| Gadewch i ni edrych ar yr hyn y bydd angen i chi feddwl amdano pan fyddwch yn gwahodd ceisiadau am eich grantiau ac yn eu hasesu i benderfynu ar y dyfarniadau a wnewch.
Mae prosesau a reolir yn dda yn golygu y byddwch yn dewis y cynigwyr a all gyflawni eich nodau orau. Mae telerau ac amodau effeithiol yn sicrhau'r canlyniadau gorau posibl am y swm a roddir. Mae telerau talu synhwyrol yn helpu sefydlogrwydd ariannol derbynwyr ac yn creu cymhellion cadarnhaol i berfformio. Mae gwaith monitro gweithredol yn eich helpu i nodi unrhyw broblemau yn ddigon cynnar i allu cymryd camau unioni effeithiol.
Defnyddiwch y cwestiynau isod fel awgrymiadau. Cliciwch ar bob cwestiwn i weld ein hateb sy'n nodi:
- y pethau gofynnol y mae'n rhaid i chi eu gwneud;
- ar gyfer materion penodol, y camau ychwanegol ar gyfer arfer da y gallwch eu hystyried;
- y manteision y dylai arfer da eu cynnig i chi!
|
A ydym yn defnyddio cronfa ddata grantiau?
Fel arfer da ychwanegol, mae cronfa ddata grantiau yn eich galluogi i reoli eich cynllun grant a chael gwybodaeth ddefnyddiol am unrhyw grantiau eraill y mae eich corff yn eu rhoi i'r derbynwyr rydych yn eu noddi, gan gynnwys enwau eich cydweithwyr sy'n delio â hwy.
Bydd y wybodaeth hon yn ddefnyddiol iawn wrth archwilio hanes a chredadwyedd y rhai sy'n gwneud cais am eich grantiau ac o ran monitro'r prosiect yn barhaus.
Dychwelyd I frig y dudalen
A yw dogfennau fy nghynnig yn addas at y diben?
Dylid rhoi pecyn cais i ddarpar ymgeiswyr gyda gwybodaeth am y corff sy'n talu a'ch cynllun. Dylai hyn gynnwys manylion am y nodau a'r amcanion, pa weithgareddau a chostau fydd yn gymwys, cyfnod y grant, y cyllid sydd ar gael, sut mae eich grant yn gweithio a pha ystodau o ddyfarniad a ystyrir. Dylech esbonio'n glir eich meini prawf dethol ar gyfer cynigion.
Dylid nodi unrhyw derfynau amser ar gyfer ceisiadau, ynghyd â phryd y disgwyliwch y gallwch ddweud wrth ymgeiswyr a ydynt wedi bod yn llwyddiannus ai peidio. Dylech hefyd ddarparu enw cyswllt i gynigwyr fel y gallant gael y wybodaeth ddiweddaraf am eu cais wrth iddo gael ei brosesu. Yn olaf, dylech esbonio eich gweithdrefnau ar gyfer delio ag apeliadau a chwynion.
Eich ffurflen gais fydd eich prif ffordd o gael y wybodaeth sydd ei hangen arnoch i asesu cynigion ymgeiswyr. Dylai eich ffurflen holi cwestiynau clir fel y gellir asesu atebion ac, os na fydd digon o gyllid ar gael gennych i gymeradwyo pob cais, bydd angen sgorio'r ceisiadau yn erbyn meini prawf asesu fel y gallwch nodi'r ceisiadau gorau.
Dylai cynnwys eich ffurflen a pha mor hir ydyw fod yn gymesur â swm eich grant a pha mor gymhleth ydyw, ond dylid ei lunio bob amser mewn iaith syml gan osgoi amwysedd. Canolbwyntiwch ar gymhwysedd, costau a ffynonellau arian prosiect.
Bydd sicrhau y caiff costau cymwys eu rhestru yn eich helpu i wirio ceisiadau derbynwyr am daliad.
Dychwelyd I frig y dudalen
A wyf wedi ystyried cyfyngiadau cymorth gwladwriaethol?
Fel yr esbonia'r rhestr termau, mewn rhai amgylchiadau penodol, gellir cyfyngu ar faint o gymorth a roddir i gwmnïau a busnesau preifat gan gyrff yn y sector cyhoeddus.
