| Gadewch i ni ystyried yr hyn y bydd angen i chi feddwl amdano pan ddaw eich grant i ben.
Mae proses a reolir yn dda yn lleihau effaith dod â'ch grant i ben a bydd yn ategu sefydlogrwydd a chynaliadwyedd y prosiectau a gefnogir yn y tymor hir. Mae hefyd yn helpu i nodi'r hyn a oedd yn gweithio'n dda a'r hyn nad oedd yn gweithio'n dda fel y gellir cofio neu ddysgu gwersi ar gyfer y dyfodol. Ac efallai y byddwch am osod rhwymedigaethau parhaus ar dderbynyddion i ddiogelu buddiant y cyhoedd mewn asedau gwerthfawr y telir amdanynt gan eich grant (neu eu gallu i'w cael).
Defnyddiwch y cwestiynau isod fel awgrymiadau. Cliciwch ar bob cwestiwn i weld ein hateb sy'n nodi:
- y pethau gofynnol y mae'n rhaid i chi eu gwneud;
- y camau ychwanegol ar gyfer arfer da y gallwch eu hystyried;
- y manteision y dylai arfer da eu cynnig i chi!
|
Sut y gallaf sicrhau cynllun olynol a'i gyflwyno?
Ceisiwch gynllunio mewn da bryd ar gyfer sefyllfaoedd gwahanol.
Dylid gweithredu'r strategaeth ymadael a nodwyd pan gynlluniwyd y grant ar y dechrau - ynghyd ag unrhyw weithdrefnau olynol a nodwyd yng nghais y derbynnydd.
Dylid lledaenu canfyddiadau'r gwerthusiad yn briodol ac ystyried unrhyw wersi a ddysgwyd wrth roi grantiau yn y dyfodol.
Dychwelyd I frig y dudalen
Sut y byddaf yn gwerthuso fy nghynllun yn y pen draw - ac yn cynnwys rhanddeiliaid?
Mae gwerthuso yn rhan allweddol o'r broses o gynllunio a chyflawni cynlluniau a phrosiectau - ni ddylid ond ei ystyried ar y diwedd. Mae'n ystyried ac yn mesur 'llwyddiant' (neu fethiant) eich cynllun neu brosiect yn erbyn cyfres o feini prawf perfformiad i ganfod:
- a yw'r amcanion wedi'u cyflawni;
- beth oedd allbynnau, canlyniadau ac effeithiau'r gweithgareddau a gynhaliwyd;
- beth oedd y gost.
Yn wir, dylech fod eisoes wedi cynllunio eich cynllun gwerthuso pan ddechreuoch eich rhaglen a gallech eisoes fod wedi gweithredu gwerthusiad yn y cyfamser.
Dylai pob gwerthusiad o gynlluniau â chymorth grant gynnwys gwerthusiad o'r prosiect yn erbyn y meini prawf cymhwysedd datblygu cynaliadwy. Mae hyn yn gyfle da i ddangos arfer da o ran datblygu cynaliadwy.
Dylid gwerthuso pob cynllun ar ôl iddo ddod i ben - a dylid gwerthuso pob cynllun peilot neu gynllun hir yn rheolaidd. Mae'r broses werthuso yn eich galluogi i ddefnyddio gwybodaeth fonitro a gwybodaeth arall i wneud penderfyniadau am weithrediad a chyflawniadau eich cynllun. Bydd yn eich helpu chi a'r derbynyddion i ddysgu gwersi a all arwain at newidiadau a gwelliannau yn y dyfodol.
Ymhlith y cwestiynau allweddol i'w hystyried fel arfer bydd:
- i ba raddau y llwyddodd y cynllun i gyflawni ei nodau a'i amcanion?
- os bu diffyg sylweddol, pam ddigwyddodd hyn?
- a oes unrhyw beth arall y gellir ei ddysgu o'r cynllun (e.e. enghreifftiau o arfer da a sut y gellid osgoi peryglon yn y dyfodol)?
