Mae eich sylwadau’n bwysig
Nod Archwilydd Cyffredinol Cymru (yr Archwilydd Cyffredinol) yw sicrhau bod ei staff a’i archwilwyr penodedig yn cyflawni eu gwaith i’r safonau proffesiynol uchaf, felly mae angen iddo wybod p’un a oes gennych unrhyw bryderon neu p’un a ydych yn anfodlon ar unrhyw ran o’n gwaith. Rhydd cwynion y cyfle i ni unioni pethau pan wnaed camgymeriadau a gwella ar ansawdd ein gwaith. Rydym yn cymryd cwynion o ddifrif, a byddwn yn ymchwilio iddynt yn drylwyr ac yn onest, gan roi ateb i chi mor gyflym â phosibl.
Am gopi o'r daflen, cliciwch yma.
Yr hyn y gallwch gwyno amdano
Gwnawn ystyried cwynion am y materion canlynol, cyn belled â’ch bod yn cwyno o fewn chwe mis i’r digwyddiad neu’r adeg pan dynnwyd eich sylw ato.
- Y modd y mae’r Archwilydd Cyffredinol yn cyflawni ei ddyletswyddau cyfreithiol – er enghraifft, penodi archwilwyr a chyhoeddi adroddiadau.
- Gwaith staff Swyddfa Archwilio Cymru ac archwilwyr penodedig, gan gynnwys methiant i ddilyn y Cod Ymarfer Archwilio ac Arolygu.
- Nwyddau a gwasanaethau a ddarperir gan yr Archwilydd Cyffredinol – er enghraifft, cyhoeddiadau, cynadleddau a digwyddiadau.
- P’un a yw’r prosesau a ddilynir gan staff Swyddfa Archwilio Cymru ac archwilwyr penodedig, ac unrhyw un arall sy’n ymwneud ag unrhyw agwedd ar waith yr Archwilydd Cyffredinol, yn rhesymol.
- Ymddygiad staff Swyddfa Archwilio Cymru ac archwilwyr penodedig.
Ni allwn ymchwilio i gwynion ynghylch y canlynol.
- Y polisïau a’r penderfyniadau a wneir gan sefydliadau a archwilir gan Swyddfa Archwilio Cymru neu archwilwyr a benodwyd gan yr Archwilydd Cyffredinol, neu’r gwasanaethau a ddarperir ganddynt. Dylech gyfeirio’r cwynion hyn at y sefydliad ei hun, oherwydd dylai fod ganddo ei weithdrefn gwyno ei hun.
- Rheolaeth wael neu aneffeithlon (a elwir yn ‘gamweinyddu’) gan sefydliadau a archwilir, sy’n achosi anghyfleustra i rywun neu sy’n ei roi o dan anfantais. Dylech gyfeirio’r cwynion hyn at yr Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus yng Nghymru.
- Os byddwch yn anghytuno ag unrhyw benderfyniadau a wnaed gan yr Archwilydd Cyffredinol neu ei archwilwyr penodedig tra’n cyflawni eu dyletswyddau cyfreithiol. Dim ond y llysoedd a all adolygu’r penderfyniadau hyn.
Sut i gwyno
Os na fyddwch yn fodlon ar waith staff Swyddfa Archwilio Cymru neu archwilwyr a benodwyd gan yr Archwilydd Cyffredinol, dylech roi’r cyfle i’r aelod perthnasol o staff neu’r archwiliwr penodedig ymdrin ag ef yn gyntaf.
Os na fyddwch yn si ˆwr gyda phwy y dylid cysylltu, neu os na fyddwch yn fodlon ar y modd yr ymdriniwyd â’ch cwyn gan aelod o staff Swyddfa Archwilio Cymru neu’r archwiliwr penodedig, cysylltwch â’r Rheolwr Ymchwilio i Gwynion fel a ganlyn.
Er y gallwch drafod cwynion gyda’n staff, mae’n well gennym eich bod yn eu gwneud yn ysgrifenedig. Gallwch ysgrifennu eich cwynion yn Gymraeg neu’n Saesneg.
Pan fyddwch yn ysgrifennu atom, rhowch y wybodaeth ganlynol i ni:
- eich cyfeiriad a’ch rhif ffôn;
- os oes gennych anghenion arbennig, a byddwn yn gwneud ein gorau i’w diwallu.
Ein hymrwymiad i ymdrin â chwynion
Pan fyddwn yn ymdrin â chwynion byddwn yn gwrtais, yn gynorthwyol, yn gadarnhaol ac yn deg i’r person sy’n cwyno a’r person (neu’r bobl) y mae’r g ˆwyn yn ymwneud ag ef (neu hwy).
Byddwn yn ystyried cwynion yn ofalus, yn deg, mor gyflym â phosibl, ac mewn ffordd onest ac agored.