Dylai ffurflenni cais am grantiau i fusnesau gynnwys adran 'cymorth gwladwriaethol' sy'n holi cwestiynau am gyllid arall y sector cyhoeddus. Yna dylech ystyried y wybodaeth hon yn ofalus yn ystod eich asesiad.
Noder, mewn rhai amgylchiadau penodol, bydd angen hysbysu'r Comisiwn Ewropeaidd am gymorth grant neu gael caniatâd ganddo. Mae hwn yn faes technegol iawn a chaiff rhagor o ganllawiau eu cynnwys ar y safle hwn maes o law. Yn y cyfamser, gallwch gyfeirio at wefan Llywodraeth y DU neu anfon ymholiadau i'n tîm grantiau drwy e-bostio waogrants@wao.gov.uk.
Dychwelyd I frig y dudalen
Sut y byddaf yn ethol enillwyr?
Dylai eich asesiad fod yn seiliedig ar dystiolaeth yn unig, wedi'i hystyried yn erbyn meini prawf dethol a ragbennwyd a dulliau sgorio. Rhowch sylw manwl i ansawdd yr ymgeisydd (e.e. ei hanes, ei safle ariannol a'i statws credyd, ei allu i ddechrau a gorffen y prosiect ar amser) a'i brosiect (e.e. p'un a yw'n cyflawni’r amcan polisi, ei gost, yr hyn y dylid ei gyflawni - yn arbennig ar gyfer 'ychwanegedd' - ei drefniadau ar gyfer rheoli a monitro, credadwyedd unrhyw 'arian cyfatebol' a'r lefel arloesi).
Cofiwch y bydd defnyddio gormod o feini prawf yn gwneud eich asesiad yn gymhleth iawn, a bydd angen llawer o adnoddau ac amser i'w gyflawni.
Os ydych yn bwriadu ystyried 'geirdaon', bydd angen i chi gysylltu â'r canolwyr yn fuan i'w cael cyn i chi orffen eich gwaith asesu.
Fel arfer da ychwanegol, os bydd angen i sawl unigolyn asesu nifer o geisiadau, bydd angen i chi drefnu 'adolygiad gan gymheiriaid' a 'phroses gymedroli' - efallai y bydd hyn yn cynnwys gofyn i ail unigolyn neu Banel Dethol asesu rhan o sampl o geisiadau neu sampl gyfan, er mwyn sicrhau tegwch a chysondeb. Dylid pennu'r gweithdrefnau hyn cyn y terfyn amser ar gyfer cyflwyno ceisiadau ac, fel gweddill y broses asesu, eu dogfennu'n llawn.
Gellir gwneud argymhellion i Banel Cynghori neu Ddethol.
Efallai y bydd angen Gweinidog neu Aelod Cabinet neu uwch reolwr i'w cymeradwyo'n derfynol.
Os na ellir cynnal asesiad yn gyflym, mae'n arfer da rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf i ymgeiswyr am gynnydd ac osgoi cyfnodau hir o dawelwch: bydd hyn yn helpu ymgeiswyr i barhau'n hyderus am eich cynllun ac osgoi cwynion am ddiffyg cyfathrebu.
Dychwelyd I frig y dudalen
Sut y byddaf yn hysbysu'r rhai na fuont yn llwyddiannus?
Dylai cael gweithdrefnau da ar gyfer hysbysu ymgeiswyr aflwyddiannus a rhoi adborth iddynt, os byddant yn gofyn amdano, leihau'r tebygolrwydd o gael apeliadau a chwynion. Bydd eich adborth yn helpu ymgeiswyr i lunio cynigion gwell yn y dyfodol - a gellir gwella hyn ymhellach drwy roi canlyniadau unrhyw werthusiad diweddarach o gynllun iddynt.
Dylid esbonio'r prif resymau am lwyddiant a methiant yn glir ac yn sensitif.
Fodd bynnag, mae'n bosibl gofyn i ymgeiswyr ddiwygio rhannau o'u cyflwyniad hefyd er mwyn gwneud prosiectau addawol yn ymarferol ac yn deilwng o gymorth. Rhowch gyfarwyddiadau clir am yr hyn y mae angen ei ddiwygio a sut.
Dychwelyd I frig y dudalen
Sut y byddaf yn delio ag apeliadau/cwynion?
