Mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Tor-faen wedi datblygu protocol grantiau, sy’n rhoi fframwaith i swyddogion i weinyddu a rheoli eu cynlluniau cymorth grant. Mae’n brotocol sydd ar waith gyda nifer o brosesau i sicrhau bod y broses o redeg ac ardystio grantiau’n cael ei rhedeg yn esmwyth gan Swyddfa Archwilio Cymru.

Y buddiannau/canlyniadau positif sydd wedi deillio ohono

Mae prif bwyslais y cynllun ar rôl y Cydlynydd Grantiau, sy’n gweithredu fel pwynt cyswllt canolog rhwng swyddogion yr awdurdod ac archwilwyr Swyddfa Archwilio Cymru. Mae’r rôl yn enghraifft o arfer da gan fod y swyddog yn gyfrifol am gydlynu’r ymdrech rhwng yr awdurdod a Swyddfa Archwilio Cymru o ran ardystio ceisiadau am grant.

Mae’n helpu i sicrhau bod y broses ardystio’n gweithredu’n fwy effeithiol, ei bod yn llwyddo i ymateb erbyn dyddiadau cau a bod ymholiadau’n cael eu datrys mewn ffordd fwy amserol.

Ategu ffactorau llwyddiant critigol

Mae’r cynllun yn cynnwys nifer o elfennau sy’n cyfrannu at ei lwyddiant cyffredinol, sy’n golygu ei fod yn enghraifft dda o arfer da. Amlinellir y rhain isod:

• Mae gan yr awdurdod Gydlynydd Grantiau penodedig sy’n gweithredu fel prif bwynt cyswllt Swyddfa Archwilio Cymru, ac mae’n cysylltu ag uwch gyfrifyddion yn ystod yr archwiliad neu os oes oedi cyn derbyn hawliadau am grantiau.
• Mae uwch gyfrifydd yn cael ei aseinio ar gyfer pob un o feysydd gwasanaeth yr awdurdod, sy’n cadw mewn cysylltiad â swyddogion o ran paratoi hawliadau grant a choladu defnyddiau i’w hategu.
• Mae’r awdurdod wedi datblygu cronfa ddata o grantiau, sy’n cael ei chynnal gan y Cydlynydd Grantiau. Mae gwybodaeth yn cael ei bwydo i’r gronfa ddata (trwy’r Cydlynydd Grantiau) gan uwch gyfrifyddion a swyddogion eraill.
• Mae’r Cydlynydd Grantiau a chynrychiolwyr Swyddfa Archwilio Cymru’n cwrdd yn fisol i groesgyfeirio cronfa ddata grantiau’r awdurdod gyda’r mynegai a gyhoeddir gan Swyddfa Archwilio Cymru er mwyn sicrhau cysondeb.
• Mae’r awdurdod wedi datblygu rhestr wirio gyflwyno safonol sy’n cael ei chwblhau a’i hamgáu gyda phob ffeil grant sy’n cael ei throsglwyddo i Swyddfa Archwilio Cymru i gael ei hardystio. Rhaid iddi wedyn gael ei chadarnhau gan swyddog i ddatgan bod yr holl bapurau gwaith gofynnol wedi’u cynnwys, a bod y cais wedi’i wirio.

Enw: David Lilly (Chief Accountant)
E-bost: David.Lilly@torfaen.gov.uk
Ffôn: 01495 766105