• absenoldeb fesul grwp staff;
• absenoldeb fesul diwrnod yr wythnos;
• gwahaniaethu rhwng <with diwrnod, >pedair wythnos, >12 mis;
•  mewn punnoedd a delir.

Yn ddelfrydol, dylai’r dadansoddiad hwn gael ei lywio gan ddata megis:

•  bil cyflog gros y sefydliad cyfan
  (h.y. yn cynnwys costau cyflogaeth);
• bil cyflog gros fesul grwp/categori galwedigaethol (gwaith llaw/clercio ac ati);
• nifer y cyflogeion (nifer wirioneddol y staff a’r staff cyfwerth ag amser llawn) yn yr un categorïau galwedigaethol â’r uchod;
• cyfanswm nifer y dyddiau a gollwyd ar draws y sefydliad cyfan dros gyfnod o 12 mis (a allai fod yn flwyddyn ariannol neu beidio);
• nifer y dyddiau a gollwyd mewn 12 mis fesul grwp galwedigaethol.

Bydd y data ‘craidd’ hwn yn ein galluogi i gyfrifo cost gyfartalog diwrnod fesul cyflogai ym mhob categori galwedigaethol, a chost uniongyrchol absenoldeb ym mhob grwp.

Dylai costau ychwanegol ‘cyflenwi’ sy’n ofynnol yn ystod cyfnod o absenoldeb, e.e. goramser, staff cyflenwi, staff asiantaeth, fod ar gael.

Mae cymharu perfformiad mis penodol yn y flwyddyn ddiweddaraf â’r un mis yn ystod blynyddoedd blaenorol yn ddefnyddiol, gan fod patrymau absenoldeb oherwydd salwch yn amrywio o dymor i dymor.

Rhestr o’r ffactorau posibl a allai gyfrannu at lefelau uchel o absenoldeb oherwydd salwch:
(gallai defnyddio’r diagram ‘asgwrn pysgodyn’ uchod fod yn ddefnyddiol wrth baratoi eich rhestrau eich hunain.)

Cyfreithiol –

• mae’r ddarpariaeth gytundebol yn hael iawn ac yn annog lefelau uchel o absenoldeb;
• os byddaf yn absennol oherwydd salwch, caiff fy ffrindiau dâl goramser. Fy nhro i fydd hi’r wythnos nesaf;
• anhawster canfyddedig wrth ddeilio â gwaith achos sensitif;
• y gred bod ymddeol oherwydd salwch yn rhy ddrud;
• ofn ymgyfreitha o ran anabledd/iechyd a diogelwch/diswyddo annheg;
• mae’r gweithdrefnau mewnol yn faith ac yn gymhleth; 
• cysondeb – os nad oes rhywbeth wedi cael ei wneud am un unigolyn, yna gallai pigo ar unigolyn arall fod yn erledigaeth.

Diwylliannol –

• diffyg diddordeb y Bwrdd/Pwyllgor Craffu mewn absenoldeb;
• diffyg diddordeb y Prif Weithredwr;
• mae gan reolwyr llinell ormod o flaenoriaethau uwch;
• mae gan yr adran Adnoddau Dynol ormod o flaenoriaethau uwch;
• diben yr adran iechyd Galwedigaethol yw gofalu am y sawl sy’n sâl/maent yn rhy brysur;
• ofn ffwdan gan yr undebau llafur;
• mae’r sefydliad yn wynebu cyfnod anodd, felly mae pawb o dan straen;
• rydym yn delio â grwpiau o gleientiaid sâl ac mae’n anochel y byddwn yn dal heintiau;
• rwyf yn sâl/mewn poen oherwydd fy ngwaith. Os af yn ôl i’r gwaith, byddaf yn gwaethygu;
• mae’n aeaf oer/mae’r swyddfa’n rhy boeth/rydym yn gweithio yn y glaw;
• mae’r bobl rydym yn eu cyflogi yn disgwyl cael llawer o wyliau;
• mae pawb arall yn fy nhîm yn cymryd gwyliau, gan fy ngadael i wneud y gwaith;
• rwy’n cael amser anodd gartref;
• nid oes gennyf ddiddordeb yn fy ngwaith, mae ond yn ffordd o ennill arian;
• nid oes unrhyw gymhelliant i ddod i’r gwaith;
• mae pob un o’m staff yn gweithio’n galed iawn, fy ngwaith i yw eu cefnogi, nid cwestiynu eu habsenoldeb. Rydym yn ffrindiau.