Dylid cyhoeddi eich gweithdrefnau - gan gynnwys unrhyw derfynau amser - yn y pecyn cais. Pennwch gydbwysedd priodol rhwng tegwch i ymgeiswyr unigol a defnydd effeithiol o'ch adnoddau cyffredinol, oherwydd bydd angen treulio llawer iawn o amser ar weithdrefnau apelio cymhleth.
Dylai fod gweithdrefn apelio ar waith ar gyfer prosiectau nas cymeradwywyd. Dylai hwn nodi ar ba sail y caiff apeliadau eu hystyried neu ar ba sail na chânt eu hystyried.
Dylid pennu apeliadau gan rywun naill ai y tu allan i'r corff cyllido neu rywun nad yw'n gysylltiedig â'r broses asesu neu ddethol.
Os yw unrhyw gylchoedd gwneud cynigion dilynol, neu ddyfarniadau hwyr yn bosibl, yna dylid unioni unrhyw ddiffygion yn eich gweithdrefnau asesu a dethol, neu wendidau yn y ffurflenni cais.
Dychwelyd I frig y dudalen
A sicrheir ansawdd fy mhroses ddethol?
Dylid sicrhau ansawdd y broses ddethol yn ystod y cam cynllunio ac ar ôl hynny.
Dylai'r broses sicrhau ansawdd ystyried a yw'r broses ddethol yn ategu nodau datblygu cynaliadwy y sector cyhoeddus yng Nghymru.
Dylai fod llwybr archwilio llawn o'r broses a dogfennaeth amdani.
Edrychwch hefyd ar batrwm y cynigion llwyddiannus a holwch:
- ai dim ond yr 'ymgeiswyr arferol' a gynorthwywyd?
- a gafodd pob sector cymwys ei gynrychioli?
- a gafodd pob ardal ddaearyddol ei chynrychioli'n deg?
- a gafodd ymgeiswyr cymwys o bob maint eu cynrychioli?
Dychwelyd I frig y dudalen
A wyf wedi cael cymeradwyaethau terfynol?
Gellir gwneud argymhellion i Banel Cynghori neu Ddethol.
Efallai y bydd angen Gweinidog neu Aelod Cabinet neu uwch reolwr i'w cymeradwyo'n derfynol.
Mae hyn yn arbennig o bwysig os ydych yn ystyried noddi unrhyw brosiect newydd, dadleuol neu beryglus.
Dychwelyd I frig y dudalen
A gaiff fy mhroses gwneud cynigion a dyfarnu gyfan ei dogfennu?
Cofiwch eich bod yn atebol am y grantiau rydych yn eu talu a bydd gan sawl parti ddiddordeb yn yr hyn rydych yn penderfynu ei wneud (ac yn penderfynu peidio â'i wneud). Bydd y rhain yn cynnwys ymgeiswyr aflwyddiannus, cynrychiolwyr gwleidyddol, grwpiau lobïo, y wasg, ac archwilwyr.
Os bydd prosiect yn methu, bydd angen i chi allu cyfiawnhau pam y cafodd ei ariannu drwy ddangos bod yr asesiad cychwynnol a'r gwaith monitro dilynol yn gywir ac yn briodol.
Mae cyrff cyhoeddus a'r unigolion a gyflogir ganddynt neu sy'n cymryd rhan ynddynt yn gyfrifol am eu penderfyniadau a'u gweithredoedd, gan gynnwys gwarchod arian cyhoeddus a phob agwedd ar berfformiad. Yn aml maent yn destun proses graffu sylweddol a bydd angen iddynt ymateb yn briodol ac yn gyflym i geisiadau a wneir o dan y 'Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth’.
Dychwelyd I frig y dudalen
A yw fy llythyrau cynnig yn addas at y diben?
Bydd cyfeirio at lythyr cynnig model yn ddefnyddiol a dylech sicrhau y caiff llythyrau eu gwirio'n ofalus cyn eu hanfon. Fel arfer bydd angen cynnwys cyfreithiwr drwy gydol y cyfnodau drafftio ar gyfer cynlluniau gwerth uchel neu gymhleth.
