Rhestr Astudiaethau achos

Cyngor Bwrdeistref Sirol Castell Nedd Port Talbot

01/10/2009

Roedd strategaeth adeiladau'r Cyngor yn cynnwys y bwriad i ddarparu presenoldeb ar gyfer cwsmeriaid ym mhob un o'r tair prif dref yn ardal y Cyngor yn ogystal â swyddfa a depo canolog newydd, sef 'The Quays'. Roedd y strategaeth hefyd yn cynnwys cynlluniau i gau swyddfeydd llai mewn lleoliadau anghyfleus nad oeddent yn addas at y diben bellach. Nodwyd nifer fach o adeiladau craidd i'w cadw a'u moderneiddio yn y dyfodol, gan ddefnyddio egwyddorion sy'n seiliedig ar ddefnydd effeithlon o adeiladau ac arferion gweithio hyblyg a sefydlwyd yn The Quays.

Cafodd y strategaeth ei chefnogi'n dda fel ased corfforaethol gan broses reoli eiddo'r Cyngor. Fodd bynnag, ni allai'r datrysiad arfaethedig fod yn brosiect eiddo yn unig, er iddo ganolbwyntio ar eiddo. Er mwyn darparu'r newid sylweddol sydd ei angen ar wasanaethau'r Cyngor roedd angen seilwaith TG/teleffoni yn ogystal â system sganio dogfennau ganolog - hefyd roedd angen i'r adran Adnoddau Dynol hyrwyddo diwylliant newydd yn cynnwys ffyrdd gwahanol a mwy hyblyg o weithio.

Cwblhawyd The Quays, sef bloc o swyddfeydd cynllun agored, ar ddiwedd 2007, yn unol â safonau 'da iawn' BREEAM o ran cynaliadwyedd, a bydd 500 o staff yn gweithio yno. Mae'r adeilad bellach ond yn darparu 10 swyddfa, ond mae ynddo ystafelloedd cyfarfod y gellir eu harchebu ar-lein yn ogystal ag ardaloedd i gyfarfod ffurfiol ac anffurfiol. Mae gan yr ardaloedd cyfarfod anffurfiol (a'r caffi) gysylltiad WiFi sy'n lleihau'r pwysau ar yr ystafelloedd cyfarfod ffurfiol. Mae'r gweithfannau i gyd yn safonol a generig tra bod y rhan fwyaf o'r gwaith TG yn seiliedig ar dechnoleg cleientiaid denau sy'n lleihau costau 'churn'. Mae The Quays hefyd yn cynnwys cyfleusterau cynadledda ac yn gweithredu fel canolfan reoli frys i'r Cyngor a Dinas Abertawe gerllaw. Canolbwyntiodd y broses ddylunio ar sicrhau bod yr adeilad yn darparu amgylchedd swyddfa proffesiynol yn hytrach na chanolfan ddinesig draddodiadol.

Un ffactor a wnaeth sicrhau llwyddiant yn The Quays oedd gweithio integredig rhwng staff o'r adrannau eiddo, adnoddau dynol a TGCh yn nhîm y prosiect. Roedd ffactorau eraill yn cynnwys cefnogaeth gan staff yn y broses o ddarparu'r newid mewn diwylliant yr oedd ei angen i sicrhau ffyrdd newydd o weithio (gan gynnwys polisi desg glir) ac, yn bwysicaf oll, trefniadau rheoli newid effeithiol. Cafodd y broses o gyfathrebu â staff ei chynnal drwy'r prosiect drwy grwpiau ffocws, bwletinau, sesiynau briffio a llawlyfr i ddefnyddwyr yr adeilad. Cafodd unrhyw amheuon cychwynnol ymhlith y staff eu newid yn ymatebion cadarnhaol ar y cyfan am eu bod bellach yn gwerthfawrogi'r amgylchedd swyddfa gwell ac yn gyffyrddus â'r ffyrdd newydd o weithio. Nododd arolwg staff a gynhaliwyd fel rhan o'r gwerthusiad ôl-brosiect fod 66 y cant o staff yn fodlon, neu'n hapusach na hynny, â'r broses a'r canlyniadau hyd yma.

Cafodd tri chwarter o gostau cyfalaf The Quays ei ariannu drwy fenthyca darbodus a chafodd y chwarter arall ei ariannu'n bennaf gan dderbyniadau cyfalaf o adeiladau a ryddhawyd.

Roedd y naw prif adeilad a ryddhawyd yn cynnwys tri a ildiwyd i'r landlord, a arweiniodd at arbedion refeniw dilynol, tri a waredwyd ar gyfer gwaith ailddatblygu, a arweiniodd at dderbyniadau cyfalaf, un a ddymchwelwyd ar gyfer gwaith adfywio canol tref, un a roddwyd ar osod, sy'n cynhyrchu refeniw, ac un swyddfa ar rent a gadwyd i'w defnyddio yn ystod prosiect adnewyddu fesul cam. Cafodd yr holl eiddo a ryddhawyd felly eu symud ymlaen yn llwyddiannus.

Mae rhai dangosyddion perfformiad allweddol o lwyddiant prosiect The Quays yn cynnwys y canlynol:

• lleihawyd y maint fesul gweithfan o 19m² i 7.26m²;
• darparwyd lle i 520 o staff ar y diwrnod cyntaf, a bydd hyn yn codi i 560 (o 450 o weithfannau);
• £250,000 o arbedion refeniw y flwyddyn (ac yn cynyddu) o gostau rhedeg eiddo llai a rhesymoli TG;
• lleihau milltiroedd cymudo'r staff o 500,000 o filltiroedd y flwyddyn;
• lleihau'r pellter a deithir gan staff ar fusnes 15 y cant.

Cyrhaeddodd y prosiect rownd derfynol Gwobrau Llwyddiant y Municipal Journal 2009.

Dysgwyd gwersi o'r cam cyntaf, a gobeithir y gwneir hynny hefyd ar gam nesaf y strategaeth swyddfeydd. Er enghraifft, mae'r Cyngor yn bwriadu cyflwyno egwyddorion prosiect The Quays i'r broses o ailddatblygu swyddfeydd ar rent gerllaw yn raddol, lle bydd 300 o staff yn gweithio o 250 o weithfannau.

Un o'r gwersi allweddol a ddysgwyd yw bod y broses o ddatblygu strategaeth eiddo a'i rhoi ar waith yn llawer mwy na phrosiect eiddo yn unig - mae'n brosiect corfforaethol sy'n gofyn am gefnogaeth ac ymrwymiad gan y sefydliad cyfan.