Systematig –

• nid oes neb yn gwybod pwy sydd yn y gwaith neu bwy sydd i ffwrdd beth bynnag;
• diffyg diddordeb y Bwrdd/Panel Craffu mewn absenoldeb;
• diffyg diddordeb y Prif Weithredwr;
• mae gan reolwyr llinell ormod o flaenoriaethau uwch;
• mae gan yr adran Adnoddau Dynol ormod o flaenoriaethau uwch;
• diben yr adran iechyd Galwedigaethol yw gofalu am y sawl sy’n sâl/maent yn rhy brysur;
• nid yw’r uwch reolwyr yn atebol am lefelau absenoldeb yn eu meysydd;
• mae data absenoldeb yn un o sgil-gynhyrchion system arall (e.e. y gyflogres) na ellir ei ddadansoddi;
• mae data absenoldeb bob amser yn hen ac fel arfer yn anghywir;
• mae craffu ar unrhyw achos unigol neu dueddiadau grwp o weithwyr yn gofyn am gryn dipyn o fenter a chryfder i ddod o hyd i ddata;
• mae’r gwaith yn annymunol/anniddorol/nid yw’n galluogi ymreolaeth bersonol/achosi straen;
• nid cheir unrhyw gyfraniad gan weithwyr proffesiynol ym maes iechyd Galwedigaethol.

3.         Herio'r rheswm a’r effaith

Ar ôl creu eich rhestr eich hun o’r ffactorau posibl sy’n cyfrannu at absenoldeb, y cam nesaf yw profi pob un ohonynt yn fanwl, gan holi cwestiynau megis:

• A oes unrhyw dystiolaeth bendant sy’n dangos bod y mater hwn yn cyfrannu at absenoldeb?
  
• A oes data ar gael? Sawl person sy’n absennol oherwydd salwch oherwydd y ffactor hwnnw? Pe baent oll yn gadael y sefydliad, neu pe llwyddwyd i oresgyn y ffactor yn llwyr, pa effaith y byddai hynny’n ei chael ar lefel absenoldeb y sefydliad yn gyffredinol?
  
• Pa wybodaeth sydd ar gael i ddangos y byddai’r cam gweithredu hwn yn cael effaith fanteisiol?

Pa mor eang yw’r cytundeb ar y dadansoddiad hwn?

Profwch/ailadroddwch yr ymarfer hwn gyda grwpiau eraill: rheolwyr, staff ac undebau llafur.
Defnyddiwch grwpiau ffocws i fireinio’r diagram ‘asgwrn pysgodyn’.

Ar y cam hwn, mae’r gweithgaredd yn ymwneud â nodi’r ffactorau cyfrannol posibl, a dylai fod yn bosibl nodi’r rhai pwysicaf.

(Noder: mae’n annhebygol iawn y bydd yr un ffactorau yn berthnasol i grwpiau galwedigaethol gwahanol, oherwydd hynny efallai y byddai’n syniad da cynnal ymarferion cyfochrog ar gyfer grwpiau gwahanol. Er bod lefelau absenoldeb o ran nifer y dyddiau a gollwyd yn uwch ymhlith staff ar gyflog isel yn gyffredinol, bydd cost ac effaith un dydd o absenoldeb ymhlith staff ar gyflog uchel iawn yn llawer mwy na staff ar gyflog isel.)

4.         Blaenoriaethu

Pa ffactorau yw’r rhai mwyaf arwyddocaol yn eich sefydliad?

Dylai ‘arwyddocaol’ fod yn amlswyddogaethol. Gall sefydliadau gwahanol neu grwpiau o fewn sefydliadau ddiffinio arwyddocâd mewn sawl ffordd wahanol, a bydd hyn yn amrywio. Bydd gan achos unigol o absenoldeb annisgwyl llawfeddyg ymgynghorol ar ddiwrnod â rhestr faith o lawdriniaethau arwyddocâd gwahanol i bythefnos o absenoldeb ei hysgrifenyddes.