Rhaid i'r llythyr gynnwys y pethau gofynnol canlynol:
- enwau'r derbynnydd a'r cyrff sy'n talu;
- teitl y prosiect ac unrhyw rif cyfeirnod;
- enw'r cynllun grant y rhoddir arian ar ei gyfer;
- dyddiadau dechrau a dod i ben ar gyfer cyflawni'r prosiect a chymhwysedd y gwariant;
- uchafswm y grant a gynigir;
- cyfradd y grant a roddir;
- uchafswm y gwariant prosiect cymwys;
- a yw'r cyllid yn gyfalaf, yn refeniw neu a yw'n cynnwys y ddwy elfen;
- sail y grant (adenillion a thaliadau, neu incwm a gwariant);
- a yw'r grant ar sail gros, neu net o unrhyw adenillion/incwm;
- a fydd rhandaliadau grant yn adlewyrchu swm wedi ei gadw yn ôl;
- yr amserlen ar gyfer gwneud ceisiadau ac unrhyw ddyddiad olaf ar gyfer ceisiadau; ac
- amserlen ar gyfer cyflwyno unrhyw adroddiadau cynnydd neu gynlluniau wedi'u diweddaru.
Dychwelyd I frig y dudalen
A wyf wedi pennu cerrig milltir, DPau a thargedau?
Dylai eich llythyr cynnig hefyd gynnwys dangosyddion perfformiad a cherrig milltir, y gellir monitro perfformiad y prosiect a'i gynnydd tuag at y targedau yn eu herbyn.
Trafodir hyn mewn mwy o fanylder isod, o dan drefniadau monitro.
Dychwelyd I frig y dudalen
A yw fy nhelerau ac amodau yn addas at y diben?
Peidiwch â brysio drwy ddibynnu ar delerau ac amodau a ddefnyddiwyd ar gyfer cynlluniau eraill yn y gorffennol!
Mae angen i chi fod mor glir â phosibl am y telerau a'r amodau y telir eich grantiau yn unol â hwy, fel y gall derbynyddion baratoi eu ceisiadau mewn modd teg a chyson.
Bydd cyfeirio at Delerau ac Amodau model yn ddefnyddiol a dylid eu cadarnhau'n drylwyr cyn eu hanfon. Yn aml bydd cynnwys cyfreithiwr drwy gydol y cyfnodau drafftio yn werthfawr ar gyfer grantiau cymhleth.
Mae angen i delerau ac amodau gynnwys y pethau gofynnol canlynol;
- Nodi a yw ceisiadau ar sail 'adenillion a thaliadau' (arian parod) neu ar sail 'incwm a gwariant' (croniadau). Ar wahân i amgylchiadau eithriadol, dylid defnyddio incwm a gwariant oherwydd bydd y rhan fwyaf o gyrff yn paratoi eu cyfrifon ar y sail hon.
- Nodi unrhyw driniaeth gyfrifyddu benodol sydd ei hangen (e.e. gorbenion, costau pensiwn, asedau sefydlog a darpariaethau) a ddylai gydymffurfio ag arfer cyfrifyddu priodol.
- Rhoi diffiniadau clir o wariant cymwys, wedi'u hategu fel y bo angen gan ganllawiau pellach yn esbonio amcanion y polisi er mwyn rhoi canllaw clir i dderbynyddion ar sut i ddefnyddio arian grant.
- Esbonio beth y mae angen i dderbynyddion ei wneud i ddangos eu bod wedi cydymffurfio â thelerau penodol (e.e. os bwriedir i'r grant ariannu gwariant 'ychwanegol', mae angen i'r amodau nodi'r llinell sylfaen a ddefnyddir i fesur y gwariant ychwanegol hwn.
- Os caiff y grant ei dalu ar sail perfformiad (er enghraifft, nifer y bobl a hyfforddwyd), nodi'r amodau y mae angen eu bodloni cyn y pennir bod digwyddiad wedi digwydd neu fod tasg wedi'i pherfformio'n ddigonol.
- Nodi ar ba sail y caiff grant ei dalu, er enghraifft, sut y caiff canran cyfradd grant ei chymhwyso i wariant cymwys.
- Nodi faint o grant sydd ar gael neu ar ba sail y caiff ei gyfrifo, gan gynnwys trefniadau cymeradwyo a throsglwyddo.
- Nodi pwy sy'n atebol am arian cyhoeddus mewn trefniadau partneriaeth (er enghraifft, i'w ad-dalu mewn achos o ddiffyg talu), yn arbennig, cyfrifoldebau'r prif bartner a phartneriaid eraill.
- Nodi safonau gofynnol ar gyfer dogfennaeth.
- Cwmpasu'r trefniadau ar gyfer delio â gordaliadau a gwallau, ac amgylchiadau eraill lle y gellid gwobrwyo neu gosbi perfformiad.
