| Beth am edrych ar yr hyn sydd angen i chi feddwl amdano pan fydd eich cynllun grant wedi aeddfedu.
Ar ôl cwblhau ariannol, fel arfer bydd angen i’r hawliad terfynol neu’r datganiad o wariant cael ei ardystio’n annibynnol.
Defnyddiwch y cwestiynau isod i’ch helpu. Cliciwch ar bob cwestiwn i weld ein hateb sy’n amlinellu:
- lleiafswm y pethau y dylech fod yn eu gwneud;
- y camau ychwanegol sy’n arfer da y gallwch eu hystyried;
- y buddiannau a ddylai ddod i chi yn sgil arfer da!
|
Sut fyddaf yn gwneud setliadau terfynol?
Dylech ddelio’n brydlon â hawliadau ardystiedig ac, yn fwyaf arbennig, gyda thystysgrifau cymwys. Bydd peidio â gwneud hynny’n tanseilio’r holl broses ac yn bwrw amheuaeth dros bwrpas ceisio cael sicrwydd yn y lle cyntaf.
Dylid gwirio hawliadau i sicrhau eu bod yn ddilys, yn dderbyniol ac yn cynnwys yr ardystiadau angenrheidiol.
Dychwelyd I frig y dudalen
Sut mae sicrwydd yn cael ei roi (e.e. gan archwilwyr)?
Bydd hyn yn golygu un ai:
- yn achos y rhan fwyaf o gyrff y sector cyhoeddus, cytuno gyda chyfarwyddyd ardystio gyda Swyddfa Archwilio Cymru;
- yn achos grantiau’r sector masnachol a gwirfoddol a lleiafrif o gyrff o’r sector cyhoeddus, bydd yn golygu cyhoeddi gweithdrefnau diffiniedig/llythyrau ymgysylltu i archwilwyr eraill.
Yn achos hawliadau wedi’u hardystio o dan drefniadau Archwilydd Cyffredinol Cymru, mae Swyddfa Archwilio Cymru’n cyhoeddi cyfarwyddyd ardystio (CA) penodol i’w archwilwyr a’i gontractwyr penodedig eu dilyn. Mae hyn yn amlinellu’r prif delerau ariannol allweddol ar gyfer y grant, mae’n cynghori archwilwyr ynghylch y dogfennau cyfeirio y bydd angen iddynt gyfeirio atynt; a rhestr o brofion y mae’n rhaid iddynt eu cynnal. Mae’n cadarnhau hefyd pa ddogfen sydd i gael ei hardystio a sut a phryd y dylid ei chyflwyno i’r corff talu. Mae angen i gyrff talu grantiau gytuno ynghylch y CA gyda Swyddfa Archwilio Cymru cyn bod yr olaf yn gallu ei roi i archwilwyr a bod y gwaith ardystio’n dechrau.
Dychwelyd I frig y dudalen
Sut fyddaf yn olrhain archwiliadau hwyr?
Dylid cael trefniadau pendant ar gyfer delio â’r bobl hwyr nad ydynt yn ymateb erbyn y dyddiad cau. Dylai cyrff talu gadw cofrestr o dderbynwyr y mae disgwyl iddynt gyflwyno hawliadau a dylid monitro eu derbyn a’u prosesu. Dylid olrhain hawliadau hwyr, yn enwedig os oes angen tystysgrif archwilydd - rhag ofn bod arian wedi cael ei gamddefnyddio a bod hynny’n cael ei guddio.
Dychwelyd I frig y dudalen
Sut fyddaf yn rheoli estyniadau?
Os yw’r derbynnydd yn methu cyflwyno eu hawliad ardystiedig erbyn y dyddiad cau, ni fyddant wedi cydymffurfio’n llawn â’ch telerau a’ch amodau. I atal hyn, gall y derbynnydd ofyn i chi ganiatáu mwy o amser iddynt i drefnu i gyflwyno tystysgrif yr archwilydd.
Bydd nifer o ffactorau’n dylanwadu ar eich ymateb i gais o’r fath, gan gynnwys record a pherfformiad y derbynnydd yn y gorffennol, y wybodaeth a gawsoch yn sgil gwaith monitro diweddar, ac unrhyw beth y gallwch ei ddarganfod ar y gronfa ddata grantiau.
Fel arfer da ychwanegol, gall hefyd fod yn werth gael cyfeirnod credyd cyflym.
Os byddwch yn caniatáu estyniad, dylech gael rheswm bob amser dros dderbyn cais yr ymgeisydd, edrych arno’n ofalus, ac yna’i gadarnhau’n ysgrifenedig gan nodi’r dyddiad cau newydd yn eglur. Bydd rhaid i’r derbynnydd dderbyn unrhyw ganlyniadau eraill sy’n deillio o ardystio hwyr fel sydd wedi’u rhoi yn eich telerau ac amodau.
Dychwelyd I frig y dudalen
Sut fyddaf yn olrhain amheuon archwilwyr?
Dylech ddatrys unrhyw ansicrwydd sydd gennych am gynnwys hawliadau ardystiedig. Dylech brosesu newidiadau’n ofalus a hysbysu’r derbynwyr ar unwaith os oes angen ymchwilio ymhellach i unrhyw newidiadau cyn eu derbyn.
Yn yr un modd, dylid delio â materion mewn llythyrau amheuaeth yn brydlon ac effeithiol. Dylech:
- ystyried pob un ohonynt a delio â materion mewn ffordd gyson;
- penderfynu sut i weithredu ar y ffeithiau a roddwyd;
- ei gwneud yn ofynnol i dderbynwyr gadarnhau’r gwersi a ddysgwyd a’r camau cywiro a gymerwyd;
- ystyried a ddylai’r derbynnydd gyflwyno unrhyw wybodaeth/dogfennau pellach i chi;
- ystyried a oes angen i’r archwilydd wneud unrhyw waith pellach;
- ystyried a ddylid adennill unrhyw ordaliad grant a/neu ohirio taliadau’r dyfodol;
- ystyried unrhyw gamau eraill sydd angen i’ch cydweithwyr eu cymryd.
Fel arfer da ychwanegol, os yw amodau’n awgrymu y dylid diwygio eich telerau ac amodau i sicrhau mwy o eglurder neu i ddileu amwysedd, dylid gwneud hyn.
Bydd hyn yn helpu i leihau’r tebygolrwydd o amheuaeth yn y dyfodol a bydd yn cynorthwyo pawb i weinyddu grantiau yn y dyfodol.
Dychwelyd I frig y dudalen
|
