Wales Audit Office / Swyddfa Archwilio Cymru
Available available in: Cymraeg / English
Header links:
Archwilwyr - Blodau
|
Gadewch inni edrych ar yr hyn y mae'n rhaid i chi feddwl amdano pan fyddwch yn dod i ardystio hawliad grant neu ffurflen.
Pan fyddwch yn gorffen yn ariannol, fel arfer bydd angen i'r hawliad terfynol neu'r datganiad o wariant terfynol gael ei ardystio'n annibynnol. Defnyddiwch y cwestiynau isod i'ch arwain. Cliciwch ar bob cwestiwn i weld ein hateb sy'n nodi:
|
- A ydwyf wedi cael y cyfarwyddyd ardystio neu'r llythyr ymgysylltu tridarn?
- A yw fy mhrofion yn ddigonol i'm casgliad?
- A ydwyf wedi cael digon o dystiolaeth ddibynadwy?
- A gafodd samplau eu hymestyn yn ôl yr angen?
- A oes sail gadarn ar gyfer allosod gwallau?
- A ddylwn i gael cyngor arbenigol i ddatrys ymholiadau?
- A yw fy ffi yn gymwys am grant?
- A gaiff pob pwynt adolygu ei glirio cyn rhoi'r dystysgrif?
- A gywirir gwallau a gytunwyd arnynt gan y cleient?
- A yw llythyrau amodi'n eglur ac wedi'u meintioli?
- A ddilynir gweithdrefnau dosbarthu?
- A ddylid cadw papurau gwaith?
A ydwyf wedi cael y cyfarwyddyd ardystio neu'r llythyr ymgysylltu tridarn?
Mae'r cyfarwyddiadau ardystio neu'r llythyr ymgysylltu tridarn yn darparu sail i ardystiad gan archwilydd. Maent yn diffinio math a lefel y profion a gymerir pan gaiff grant ei ardystio a bydd angen cytuno arnynt o flaen llaw gyda'r corff talu grantiau.
Mae'n rhaid i archwilwyr fod yn gyfarwydd â'r dogfennau hyn, er mwyn i'w waith barhau i ganolbwyntio ar yr hyn a gytunwyd ac i atal unrhyw waith ychwanegol y tu hwnt i'r cwmpas y cytunwyd arno.
A yw fy mhrofion yn ddigonol i'm casgliad?
Mae'n arferol i set safonol o brofion gael eu cytuno gyda'r corff talu am ardystio'r hawliad ac am gwmpas gwaith yr archwilwyr gael ei nodi yn y cyfarwyddyd ardystio neu yn y llythyr ymgysylltu tridarn.
Fodd bynnag, fel ymarfer da ychwanegol, dylid hefyd gynnal adolygiad o'r amgylchedd rheoli er mwyn penderfynu ar lefel y profion y bydd eu hangen. Yn seiliedig ar yr asesiad risg hwn bydd yr archwilydd yn defnyddio ei farn broffesiynol i benderfynu a fydd lefel isaf o brofion yn ddigonol neu a fydd angen profion samplo manylach.
Gan gofio'r casgliad a ddaw o'r asesiad risg, dylai'r archwilydd hefyd ystyried a yw'r profion sylfaenol yn ddigonol, neu a oes angen rhagor o waith i gael sicrwydd priodol.
A ydwyf wedi cael digon o dystiolaeth ddibynadwy?
Wrth ardystio hawliadau neu ffurflenni grantiau, mae'n bwysig i archwilwyr gael tystiolaeth ddigonol a dibynadwy i gefnogi eu canfyddiadau a'u casgliadau. Mae cyrff derbyn yn gyfrifol am sicrhau bod cofnodion archwilio atodol yn dangos eu trafodion, a bod y dogfennau gwreiddiol ar gael i archwilwyr er mwyn cefnogi'r cofnodion yn yr hawliad fel rhan o'r gwaith profi.
Dylid cadw'r holl bapurau gwaith llawn i gefnogi tystysgrif yr archwilwyr a'r tâl a godir ar y corff derbyn. Gellir cadw'r copïau gwaith hyn ar ffurf copïau caled neu ar ffurf electronig, a dylent fod ar gael os bydd angen cyfeirio atynt.