Cadwch lygad ar faterion penodol ynglyn â datblygu cynaliadwy a hawliau cyfartal i sicrhau bod eich telerau ac amodau wedi'u diweddaru.
Dychwelyd I frig y dudalen
Sut y caf dderbyniad ysgrifenedig?
Rhaid i chi sicrhau bod yr ymgeisydd yn derbyn y llythyr cynnig a'r telerau a'r amodau yn llawn ac yn ysgrifenedig cyn y caiff unrhyw grant ei dalu. Yn aml y ffordd hawsaf o wneud hyn fydd cynnwys ffurflen dderbyn gyda'ch llythyr cynnig.
Dychwelyd I frig y dudalen
A yw dogfennau fy Nghanllawiau Cynllun yn addas at y diben?
Ar gyfer grantiau gwerth uchel a chymhleth, mae'n arfer da cyhoeddi Canllawiau Cynllun yn nodi eich canllawiau manwl ar sut y dylai derbynyddion reoli eich grant. Efallai y byddant yn cynnwys canllawiau ar weithdrefnau ariannol (cyfrifyddu, cyllidebu, stociau, a rhestrau eiddo), gwaith rheoli a gweinyddu cyffredinol, caffael, cynllunio i'w gyflwyno a gweithio mewn partneriaeth. Efallai y bydd hefyd yn nodi rheolaethau mewnol disgwyliedig a chyfrifoldebau Rheolwr a Chydlynydd Prosiect y derbynnydd.
Bydd hyn yn eich helpu i ddwyn derbynyddion i gyfrif os bydd unrhyw amheuaeth yn y dyfodol o reolaeth wael neu anghysondebau oherwydd gallwch gyfeirio at y safonau clir a ddisgwylir gan dderbynyddion.
Dychwelyd I frig y dudalen
A yw fy Ffurflen gwneud cais(ac unrhyw ddatganiad terfynol) yn addas at y diben?
Mae angen ystyried trefniadau gwneud cais fel rhan annatod o'ch cynllun. Mae'r gwaith o baratoi ceisiadau yn aml yn amlygu amwysedd neu ansicrwydd o ran y telerau a'r amodau sylfaenol y dylid mynd i'r afael â hwy - efallai y bydd angen i dderbynyddion gasglu gwybodaeth benodol neu gadw cofnodion mewn ffordd na fyddai wedi bod yn amlwg fel arall ond a fydd yn allweddol o ran dangos y defnydd priodol o arian neu fod amcan eich polisi wedi'i gyflawni.
Y ffurflen gwneud cais yw eich prif ffordd o gasglu'r wybodaeth sydd ei hangen arnoch i ddangos y caiff eich grantiau eu defnyddio'n briodol. Bydd yn cynnwys tystysgrif y derbynnydd a, lle y bo'n briodol, dystysgrif yr archwilydd, er mwyn rhoi sicrwydd i chi bod yr arian wedi'i ddefnyddio at y diben a fwriadwyd ac yn unol â'ch telerau a'ch amodau.
Dylid cynllunio ffurflenni gwneud cais yn ofalus er mwyn casglu'r wybodaeth sydd ei hangen i gyfrifo hawl i gael grant. Dylai ffurflen gwneud cais:
- nodi rhif cyfeirnod fel y gellir ei adnabod fel cais interim neu derfynol priodol;
- cynnwys strwythur rhesymegol hawdd ei ddefnyddio, gan gasglu gwybodaeth berthnasol mewn adrannau penodol a darparu celloedd â disgrifiadau manwl a lle i ysgrifennu'n glir.
- gofyn am wybodaeth angenrheidiol yn unig ac eithrio gwybodaeth sy'n amherthnasol i gyfrifo hawl i gael grant;
- cyfrifo hawl i gael grant;
- gofyn am ddata amcangyfrifedig enwol;
- bod yn glir am sail y wybodaeth a nodir megis incwm a gwariant, symiau cymeradwyo neu wariant gwirioneddol, ‘cyfanswm gwariant’ neu ‘wariant cymhwyso’;
- bod wedi'i hategu gan nodiadau canllaw amserol a defnyddiol gan groesgyfeirio'n glir at gynnwys y ffurflen a dogfennau eraill y cynllun a chynnwys eu disgwyliadau o ran yr ymdrech y mae angen i dderbynyddion ei wneud i sicrhau cywirdeb y ffigurau;
- cynnwys tystysgrifau priodol ar gyfer y prif swyddog cyllid a'r archwilydd;
- dilyn trefniadau trosglwyddo priodol er mwyn osgoi oedi gormodol;
- cael ei chwblhau a'i hardystio'n unol ag amserlen benodol, gyda swm priodol wedi ei gadw yn ôl i annog ymgeiswyr i'w chyflwyno'n brydlon.