Dylech ystyried y rhestr ganlynol o ‘arwyddocâd’ posibl, gan restru pob un yn ôl grwpiau galwedigaethol gwahanol:

• cost talu staff am beidio â chyfrannu;
• cost darparu staff cyflenwi ar gyfer swyddi hanfodol;
• effaith gweithio o amgylch absenoldeb ar reolwr a chydweithwyr;
• effaith absenoldeb ar ddefnyddwyr gwasanaethau;
• effaith ar forâl yn gyffredinol;
• aneffeithiolrwydd gweithredol;
• effaith ar ganfyddiadau o’r sefydliad fel cyflogwr;
• ….
• …….
• ……….
• (ychwanegwch eich eitem eich hun)

5.         ‘Dadansoddi bylchau’

Cymharwch eich arferion mewnol â’r enghreifftiau o arfer da yn y Canllaw, er mwyn nodi meysydd posibl i’w gwella.

6.         Asesu cost/budd

a)                 Nodwch y camau gweithredu sy’n deillio o (5 uchod) y gellid eu cymryd i sicrhau bod eich sefydliad yn gweithredu yn unol ag arfer gorau, a’u rhestru yn ôl blaenoriaethau eich sefydliad eich hun (4 uchod.)



b)                 Cyfrifwch gostau mor gywir â phosibl ar gyfer pob cam gweithredu posibl.

Mae’n bosibl buddsoddi symiau mawr o arian, e.e. wrth gyflogi staff gofal iechyd llawn amser, gwella neu ailgyfeirio’r tîm Adnoddau Dynol, hyfforddi rheolwyr llinell ac ati. Dylid cyfiawnhau penderfyniadau o’r fath drwy ddadansoddi budd tebygol y cam gweithredu penodol yn ofalus, o ran yr ‘arwyddocâd’ a nodwyd uchod, yn erbyn y gost o gymryd y cam gweithredu hwnnw.
Noder rhaid i’r gost o gyflogi ditectif mewn siop fod yn llai na’r lleihad disgwyliedig yn nifer yr achosion o ddwyn, ac os nad yw’n llai na’r gostyngiad hwn ar ôl cyfnod rhesymol o amser: pam ydych yn cyflogi’r ditectif o hyd?



Dylech asesu budd pob cam gweithredu o ran ei effaith debygol ar leihau absenoldeb oherwydd salwch, o ran y blaenoriaethau ‘arwyddocâd’ a nodir yn (4 uchod.)
Dylech ystyried y dasg gyfan: Os caiff y polisi ei ddiwygio, pa gamau eraill y bydd angen eu cymryd er mwyn sicrhau bod arferion yn newid ar lawr gwlad?

7.   Paratoi a chynllun gweithredu

• Distyllwch ganlyniadau (6 uchod) er mwyn nodi’r camau â blaenoriaeth sydd fwyaf tebygol o gael yr effaith fwyaf. Beth ydym am ei   gyflawni?

• Paratowch gynlluniau ar gyfer pob cam: Sut ydym yn mynd i wneud hyn?
  
• Nodwch y cynlluniau hynny mewn termau CAMPUS:
  
  

·        Cyraeddadwy

·        Amserol

·        Mesuradwy

·        Penodol

·        Uchelgeisiol

·        Synhwyrol

8.         Rheoli'r prosiect

Defnyddiwch feddalwedd rheoli prosiect i nodi pob un o’r ffrydiau gwaith hyn. Wrth i’r gwaith fynd rhagddo, dylid canolbwyntio ar faterion penodol a all beri i syniadau da gael eu colli os nad oes dulliau rheoli prosiect cadarn a chynhwysfawr ar waith.

Bydd ‘PRINCE 2’ neu dechnegau rheoli prosiect tebyg yn sicrhau:

a)   mai’r sefydliad sy’n ‘berchen’ ar y dasg gyfan, drwy gyflwyno adroddiadau ar y prosiect drwy drefniadau llywodraethu/craffu priodol;
b)     y caiff y prosiect ei reoli’n briodol;
c)      y caiff rhanddeiliaid eu cynnwys mewn timau/gweithgorau prosiect; a  
d) yr ystyrir bod yr adolygiad yn newid pwysig ar gyfer y sefydliad cyfan.