- beth y gellid ei wneud yn wahanol yn y dyfodol?
Gall rhywun annibynnol gynnal y gwerthusiad - ymgynghorwyr ac academyddion allanol efallai. Bydd y gwerthusiad yn dibynnu ar faint a natur y cynllun. Gallai'r dulliau gwerthuso gynnwys:
- ymchwil desg ar bolisi a chymharu â chynlluniau eraill;
- cyfweliadau ymchwiliol gyda buddiolwyr, rhanddeiliaid a rheolwyr prosiect;
- grwpiau ffocws;
- gweithdai;
- astudiaethau achos manwl;
- ffurflenni adborth;
- arolygon (drwy'r post, dros y ffôn neu wyneb yn wyneb).
Dylai gynnwys rhanddeiliaid hefyd.
Fel enghraifft o arfer da, dylech lunio cynllun gwerthuso. Bydd hwn yn nodi:
- ar ran pwy y cynhelir y gwerthusiad;
- pwy fydd yn cynnal y gwerthusiad (staff mewnol neu ymgynghorwyr/academyddion allanol);
- beth fydd yn cael ei werthuso;
- sut y caiff ei werthuso;
- pryd y cynhelir y gwerthusiad;
- y costau a'r gyllideb.
Dylai'r cynllun nodi cyfrifoldebau unigol am dasgau sy'n gysylltiedig â'r gwerthusiad e.e. rolau a chyfrifoldebau rheolwyr.
Dylai'r cynlluniau fod yn ddigon hyblyg fel y gellir eu hadolygu'n rheolaidd i sicrhau bod darpariaethau'n parhau'n ymarferol, yn ddealladwy ac yn deg. Lle y nodir diffygion mawr neu gyfleoedd ar gyfer gwelliant sylweddol, dylid unioni'r rhain neu eu rhoi ar waith yn ddi-oed. Fodd bynnag, ni ddylid gwneud gormod o addasiadau yn ystod y flwyddyn (yn enwedig lle na fyddent yn cael effaith berthnasol ar y ffordd y mae derbynyddion yn gweithredu cynllun neu ar eu hawl).
Ar ddiwedd y gwerthusiad, ystyriwch ba welliannau y gellir eu gwneud i'r cynllun (e.e. o ran ei ffurf neu ei ddulliau cyflawni) er mwyn goresgyn rhwystrau ac anawsterau a rhoi'r opsiynau gorau ar waith yn y dyfodol. Nodwch bob enghraifft o arfer da a dysgwch wersi ar gyfer y dyfodol.
Lle bydd cynllun yn ategu prosiectau mawr, fel arfer bydd angen i chi werthuso'r rheini ar y cyd â'r gwaith gwerthuso a wneir gan dderbynnydd y grant.
Dychwelyd I frig y dudalen
Sut y byddaf yn rhannu arfer da?
Dylid cyhoeddi prosiectau llwyddiannus ac enghreifftiau o arfer da. Gellid gwneud hyn drwy dudalennau gwe ar y fewnrwyd, llyfrynnau, adroddiadau gwerthuso, sioeau teithiol, papurau mewn cyfnodolion proffesiynol ac erthyglau yn y wasg a chylchgronau masnach.
Dychwelyd I frig y dudalen
Sut y byddaf yn adennill gordaliadau/cyfranddaliadau o incwm yn y dyfodol neu elw o asedau a waredir?
Os bydd rhai materion a nodir yn eich telerau ac amodau yn gymwys o hyd ar ôl i'r arian ddod i ben, bydd angen i chi barhau â'r gweithgareddau monitro. Bydd hyn yn eich helpu i sicrhau bod yr asedau yn parhau i gael eu defnyddio at y dibenion y cytunwyd arnynt neu fod y corff talu yn derbyn ei ran briodol o'r incwm parhaus neu elw unrhyw asedau y cytunwyd i'w gwerthu (oherwydd gall gwerth tir ac adeiladau fod wedi cynyddu ers eu darparu'n wreiddiol).
