Wales Audit Office / Swyddfa Archwilio Cymru
Available available in: Cymraeg / English
Header links:
Archwilwyr - Hedyn
|
Mae'r adran hon wedi'i hysgrifennu ar gyfer 'archwilwyr allanol' a 'chyfrifyddion annibynnol' yn bennaf, sy'n ardystio ceisiadau grant. Fodd bynnag, bydd llawer yma a fydd o ddiddordeb i archwilwyr mewnol hefyd.
Gadewch i ni edrych ar yr hyn fydd angen i chi feddwl amdano i gadw mewn cysylltiad â grantiau newydd eich cleientiaid. Bydd cynllunio da a sicrhau bod popeth yn mynd yn esmwyth o'r cychwyn yn cyfrannu at sicrhau perthynas effeithiol gyda'ch cleientiaid a'u llwyddiant yn y pen draw gyda chynlluniau newydd. Byddwch yn elwa trwy gael cleientiaid sy'n deall rôl yr archwilydd a'r hyn sydd ei angen i gael ardystiad cymharol rwydd. Wrth gwrs, bydd angen i chi ochel rhag dod yn rhan o systemau y bydd rhaid i chi eu harchwilio ac adrodd arnynt yn ddiweddarach! Defnyddiwch y cwestiynau isod i'ch helpu. Cliciwch ar bob cwestiwn i weld ein hateb sy'n amlinellu:
|
- Sut allaf gadw mewn cysylltiad â grantiau newydd?
- A wyf yn adnabod Rheolwr Cyllido a Chydlynydd Grantiau fy nghlient?
- A oes gennyf brotocol ar gyfer gweithio gyda chleientiaid?
- A oes gennyf 'Arbenigwr Grantiau'?
- A wyf yn darparu hyfforddiant ar grantiau?
- A wyf yn rhannu cyfarwyddiadau ardystio?
- A wyf yn cynnwys grantiau yn fy nghynlluniau archwilio?
- A wyf yn adolygu'r strategaeth gyllido ariannol?
- A wyf yn cysylltu â fy nghlient ynghylch grantiau newydd?
- A wyf yn cynllunio i ymdopi pan fydd y baich gwaith ar ei drymaf?
Sut allaf gadw mewn cysylltiad â grantiau newydd?
Mae cyfarwyddo'ch hun gyda'r grantiau newydd sydd ar gael yn hanfodol i sicrhau eich bod yn ymwybodol o'r holl grantiau y gallwch fod yn eu hardystio i'ch cleientiaid yn y dyfodol. Bydd hyn yn help i gynllunio baich gwaith yr archwilwyr a helpu i benderfynu a fydd angen unrhyw gymorth arbenigol.
Bydd yn cynorthwyo cleientiaid hefyd trwy sicrhau eu bod yn hawlio ar amser yr holl grantiau y mae ganddynt hawl iddynt, a bod y rhai sydd angen eu hardystio'n cael eu trosglwyddo mewn da bryd cyn y dyddiadau cau gofynnol.
A wyf yn adnabod Rheolwr Cyllido a Chydlynydd Grantiau fy nghlient?
Mae'r ddau berson cyswllt hwn yn bwysig ar gyfer eich proses gynllunio a chyfathrebu o ran cynlluniau grant. A ydych yn cysylltu digon â hwy? Bydd problemau ac oedi'n gallu digwydd wrth geisio cael gafael ar y wybodaeth sydd ei hangen ar gyfer ardystio hawliadau neu ffurflenni.
Os gallwch gadw mewn cysylltiad â'r swyddogion allweddol hyn gall arbed amser i chi gan y byddant yn gallu cydlynu'r gwaith a chasglu'r wybodaeth sydd ei hangen arnoch - ac felly cyflymu'r broses.
A oes gennyf brotocol ar gyfer gweithio gyda chleientiaid?
Fel arfer da ychwanegol, gallech gyflwyno protocol ar gyfer gweithio gyda'ch cleient sy'n amlinellu'r hyn a ddisgwylir gan y ddwy ochr. Trwy gyflwyno protocol o'r fath bydd gan y ddwy ochr ddisgwyliadau pendant a bydd yn gweithredu fel fframwaith i reoli a chynnal y berthynas waith. Gweler y ddolen isod at enghraifft o brotocol grant: Protocol Grantiau.
A oes gennyf 'Arbenigwr Grantiau'?
Mae'n ddefnyddiol i gael un neu ragor o arbenigwyr mewn ardystio grantiau fel rhan o'ch tîm archwilio. Mae hyn yn bwysig, gan fod rhai grantiau'n gallu bod yn gymhleth iawn. Bydd gan arbenigwyr brofiad helaeth o grantiau'n gyffredinol ac am ofynion pob cynllun.
Byddant yn gallu ateb ymholiadau a datrys problemau'n gyflym - yn enwedig os ydynt wedi dod ar draws problemau tebyg o'r blaen.
A wyf yn darparu hyfforddiant ar grantiau?
Er mai prif dasg yr archwilydd o ran grantiau yw eu hardystio, fel arfer da ychwanegol gallwch ddarparu hyfforddiant i'ch cleientiaid, yn enwedig ar fonitro a gweinyddu hawliadau grant.
