickness Absence in the UK".
Adroddiad 382 y Sefydliad Astudiaethau Cyflogaeth, S.Bevan, S.Hayday, 2001 |
Rydym wedi gweld bod yr un broblem yn bodoli mewn sefydliadau gwasanaethau cyhoeddus yng Nghymru:
|
'Pwyntiau allweddol ar y wybodaeth am absenoldeb oherwydd salwch a ddefnyddir gan sefydliadau:
- Mae 12 o sefydliadau yn hysbysu Byrddau Llywodraethwyr o'r lefelau absenoldeb oherwydd salwch; mewn chwe sefydliad ni chaiff timau rheolwyr uwch eu hysbysu'n rheolaidd o'r lefelau o absenoldeb oherwydd salwch.
- Mae pedwar sefydliad wedi pennu targedau ar gyfer lleihau lefelau absenoldeb oherwydd salwch, a hynny ar lefel sefydliadol yn hytrach nag ar lefel adrannol ym mhob achos. Dim ond un y cant o'r staff yn y sefydliadau hynny a ddywedodd eu bod yn ymwybodol o darged i leihau lefelau o absenoldeb oherwydd salwch.
- Prin yw'r sefydliadau sy'n dadansoddi newidynnau absenoldeb oherwydd salwch; megis pa ddiwrnodau o'r wythnos, oedran a rhyw, rhesymau dros absenoldeb a hyd y cyfnod o absenoldeb.
- Nid yw pob sefydliad yn gwahaniaethu rhwng achosion hirdymor a byrdymor o absenoldeb, y mae angen eu rheoli'n wahanol.
- Ar sail ymatebion i'n harolwg staff, mae straen sy'n gysylltiedig â gwaith yn cyfrif am 19 y cant o bob achos o absenoldeb, sy'n uwch na'r lefel a nodwyd gan staff ymddiriedolaethau'r GIG yng Nghymru. Mae 12 o sefydliadau yn casglu data ar straen sy'n gysylltiedig â gwaith ac mae pump ohonynt wedi pennu targedau i'w leihau. Nid yw 11 o sefydliadau yn cwmpasu straen sy'n gysylltiedig â gwaith mewn unrhyw bolisi.
Nid yw'r systemau ar gyfer cofnodi achosion o absenoldeb oherwydd salwch yn ddigonol i ddarparu'r wybodaeth angenrheidiol.
Mae cofnodi a chyflwyno data'n gywir yn allweddol i reoli achosion o absenoldeb oherwydd salwch yn effeithiol. Mae pob sefydliad, ac eithrio un, yn defnyddio systemau TG ar gyfer casglu data absenoldeb oherwydd salwch, ond mae ansawdd y data sylfaenol a gesglir a faint ohono a gaiff ei gasglu yn amrywio'n fawr, fel dyddiadau absenoldeb a hyd y cyfnod o absenoldeb, rhesymau dros absenoldeb a chyflwyno tystysgrifau. Heb y data sylfaenol hwn, ni ellir cynnal gwaith dadansoddi mwy soffistigedig.'
Ffynhonnell: Rheoli absenoldeb oherwydd salwch mewn sefydliadau addysg bellach yng Nghymru.
Swyddfa Archwilio Cymru Mai 2005 |
Cyfansoddiad 'cost' mewn perthynas ag absenoldeb oherwydd salwch:
a) Y gost fwyaf sylweddol yw talu cyflog (tâl salwch) i bobl nad ydynt yn cyfrannu dim at y gwaith o ddarparu gwasanaethau mewn gwirionedd.
Mae'n arfer da i sefydliadau gyflwyno adroddiadau rheolaidd ar faint o arian a delir drwy dâl salwch, gan fynegi hynny fel canran o'r bil cyflog cyfan. Bydd hyn yn rhoi fframwaith i ddangos y gost wirioneddol i'r sefydliad.
Mae llawer o sefydliadau yn nodi eu lefelau o absenoldeb yn nhermau nifer y dyddiau a gollwyd fesul pen.
Os oes 261 o ddyddiau mewn blwyddyn waith (h.y. 365 llai penwythnosau, gan ystyried y ffaith bod llawer o sefydliadau gwasanaethau cyhoeddus yn ystyried achosion o salwch yn ystod gwyliau, a bod staff sy'n absennol am gyfnod hir yn cario eu hawl i gael gwyliau â thal ymlaen, yn amodol ar amgylchiadau penodol), mae un diwrnod o absenoldeb yn 1/261, neu mae absenoldeb o un y cant yn 2.61 diwrnod fesul person (3 y cant=7.83 diwrnod, pedwar y cant=10.44 ac ati).
Felly mae sefydliad sy'n cynnwys 1,000 o bobl sy'n colli pedwar y cant ohonynt drwy absenoldeb, yn colli 10.44 x 1,000 o ddyddiau gwaith bob blwyddyn, h.y. 10,440 o ddyddiau.
Os oes gan y sefydliad 1,000 o staff a'i fod yn colli pedwar y cant ohonynt drwy absenoldeb, mae hyn yn gyfwerth â 40 o bobl amser cyflawn.
Yn ôl y Sefydliad Siartredig Personél a Datblygu mae 60 y cant o bob achos o absenoldeb yn digwydd mewn cyfnodau o lai nag wyth diwrnod, h.y. pan fydd y person dan sylw yn penderfynu ei fod yn teimlo'n sâl ac yn gwneud dewis personol i beidio â dod i'r gwaith.