Dychwelyd I frig y dudalen
A allaf uno'r cynllun hwn, neu gynllun olynol, â chynlluniau eraill?
Gan fod materion gweinyddu a biwrocratiaeth yn gysylltiedig â phob cynllun grant, dylech gadarnhau y gall cynllun presennol arall (neu uno, rhesymoli ac integreiddio cynlluniau eraill) fodloni eich amcanion. Efallai y bydd hyn yn eich galluogi i gynnig grantiau yn y dyfodol yn hawdd, yn gyflym a heb ormod o risg.
Edrychwch ar eich cynllun eto yng nghyd-destun polisïau ehangach eich sefydliad a'u cysylltedd i annog meddwl yn gydgysylltiedig.
Bydd hyn yn eich helpu i feddwl am syniadau a dulliau gweithredu newydd ac i nodi bylchau ac anghysondebau rhwng grantiau a chyfleoedd ar gyfer darpariaeth newydd neu well.
Dychwelyd I frig y dudalen
A wyf yn gwybod beth i'w wneud os oes amheuaeth o dwyll?
Dylech gyfeirio at lawlyfr staff eich cyflogwr ac unrhyw gyfarwyddiadau eraill a roddwyd i chi. Mae disgresiwn yn bwysig.
Fel arfer byddwch yn dweud wrth eich Rheolwr Llinell a fydd yn cysylltu ag eraill ac yn trefnu camau pellach, fel ymchwiliad neu gysylltu ag archwilwyr a'r heddlu.
Mae Archwilydd Cyffredinol Cymru yn 'berson penodedig' y gall cyflogeion penodol o'r sector cyhoeddus gysylltu ag ef am bryderon sydd ganddynt ynglyn â chynnal busnes yn briodol, gwerth am arian, twyll a llygredd o ran darparu gwasanaethau cyhoeddus. Nodir ei rôl yn Neddf Dadlennu Buddiant Cyhoeddus 1998 ac mae llyfryn Swyddfa Archwilio Cymru’ ar 'chwythu'r chwiban' ar gael yma.
Dychwelyd I frig y dudalen
Pryd y dylid atal, terfynu neu adennill grant?
Dylai eich telerau ac amodau nodi amgylchiadau penodol lle y gellir addasu, terfynu neu adennill taliadau grant.
Mae angen i chi gynnal prosesau rheoli a monitro gweithredol a chadarn er mwyn nodi:
- achosion o lithriant a thangyflawni;
- problemau cyllidebol fel gorwariant neu danwariant;
- rheolaeth a gweinyddiaeth wael gan dderbynyddion;
- cofnodion a chyfrifon gwael;
- anawsterau ariannol (e.e. problemau o ran llif arian parod, problemau credyd, ad-daliadau dyledion)
- achosion o gaffael neu gontractio annoeth neu ar frys;
- ansawdd gwael gweithgareddau prosiect;
- achosion o gamddefnyddio grantiau ac asedau;
- achosion o beidio â darparu gwybodaeth am berfformiad nac adroddiadau cynnydd;
- newidiadau mewn risgiau (e.e. colli arian cyfatebol, partneriaid yn tynnu'n ôl, tensiynau mewn partneriaeth);
- unrhyw achos o dorri telerau ac amcanion allweddol.
Ystyriwch pa gamau y dylech eu cymryd i sicrhau y caiff materion eu hunioni ac y diogelir eich arian. Gall hyn gynnwys
- atal taliadau nes y caiff problemau eu datrys neu nes bod cynllun adennill credadwy ar waith;
- ailbroffilio grantiau mewn cyfnodau diweddarach;
- lleihau faint o grant a gynigir;
- terfynu grantiau;
- adennill rhywfaint o'r grant a dalwyd eisoes neu'r cyfan.
Dychwelyd I frig y dudalen
|
