Beth oedd y broblem?

O ganlyniad i systemau gweinyddu ariannol gwael, roedd cofnodion yn anghyflawn ac yn anghywir.

Beth a ddigwyddodd?

Ni chadwodd Cyngor P unrhyw gofnodion ar gyfer ei gyfarfodydd am dair blynedd. Felly, ni allai ddangos ei fod wedi cymeradwyo unrhyw daliadau yn ystod y cyfnod hwnnw. Nid oedd y taliadau a wnaed gan y cyngor wedi'u hategu gan ddogfennaeth ddigonol.

Yn ogystal, ni pharatodd y Cyngor ei gyfrifon blynyddol am dair blynedd, ac nid oedd wedi penodi archwilydd mewnol.

Beth oedd yr effaith/beth allai fod yr effaith?

Methodd y Cyngor â chydymffurfio â Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio 2005 (fel y'u diwygiwyd), sy'n ei gwneud yn ofynnol:

• i'r cyfrifon blynyddol gael eu paratoi a'u cymeradwyo o fewn y terfyn amser statudol;  
• i system ddigonol o reolaeth fewnol gael ei chynnal.

Mae'n ofynnol cadw agenda a chofnodion ar gyfer cyfarfodydd gan Ddeddf Llywodraeth Leol 1972. I raddau helaeth, proses wael ar gyfer cadw cofnodion a dogfennaeth ategol annigonol oedd yn gyfrifol am achos o dwyll difrifol mewn Cyngor arall.

Pa welliannau y dylid eu gwneud?

Er mwyn sicrhau bod arian cyhoeddus yn cael ei weinyddu'n briodol, dylai'r aelodau:

• fod yn glir ynghylch eu cyfrifoldebau cyfreithiol o ran cadw dogfennau'r Cyngor; 
• bod yn glir ynghylch cyfrifoldebau'r clerc; 
• sicrhau bod Datganiadau Cyfrifon yn cael eu paratoi yn unol â deddfwriaeth; 
• sicrhau y caiff y broses o awdurdodi taliadau ei chofnodi; 
• mynnu bod adroddiad priodol yn cael ei gyflwyno ar sefyllfa a pherfformiad ariannol y cyngor ymhob un o'i gyfarfodydd;  
• sicrhau bod system archwilio mewnol effeithiol ar waith er mwyn cydymffurfio â deddfwriaeth.