Yn aml bydd y ffurflen gwneud cais yn dangos y grant a gymeradwywyd, gwariant hyd yma, amcangyfrif o wariant yn y dyfodol a chynnydd yn erbyn cerrig milltir perfformiad.
Dychwelyd I frig y dudalen
Sut y byddaf yn gwneud taliadau?
Peidiwch â gwneud unrhyw daliad i dderbynnydd nes y bydd wedi derbyn y llythyr cynnig a'i delerau ac amodau yn glir ac yn ysgrifenedig!
Dylai fod yn ofynnol i geisiadau gael eu gwneud yn rheolaidd (yn fisol, yn chwarterol neu'n flynyddol); neu ar adegau allweddol o'r prosiect; neu wrth gyflawni canlyniadau.
Ni ddylid gwneud taliadau 'cyn bod angen' er bod 'Cytundeb' gyda'r sector gwirfoddol sy'n caniatáu i randaliadau gael eu talu cyn gwario ar yr amod bod y derbynnydd wedi derbyn y llythyr cynnig a bod atebolrwydd a sicrwydd am y symiau a gaiff eu gwario yn nes ymlaen.
Gellir talu grantiau syml a bach iawn i unigolion mewn un rhandaliad, ond fel arfer caiff pob grant arall ei dalu'n unol â'r ffurflenni gwneud cais a baratowyd, a ardystiwyd ac a gyflwynwyd gan dderbynyddion (a, lle bo angen, a ardystiwyd gan archwilydd neu gyfrifydd annibynnol hefyd)
Efallai y bydd angen i dderbynyddion ddarparu dogfennau gwreiddiol (anfonebau ac ati) gyda ffurflenni gwneud cais os na fydd angen ardystiad archwilydd.
Dychwelyd I frig y dudalen
A fyddaf yn cadw symiau yn ôl?
Mae'n arfer da cadw cyfran fach o'r grant (5-10 y cant efallai) hyd nes y cewch y dystysgrif derfynol gan yr archwilydd ac unrhyw adroddiad cloi - mae hyn yn eich diogelu ymhellach.
Mae'n annog derbynyddion i gydymffurfio â'ch telerau a'ch amodau ac yn diogelu'r corff sy'n talu os bu unrhyw achos o orhawlio ar gam neu'n fwriadol.
Dychwelyd I frig y dudalen
Sut y byddaf yn rheoli fy nghyllideb - a yw 'system broceru' yn ddymunol?
Dylid monitro gwariant yn erbyn y gyllideb a phroffil o'r gwariant a ddisgwylir.
Dychwelyd I frig y dudalen
Sut y byddaf yn monitro cynnydd?
Mae angen monitro cynnydd er mwyn sicrhau bod y cerrig milltir a'r targedau perfformiad yn cael eu cyflawni; bod arian yn cael ei wario fel y cytunwyd; ac i roi rhybudd cynnar o berfformiad gwael (fel y gellir ymyrryd yn gyflym ac yn effeithiol os oes angen).
Dylai cwmpas ac amlder gwaith monitro fod yn gymesur â maint, natur a sensitifrwydd eich grant a hanes ac amgylchiadau'r derbynyddion.
Os oes arian cyfatebol yn cael ei roi, dylid cydweithio â chyllidwyr eraill a rhannu gwybodaeth i leihau'r baich biwrocrataidd i bawb.
Dylid ei gwneud yn ofynnol i bob derbynnydd fonitro ei gynnydd ei hun a darparu adroddiadau cynnydd i chi mewn fformat a ragbennwyd yn unol ag amserlen benodedig.
