|
Mae'n ofynnol i unigolion roi rheswm os byddant yn absennol o'r gwaith am unrhyw gyfnod. Heb wybod achos yr absenoldeb, efallai y bydd rheolwyr yn methu â chyflawni eu dyletswydd gofal i'r cyflogai sy'n dychwelyd. Mae unrhyw bolisi neu weithdrefn sy'n sicrhau nad yw rheolwr fel arfer yn dod i wybod am y rheswm dros absenoldeb unigolyn o ganlyniad i faterion cyfrinachedd yn debygol o gyflwyno risgiau mwy mewn perthynas â methu â chyflawni dyletswydd gofal (gweler www.unison.org.uk/acrobat/12879.pdf ).
Gall gwybodaeth a ddarperir gan y cyflogai gael ei rhannu â rheolwyr i'r graddau ei bod yn angenrheidiol iddynt gyflawni eu rôl reoli. Ni ddylid cyhoeddi unrhyw 'gynghreiriau' o gofnodion unigol a dylai rheolwyr fod yn ymwybodol o natur sensitif cofnodion salwch ac anafiadau. (Ffynhonnell: Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, Cod Diogelu Data Arferion Cyflogaeth, adran 2.3.4 http://www.ico.gov.uk/upload/documents/library/data_protection/practical_application/coi_html/english/employment_practices_code/part_2-employment_records_2.html )
Mae Deddf Diogelu Data 1988 yn ei gwneud yn ofynnol bod unrhyw ddata a ddarperir yn ddigonol, yn berthnasol ac nad yw'n ormodol i'r diben. Felly, mae'n arfer da nodi ar y ffurflen hunanardystio ac yn y dogfennau polisi perthnasol y caiff y wybodaeth a ddarperir ei chasglu ac efallai y'i defnyddir gan reolwyr llinell/arweinwyr tîm i lywio adolygiadau neu gynadleddau achos ar bresenoldeb yn y dyfodol, er bod y ffocws ar bresenoldeb yn golygu nad yw'r rhesymau meddygol manwl yn aml yn rhan o ystyriaethau o'r fath.
Mae gwybodaeth ddefnyddiol ac awdurdodol am gasglu a storio data meddygol ar gael o Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth http://www.ico.gov.uk/Home/for_organisations/topic_specific_guides/employment.aspx.
|