A gafodd samplau eu hymestyn yn ôl yr angen?
Yn gyffredinol, dylai'r archwilydd benderfynu ar y samplau a'r fethodoleg samplo gan ddefnyddio barn broffesiynol. Fodd bynnag, gall profion cychwynnol nodi gwallau a fyddai'n arwain archwilwyr i ymestyn y sampl fel sy'n briodol.
Dylai'r archwilwyr ystyried a yw'r gwallau'n nodweddiadol o'r boblogaeth yn ei chyfanrwydd, neu'n wallau unigryw y daethpwyd o hyd iddynt ar hap. Drwy hyn gallant benderfynu a oes angen sampl wedi'i ymestyn er mwyn cael y sicrwydd sydd ei angen arnynt. Dylid seilio lefel y gwaith profi wedi'i ymestyn ar natur y nifer o wallau unigol a nodwyd. At hyn, dylai'r sampl wedi'i ymestyn:
- ganolbwyntio ar y gwallau a nodwyd yn unig;
- ffafrio nodi arwyddocâd y canfyddiadau rhagarweiniol hynny.
Mae cyngor ar dechnegau sampl ar gael gan Swyddfa Archwilio Cymru drwy anfon e-bost at waogrants@wao.gov.uk.
A oes sail gadarn ar gyfer allosod gwallau?
Pan ddatgelir gwallau, diffygion neu ansicrwydd wrth gymhwyso'r gwiriadau samplau, mae'n rhaid i'r archwilydd benderfynu a ydynt yn nodweddiadol o'r boblogaeth neu'n enghreifftiau unigryw y daethpwyd o hyd iddynt ar hap. Mae'n rhaid i archwilwyr ddod i gasgliadau o ganfyddiadau profion a rhaid iddynt benderfynu a yw gwallau sy'n dod i'r amlwg yn dangos gwallau eang yn y boblogaeth neu beidio.
Fel arfer yn achos gwallau unigryw bydd angen diwygiad syml i'r hawliad; ar gyfer gwallau mwy cyffredinol bydd angen i'r canfyddiadau gael eu hallosod dros y boblogaeth a brofir.
A yw fy ffi yn gymwys am grant?
Fel rhan o'r cyllid a ddarparwyd ar gyfer rhai grantiau, gellir cynnwys elfen i gwmpasu cost y broses ardystio archwilwyr (gallai hyn fod ar sail swm penodedig, neu fel cyfran o'r grant a dderbyniwyd). Os dyma'r sefyllfa, dylid ei nodi yn nhelerau ac amodau'r grant.
Dylai archwilwyr gymryd gofal i nodi ai dyma'r sefyllfa ac, os na hawliwyd y swm, ei drafod gyda'r cleient. Gellir wedyn wneud addasiad i gynnwys elfen gwariant ychwanegol i sicrhau bod y cleient yn hawlio swm llawn y grant y mae ganddo hawl iddo.
A ddylwn i gael cyngor arbenigol i ddatrys ymholiadau?
Mae hawliadau grantiau'n gymhleth, yn dechnegol ac yn anodd iawn eu deall. Ac felly, gall cwestiynau olygu bod angen cyngor gan unigolyn arbenigol sydd â phrofiad a gwybodaeth yn y maes hwnnw. Gan gofio ei wybodaeth a'i brofiad, bydd yr arbenigwr yn gallu datrys y broblem hon yn brydlon.
Pan fydd archwilwyr yn ansicr ar ryw broblem benodol, dylid ceisio cyngor arbenigwr er mwyn dod o hyd i'r ateb cywir ac er mwyn sicrhau na wastreffir amser yr archwilydd.
A gaiff pob pwynt adolygu ei glirio cyn rhoi'r dystysgrif?
Unwaith y caiff y gwaith grantiau ei adolygu gan y arweinydd tîm mae'n bosibl y codir pwyntiau sydd angen gwaith, gwybodaeth neu eglurdeb pellach. Os bydd yr archwilydd yn ansicr am y mater a godir, dylid ei drafod yn fwy manwl gyda'r adolygydd cyn gwneud unrhyw waith angenrheidiol ychwanegol.