Yng ngoleuni'r adnoddau sydd ar gael i chi, dylech ystyried pwy a gaiff ei fonitro, pryd y caiff hyn ei wneud a pha ffactorau a ystyrir. Gall y rhain gynnwys:
- materion ariannol (e.e. gwariant yn erbyn cyllideb, faint o arian cyfatebol a chyfraniadau o fath arall a ddarperir mewn gwirionedd, statws 'gweithredol' parhaus y derbynnydd, a dichonoldeb y prosiect a'i werth am arian);
- perfformiad gwirioneddol yn erbyn cerrig milltir neu dargedau cyflawniad ;
- cydymffurfiaeth gyffredinol â thelerau ac amodau a chanllawiau eraill (e.e. cymhwysedd y gwariant y gwneir cais amdano, taliadau i bartneriaid a thrydydd partïon, hysbysiad o orwariant, cytundebau trosglwyddo, cadw dogfennau a llwybrau archwilio).
Gallwch ddewis ymweld â phrosiectau neu archwilio gweithgareddau ac asedau cyn cymeradwyo unrhyw gais terfynol am daliad.
Os ydych yn gweithio gyda chyllidwyr eraill, cyfunwch drefniadau monitro pawb dan sylw neu eu safoni fel nad yw'r baich yn ormod i'r derbynyddion a gallant ganolbwyntio ar gyflawni eich prosiect!
Fel arfer da ychwanegol, cynhaliwch asesiadau risg fel rhan o'r gwaith monitro. Mae hyn yn cynnwys nodi'r risgiau allweddol a wynebir (neu y gellir eu hwynebu) a'r camau unioni sy'n cael eu cymryd i fynd i'r afael â hwy.
Bydd gwaith monitro yn rhoi gwybodaeth i chi am yr hyn sy'n gweithio a'r hyn nad yw'n gweithio - i'ch helpu i gynllunio unrhyw ddatblygiadau yn y dyfodol i fireinio eich cynllun. Mae gwaith monitro effeithiol yn sicrhau:
- y caiff data priodol ei gasglu, ei ddadansoddi a'i gofnodi;
- y caiff lefelau gweithgaredd a pherfformiad eu nodi;
- bod gwybodaeth reoli gywir ar gael er mwyn gwneud penderfyniadau.
Mewn unrhyw achos, bydd gofynion gorfodol ar gyfer monitro'r prosiect os bydd Cronfeydd Strwythurol y CE yn cefnogi prosiect.
Dychwelyd I frig y dudalen
Sut y gallaf weithredu gwerthusiad yn y cyfamser?
Ewch yn ôl at eich cynllun gwerthuso y gwnaethoch ei baratoi yn ystod y camau cyntaf a sicrhewch bod eich gofynion monitro ac adrodd yn ddigonol ar gyfer casglu’r wybodaeth sydd ei angen arnoch.
Dychwelyd I frig y dudalen
Sut y byddaf yn delio â throsglwyddiadau, newidiadau a llithriad?
Bydd angen cyfiawnhau unrhyw newid i'ch llythyr cynnig a chytuno arno yn ysgrifenedig ymlaen llaw. Dylai eich telerau a'ch amodau bennu'r gweithdrefnau i'w dilyn.
Efallai y bydd angen gwneud newidiadau os bydd blaenoriaethau annisgwyl yn codi, os na chaiff arian ei wario fel y bwriadwyd, neu os bydd oedi wrth gyflawni'r prosiect.
Dychwelyd I frig y dudalen
Sut y byddaf yn delio â pherfformiad gwael?
Datblygwch weithdrefn glir a chadarn i ddelio ag unrhyw achos o dorri amodau, gan ystyried yr hyn y bwriadwch ei gyflawni drwy wneud hyn. Mae angen delio ag achosion o dorri amodau yn effeithiol - ond hefyd yn deg ac yn sensitif.
Os yw'r gyfradd gwariant neu'r cynnydd tuag at gyflawni'r cerrig milltir wedi llithro, dylid gofyn am esboniad llawn gan y derbynnydd.
Os na ddarperir gwybodaeth neu ddogfennau ar amser ac o safon dderbyniol, ystyriwch atal taliadau pellach, neu adennill y grant os yw eich telerau a'ch amodau wedi'u torri'n ddifrifol.
Dychwelyd I frig y dudalen
Sut y byddaf yn rhannu pryderon â chyllidwyr eraill?
Dylid rhannu pryderon â chyllidwyr eraill a chydweithwyr sy'n rhoi grantiau eraill i'r derbynyddion rydych yn eu noddi - mae cronfa ddata grantiau yn werthfawr iawn yn hyn o beth.
Dychwelyd I frig y dudalen
|
