Cynlluniau awgrymiadau staff sy'n bodoli mewn llawer o gyrff sector cyhoeddus a phreifat, ond yn aml nid ydynt mor effeithiol ag y bwriadwyd. Pan fydd cynlluniau awgrymiadau staff yn gweithio'n dda gallant wneud gwahaniaeth gwirioneddol i berfformiad. Gall syniadau gwael hyd yn oed gyfrannu weithiau at welliannau mewn gwasanaethau a chanlyniadau os cânt eu cyfuno â syniadau eraill neu eu mireinio. Yn ddiweddar, cynhyrchwyd rhaglen gan Channel 4 a oedd yn cynnwys cynllun effeithiol gan Sainsburys a roddodd amser i staff y siop ddatblygu syniad arloesol gyda chefnogaeth o frig y sefydliad drwy Justin King, y Prif Weithredwr.

Mae nifer o bwyntiau allweddol i'w cofio wrth ddatblygu cynllun awgrymiadau staff effeithiol. Y ffactor pwysicaf sy'n sicrhau llwyddiant yw ymgysylltu â chyflogeion a chanolbwyntio ar welliant yn hytrach nag arbedion cost:

• Ni ddylai cynlluniau syniadau gael eu harwain gan reolwyr. Mae'n gweithio'n fwy effeithiol os caiff syniadau eu cyflwyno i unigolyn canolog a fydd yn eu trosglwyddo i reolwr/rheolwyr priodol, a bydd yn rhaid i'r rhain gyflwyno ymateb sylweddol cyn dyddiad penodol, er enghraifft o fewn 28 o ddiwrnodau.
• Dylai rhaglenni adlewyrchu diwylliant y sefydliad i raddau ond nid yn ormodol, er enghraifft ni fyddai'n syniad da cynnal cynlluniau anhysbys, hyd yn oed mewn sefydliadau lle na cheir lefel uchel o ymddiriedaeth, oherwydd gall cynlluniau awgrymiadau droi'n gynlluniau cwyno yn gyflym.
• Dylai cynlluniau awgrymiadau fod yn hawdd iawn eu defnyddio; mae angen i gyrff sector cyhoeddus gael gwared ar fiwrocratiaeth yn gyfan gwbl er gwaethaf y demtasiwn i ddefnyddio dull mwy biwrocrataidd.
• Er eu bod yn cael eu defnyddio ar raddfa fawr, gall cynlluniau sy'n seiliedig ar raglen deledu 'Dragon's Den' achosi problemau. Er bod rheolwyr yn aml yn cael eu denu i ddefnyddio dulliau o'r fath, maent fel arfer yn fwy poblogaidd gyda hwy na staff rheng flaen. Gall fod yn ddull priodol mewn cwmnïau technegol iawn sy'n gwneud cynhyrchion newydd, ond nid yw mor effeithiol ar gyfer gwella prosesau a gwasanaethau.

Mae angen i sefydliadau arloesol fod yn sefydliadau dysgu sy'n gallu dabtlygu a thyfu o syniadau arloesol neu gynlluniau peilot nad ydynt yn gweithio cystal â'r rhai sy'n effeithiol. Mae angen systemau a phrosesau ar sefydliadau i werthuso cynlluniau peilot arloesol, i ddysgu gwersi sy'n ymwneud â'r syniad ei hun a gwersi mwy cyffredinol ar gyfer arloesedd sy'n deillio o'r broses arloesi. Mae'r ffactorau allweddol y dylid eu hystyried ar gyfer datblygu systemau a phrosesau i ddysgu o arloesedd yn cynnwys:

• dysgu parhaus yn ystod y broses o brofi/arloesi yn ogystal â gwerthuso ar ddiwedd y cam profi neu'r prosiect;
• dysgu am sut i arloesi'n effeithiol a phennu a oedd y gwaith arloesi neu'r cynllun peilot yn llwyddiannus ynddo'i hun;
• annog dysgu dwy ddolen sy'n herio arferion neu ddaliadau sylfaenol yn ogystal â dysgu un ddolen sy'n dysgu gwersi ac yn cywiro materion sy'n berthnasol i'r cynllun peilot neu'r gwaith arloesi penodol; efallai y bydd y gwersi hyn yn gyffredinol yn fwy perthnasol i gyrff sector cyhoeddus eraill, partneriaid neu rannau eraill o'r sefydliad;
• yr angen i weithio nôl o ganlyniadau a fwriedir; ar ddechrau'r prosiect arloesi neu gynllun prosiect mae'n bwysig cael eglurder o ran y canlyniadau y bwriedir eu darparu yn ogystal â mesurau o lwyddiant i fesur y canlyniadau yn eu herbyn, gan gynnwys mesurau dros dro os yw'r canlyniadau’n rhai hirdymor; ar y dechrau, byddai hefyd yn syniad da ystyried natur y gwaith arloesi a'r gwersi corfforaethol neu sefydliadol y gallai'r cynllun peilot neu'r gwaith arloesi eu cefnogi;
• yr angen i rannu dysgu am arloesedd yn y sefydliad, yn arbennig i ddeall a lledaenu gwersi am yr hyn sy'n gweithio a'r hyn nad yw'n gweithio yn ogystal â pham a phryd y gallai dulliau penodol o arloesi fod yn effeithiol;
• yr angen i gofnodi canlyniadau’r gwerthusiad, boed yn brosiectau peilot neu'n waith arloesi arall, a dadansoddi'r canlyniadau hyn mewn ffordd systematig gan gyfleu'r canlyniadau yn glir a chymryd camau cadarn i sefydlu'r gwersi a ddysgwyd mewn systemau a phrosesau corfforaethol ehangach.

Dylai sefydliadau sector cyhoeddus, fel mater o drefn, gael systemau cadarn i drafod a deall barn dinasyddion a defnyddwyr gwasanaethau ar y gwasanaethau a ddarperir a pherfformiad ehangach; dylai gwaith ymchwil o'r fath i'r farchnad fod yn ffynhonnell hanfodol o wybodaeth i gefnogi arloesedd a ffyrdd newydd o weithio.

Yn ogystal â phrosesau cadarn i nodi'r gwersi a ddysgwyd o arloesi, mae angen i sefydliadau arloesol gael systemau effeithiol i sganio'r amgylchedd allanol am syniadau, enghreifftiau o arfer da a dysgu a rennir. Mae'r Rhyngrwyd yn ddull hawdd o gyfnewid syniadau a chyd-gynhyrchu, ond hefyd ceir cyfleoedd sylweddol i ddysgu drwy adolygiad cymheiriaid, ymweliadau a mathau eraill o ddigwyddiadau neu gyhoeddiadau yn ymwneud â dysgu a rennir. Yn arbennig, awgryma Mulgan ac Albury (2003) y dylai sefydliadau ystyried sganio, rhwydweithio, meincnodi a bod yn agored i heriau gan:

• arolygiadau ac archwiliadau;
• canfyddiadau ymchwil;
• technoleg newydd;
• sefydliadau eraill;
• sectorau eraill;
• gwledydd eraill.

Mae'r prosesau rheoli risg yn elfen bwysig o arloesedd mewn cyrff sector cyhoeddus; mae risgiau gwleidyddol, cyhoeddus a rhai sy'n ymwneud â'r cyfryngau yn gysylltiedig ag arloesedd, yn arbennig lle creffir ar fethiannau canfyddedig a'u beirniadu; mae gwaith arloesi mwy radical yn cynnwys buddiannau posibl gwell, ond risg uwch o fethiant; mae'r holl ffactorau hyn yn gwneud proses effeithiol o reoli risg yn allweddol i arloesedd yn y sector cyhoeddus; ymhlith rhai o'r ffactorau rheoli risg allweddol y dylid eu hystyried mae:

• y gallu i ddelio â chymhlethdod ac ansicrwydd;
• nodi a dadansoddi risgiau mewn ffordd systematig, gan gynnwys trefniadau i ddiweddaru asesiadau risg; mae tebygolrwydd risg a'i heffaith bosibl yn elfennau pwysig o asesu risg;
• mae'n bwysig cofio nad yw asesu risg yn ddiben ynddo'i hun, ond bod angen iddo gefnogi gweithredoedd, naill ai drwy gymryd camau lliniaru neu ddod â phrosiect i ben; yng nghyd-destun arloesi, mae'n bwysig iawn pennu sut a phryd i ddod â phrosiect arloesi i ben;
• profi, treialu a sicrhau y caiff risgiau eu rheoli'n effeithiol wrth ddatblygu cynllun peilot;
• yn ogystal â rheoli risgiau ar lefel y prosiect, dylai sefydliadau gael trefniadau rheoli risg effeithiol ar waith ar draws y portffolio arloesi ehangach;
• y risg o beidio ag arloesi, gan ganolbwyntio ar y risg o golli cyfleoedd yn ogystal â'r risg o brosiect yn methu.