Drwy gymhwyso hyn at yr enghraifft hon o'r sefydliad â 1,000 o aelodau o staff, mae 60 y cant o'r 40 yn 24: felly os gallai'r sefydliad hwnnw argyhoeddi ei staff i ddod i'r gwaith ar hanner yr achlysuron, neu am hanner nifer y dyddiau y gwnaethant aros gartref, byddai hyn yn gyfwerth â recriwtio 12 o bobl llawn amser.
b) Mae'n rhaid cael staff dros dro i gyflawni llawer o'r swyddogaethau os yw staff yn absennol yn rheolaidd: staff locwm, staff cyflenwi, staff asiantaeth neu oramser mewnol, gyda chost hynny'n ychwanegol i'r tâl salwch a delir i'r aelod o staff sy'n absennol.
|
Y wasg, mis Tachwedd 2006:
‘Datgelwyd bod Cynghorau yng Nghymru yn gwario mwy na £67m ar gyflogi staff asiantaeth a staff dros dro.’ |
c) Mae'r dull o dalu goramser i un unigolyn yn absenoldeb rhywun arall yn peri'r risg bod y tâl goramser yn creu cymhelliant a 'rennir' gan gydweithwyr i aros gartref yn eu tro, i sicrhau y caiff eu ffrindiau yn y gwaith eu talu ar y cyfraddau premiwm.
Dylid monitro unrhyw lwyth gwaith ychwanegol oherwydd absenoldeb cydweithwyr yn ofalus oherwydd mae'n debygol o fod yn amhosibl i un unigolyn wneud holl waith dwy swydd, ac felly bydd peth gwaith yn cronni, neu bydd yr unigolyn sy'n gyfrifol amdano yn cael ei roi o dan straen.
d) Mae gan absenoldeb gost effaith hefyd: effaith ar y rheolwr sy'n gorfod trefnu staff a blaenoriaethau eraill er mwyn gweithio o amgylch yr aelod o staff sy'n absennol, ac effaith ar gydweithwyr y sawl sy'n absennol y gallai fod yn rhaid iddynt wneud gwaith ychwanegol.
'BUDDSODDI I ARBED'
|
‘Mae lefelau absenoldeb oherwydd salwch yn is lle mae arferion da o ran rheoli absenoldeb oherwydd salwch wedi cael eu rhoi ar waith fwyaf
Er bod pob un o'r Ardaloedd y gwnaethom ymweld â hwy wedi mabwysiadu'r arferion da hyn yn rhannol, roedd Ardal Gorllewin Swydd Efrog wedi gwneud hynny'n fwy trylwyr ac mae ganddi lefelau absenoldeb oherwydd salwch is. Rydym wedi dethol dwy enghraifft o'r naw Ardal y gwnaethom ymweld â hwy er mwyn dangos effaith y ffordd y caiff absenoldeb oherwydd salwch ei reoli: Gorllewin Swydd Efrog a Llundain. Mae'r rhain yn dangos y bydd dulliau rheoli cadarn a chyson yn arwain at welliant.'
Swyddfa Archwilio Cymru: Rheoli Absenoldeb oherwydd Salwch yn y Gwasanaeth Prawf |
Cyfrifydd parod
Tabl cyfnewid dyddiau a gollwyd ar gyfartaledd a chanran
|
Dyddiau a Gollwyd fesul Pen |
Canran* |
|
2.61 |
1 |
|
5.22 |
2 |
|
7.83 |
3 |
|
9.1 |
3.5 |
| 10.44 |
4 |
|
11.7 |
4.5 |
| 13 |
5 |
| 14.4 |
5.5 |
| 15.66 |
6 |
| 17 |
6.5 |
| 18.27 |
7 |
| 19.5 |
7.5 |
| 21 |
8 |
*Noder: Caiff yr hawl i gael gwyliau ei chynnwys yn yr 'oriau o dan gontract' yma
Cyfathrebu
Caiff data ar absenoldeb/presenoldeb ei gasglu mewn ffyrdd gwahanol mewn sefydliadau gwahanol, weithiau i'w ddefnyddio mewn ymarferion casglu data cenedlaethol.
Prif fantais hybu presenoldeb yn rhagweithiol, wrth gwrs, yw gwasanaethau gwell gan fod mwy o bobl yn y gwaith, gydag effiath fuddiol ar iechyd y gweithlu.
Mae gwell lefelau presenoldeb hefyd yn golygu y bydd llai o effaith ar gydweithwyr gall orfod ymestyn eu hunain i gyflenwi (ar gyfer gweithwyr absennol) ar draul eu cyfrifoldebau eu hunain.
Yn gyffredinol, mae'n werth chweil trosi canrannau 'safonol' neu ffigurau 'dyddiau a gollwyd' yn friffiau ystyrlon y gall staff uniaethu â hwy.
Yng Ngwasanaeth Tân ac Achub De Cymru, ym mis Ionawr 2006, collwyd 79 o sifftiau oherwydd absenoldeb, ond ym mis Ionawr 2007, roedd y ffigur hwn wedi gostwng i 43.
Mae Heddlu Gwent wedi cynnal adolygiad cynhwysfawr o bob un o'r polisïau a gweithdrefnau sy'n ymwneud â phresenoldeb, gan nodi bod nifer y dyddiau a gollwyd fesul swyddog yn 2005/2006 5.22 diwrnod yn llai nag yn 2003/2004.....yng nghyd-destun 1,510 o swyddogion, mae hyn yn gyfwerth â 35 o swyddogion heddlu ychwanegol yn gweithio yng Ngwent drwy gydol y flwyddyn.
|