Dylai archwilwyr sicrhau y rhoddir sylw llawn i bob pwynt cyn pasio'r gwaith yn ôl i'r adolygydd i gael ei dderbyn. Ni ddylid llofnodi tystysgrif yr archwilydd a chyflwyno'r hawliad i'r corff talu nes i bob hawliad o'r fath gael ei ddatrys.
A gywirir gwallau a gytunwyd arnynt gan y cleient?
Pan fydd profion yn datgelu gwallau a bod y corff derbyn yn cytuno ar yr addasiad hwnnw, dylai'r archwilydd ddychwelyd yr hawliad i'r corff derbyn ar gyfer addasu neu ddisodli. Y corff derbyn, ac nid yr archwilydd, a ddylai wneud unrhyw addasiadau o'r fath, a dylid llofnodi pob addasiad â llythrennau blaen ac ail-ddyddio ac ail-lofnodi'r hawliad neu'r ffurflen.
Fel arall, caiff y corff derbyn baratoi hawliad neu ffurflen i gymryd lle yr un cyntaf.
Dylid gwneud addasiadau beth bynnag yw maint y cyweiriad, a dylai'r archwilydd gwirio y dygir effaith y cyweiriad ymlaen yn gywir i gofnodion perthnasol eraill ar yr hawliad neu'r ffurflen.
A yw llythyrau amodi'n eglur ac wedi'u meintioli?
Pan ofynnir am lythyr amodi (ar sail anghytundeb neu ansicrwydd), dylai archwilwyr gymryd gofal o ran y geiriad er mwyn sicrhau y rhoddir y ffeithiau yn glir a bod y rheswm dros amodi'n eglur ac wedi'i feintioli.
Dylai hawliad neu ffurflen wedi'i ardystio, wedi'i gymryd gyda llythyr amodi'r archwilydd, alluogi'r corff talu grant i'w brosesu ar ôl gwneud cyweiriadau neu fynd ar ôl anghydfodau'n uniongyrchol gyda'r corff derbyn. Dylid drafftio'r llythyr gyda'r derbyniwr gyda golwg ar a dylai:
- dynnu sylw at faterion yn unig sy'n rhwystro rhoi tystysgrif yr archwilydd heb ei hardystio;
- osgoi egluro cofnodion ffurflenni sydd, fel sy'n addas, naill ai'n unol â'r cofnodion gwaelodol neu sydd wedi'u datgan yn deg ac yn unol â'r telerau a'r amodau.
O dan amgylchiadau eithriadol gall y llythyr amodi fod yn ymwadiad yn dweud na all yr archwilydd ddod i gasgliad.
A ddilynir gweithdrefnau dosbarthu?
Unwaith i hawliad neu ffurflen gael ei hardystio, dylai'r archwilydd sicrhau y caiff ei dosbarthu'n gywir i'r corff talu. Dylai archwilwyr sicrhau y dylid anfon yr hawliad gwreiddiol wedi'i ardystio at y corff talu yn ogystal â llythyr amodi fel sy'n addas. Dylid hefyd gadw copïau o'r hawliad wedi'i ardystio ar ffeil papurau gwaith yr archwilydd.
Dylid cadw papurau gwaith llawn i gefnogi tystysgrif yr archwilwyr ac i leihau'r taliadau a wneir i'r cleient. Gellir cadw'r rhain ar ffurf copïau caled neu ar ffurf electronig.
Dylai papurau gwaith gynnwys:
- Copi o'r hawliad neu'r ffurflen fel y'i hardystiwyd gan yr archwilydd yn ogystal ag unrhyw lythyr(au) amodi.
- Copi gwaith o'r hawliad neu'r ffurflen, a'r asesiad profi wedi'i gwblhau (fel sy'n berthnasol), rhaglen profion a rhestrau ardystio a dosbarthu sy'n tystio i berfformiad ac adolygiad o waith gofynnol.
- Nodiadau gwaith manwl yn cynnwys o leiaf dalen uchaf papurau'r cleient, gan gynnwys y papurau archwiliad mewnol, a ddefnyddiwyd. Rhaid i'r archwilydd gadw copïau o'r papurau allweddol hynny sy'n angenrheidiol i gefnogi tystysgrif yr archwilydd os digwydd colli copïau'r corff derbyn.
- Croesgyfeiriadau i ffeiliau archwilwyr eraill a gwaith y dibynnwyd arno.