Bydd y system ardystio'n elwa ar hyn gan y bydd yn cynorthwyo'ch cleientiaid i roi fframweithiau rheoli cadarn ar waith gan sicrhau bod hawliadau'n cael eu gweinyddu'n effeithiol a'u cyflwyno ar amser, gydag unrhyw broblemau'n cael eu datrys yn gyflym.
A wyf yn rhannu cyfarwyddiadau ardystio?
Yn achos cyrff o'r sector cyhoeddus lle mae archwilwyr yn cael eu penodi gan Archwilydd Cyffredinol Cymru, gellir darparu Cyfarwyddiadau Ardystio i'r cleientiaid cyn gynted ag y byddant wedi'u cyhoeddi gan Dîm Cydymffurfiaeth Swyddfa Archwilio Cymru, bydd gan y client wedyn wedd syniad am ba waith fydd yn cael ei wneud, ac felly pa wybodaeth fydd ei hangen iddynt ei chyflwyno pan fydd hawliadau'n cael eu hardystio.
Fel ymarfer da ychwanegol, gallwch drafod Cyfarwyddiadau Ardystio gyda chleientiaid er mwyn iddynt gael gwell dealltwriaeth o'r rhesymau sydd wrth wraidd y profion, a pha gofnodion a gwybodaeth fydd angen eu cadw a'u rhoi i'r archwilydd.
Yn achos cyrff o sectorau eraill, dylid cyfeirio at y llythyr ymgysylltu neu weithdrefnau diffiniedig.
A wyf yn cynnwys grantiau yn fy nghynlluniau archwilio?
Mae ardystio grantiau'n aml yn cyfrif am gyfran helaeth o waith yr archwilydd gyda'r client, ac mae'n bwysig sicrhau felly bod y baich gwaith trwm wedi'i gynnwys yn eich cynllun archwilio.
Bydd hyn yn sicrhau bod digon o adnoddau'n cael eu neilltuo i sicrhau bod yr holl grantiau'n cael eu hardystio gan yr archwilydd erbyn y dyddiadau cau gofynnol. Mae hefyd yn cynorthwyo archwilwyr i wybod pa bryd all fod angen cymorth arbenigol yn achos cynlluniau cymhleth.
A wyf yn adolygu'r strategaeth gyllido ariannol?
Mae'r strategaeth gyllido allanol yn rhoi cipolwg ar weithgarwch cyllido'r client, yn ogystal ag ar y protocolau a'r gweithdrefnau sydd ar waith i ddibenion codi arian. Felly, fel arfer da ychwanegol, fel rhan o elfen o waith archwilio perfformiad sy'n seiliedig ar risg, byddai adolygiad yn cynorthwyo archwilwyr i ganfod ffynonellau cyllid grant ar gyfer y client ac unrhyw grantiau sydd angen eu hardystio.
Gellir defnyddio'r wybodaeth hon wedyn i gynllunio baich gwaith yr archwilydd i sicrhau y bydd hawliadau neu ffurflenni'n cael eu hardystio'n unol â'r dyddiadau cau y cytunwyd arnynt.
Mae adolygu'r strategaeth gyllido allanol yn bwysig hefyd i gynorthwyo archwilwyr gyda'r Gwerth am Arian ehangach ac astudiaethau eraill tebyg sy'n ymwneud â grantiau e.e. cynghori ar godi arian a chymhellion grantiau i gwmnïau buddsoddi.
A wyf yn cysylltu â fy nghlient ynghylch grantiau newydd?
Dylid cysylltu'n rheolaidd ynghylch cynlluniau grant newydd neu rai sydd yn yr arfaeth. Trwy wneud hyn bydd y client yn ymwybodol o'r holl ffynonellau cyllid posibl a all fod ar gael iddynt, a hefyd bydd yr archwilydd yn ymwybodol o'r holl grantiau y bydd disgwyl iddo eu hardystio.
Hefyd, os yw grantiau newydd yn gymhleth neu'n dechnegol iawn bydd cysylltiad cynnar yn rhoi amser i'r archwilydd benderfynu sut i ddelio â hwy a'r math o brofi a fydd ei angen.
A wyf yn cynllunio i ymdopi pan fydd y baich gwaith ar ei drymaf?
Mae ardystio grantiau'n golygu baich gwaith trwm i archwilwyr ar adegau penodol o'r flwyddyn gan fod llawer o hawliadau'n rhannu'r un dyddiadau cau ac maent yn gallu cyd-daro â gwaith archwilio arall. Felly, mae'n bwysig cynllunio ymlaen llaw o ran y dyddiadau cau, a sicrhau bod unrhyw adnoddau ychwanegol sydd eu hagen yn cael eu hymgorffori mewn cynlluniau adnoddau'n ddigon cynnar.
Dylai archwilwyr gadw cofnod treigl o'r holl grantiau sydd ganddynt i'w hardystio yn ystod y flwyddyn, gan gynnwys y dyddiadau cau ar gyfer ardystio. Gellir defnyddio'r cofnod hwn wedyn i ganfod pa bryd fydd y baich gwaith ar ei drymaf a chynorthwyo'r archwilydd i sicrhau eu bod yn gallu trefnu digon o adnoddau i ymdopi â'r gwaith.