Sut yr ydym yn ymdrin â chwynion
Byddwn yn cydnabod eich cwyn o fewn pum diwrnod i’w dderbyn. Os na allwn ymchwilio i’ch cwyn, byddwn yn ysgrifennu atoch gan esbonio’r rheswm am hynny. Os yn bosibl, byddwn yn awgrymu sefydliad arall a allai eich helpu.
Os gallwn ymchwilio i’ch cwyn, byddwn yn cysylltu â chi i egluro pwy fydd yn ymdrin ag ef (swyddog ymchwilio) a phryd y dylech ddisgwyl ymateb. Byddwn yn ystyried cwynion yn ofalus ac, os yw’r mater yn un syml, byddwn yn ymateb o fewn 20 diwrnod gwaith. Os bydd angen i ni gynnal ymchwiliad manylach efallai y bydd angen i ni dreulio mwy o amser, ond os felly byddwn yn eich hysbysu o’r newyddion diweddaraf.
Os bydd y swyddog ymchwilio o’r farn bod eich cwyn yn ddilys, byddwn yn anfon ymddiheuriad atoch yn ysgrifenedig, ynghyd â manylion am unrhyw gamau eraill sy’n hanfodol yn ein barn ni o dan yr amgylchiadau, gan gynnwys yr hyn a wnawn i atal y broblem rhag digwydd eto. Os byddwn o’r farn nad yw eich cwyn yn ddilys, byddwn yn ysgrifennu atoch i egluro’r rheswm am hynny.
Os na fyddwch yn fodlon am eich bod o’r farn nad yw’r swyddog ymchwilio wedi ymdrin â’ch cwyn yn unol â gweithdrefn Swyddfa Archwilio Cymru, dylech gysylltu â’r Rheolwr Ymchwilio i Gwynion.
Bydd y Rheolwr Ymchwilio i Gwynion yn trefnu bod eich achos yn cael ei ailystyried, gan berson annibynnol lle y bo’n briodol, cyn belled â’ch bod yn darparu tystiolaeth i ddangos pam na chredwch fod y swyddog ymchwilio wedi ymdrin â’ch cwyn yn briodol. Bydd y person annibynnol yn argymell cam gweithredu priodol i’r Archwilydd Cyffredinol ac yn anfon y manylion atoch. Bydd yr Archwilydd Cyffredinol yn ystyried hwn fel cam olaf y broses gwyno.
Os byddwch yn darparu gwybodaeth newydd nad oedd ar gael yn flaenorol, bydd y Rheolwr Ymchwilio i Gwynion yn ystyried y wybodaeth hon ac yn cymryd y camau priodol. Fodd bynnag, ni fydd y Rheolwr Ymchwilio i Gwynion yn parhau i ohebu â chi os byddwch yn ailadrodd yr un gwyn drosodd a throsodd. Ni fydd yr Archwilydd Cyffredinol yn ymateb i gwynion nad ydynt yn ddilys neu gwynion a wneir er mwyn achosi trafferth, neu sy’n camddefnyddio’r broses gwyno mewn rhyw fodd.
Byddwn yn trin pob gohebiaeth â’r Archwilydd Cyffredinol yn gyfrinachol, i’r graddau y mae’r gyfraith yn caniatáu hynny. Yn unol â Deddf Diogelu Data 1998, byddwn yn diogelu unrhyw wybodaeth berthnasol a ddarperir gennych. Fodd bynnag, efallai y bydd angen i ni ddatgelu cynnwys eich cwyn wrth ymateb i geisiadau a wneir o dan y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth, y Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol neu gyfarwyddiadau cyfreithiol eraill.
Cwynion am y sefydliadau a archwilir gan yr Archwilydd Cyffredinol neu ei archwilwyr penodedig
Os oes gennych g ˆwyn ynglˆyn â pherfformiad neu ymddygiad sefydliad a archwilir gan yr Archwilydd Cyffredinol neu ei archwilwyr penodedig, dylech ei chodi gyda’r sefydliad hwnnw, gan ddefnyddio ei weithdrefn gwyno ei hun fel y bo’n briodol. Ni allwn ymdrin â chwynion yn erbyn sefydliadau a archwilir ar ran unigolion neu grwpiau.
Fodd bynnag, os oes gennych bryderon ynglˆyn â:
- gwerth am arian o ran y modd y mae sefydliad cyhoeddus yn defnyddio ei adnoddau;
- ei reolaeth ariannol; neu
- gynnal busnes cyhoeddus yn briodol dylech ysgrifennu at yr Archwilydd Cyffredinol.
Ewch i’n gwefan am fwy o wybodaeth am gyflwyno eich pryderon yn ysgrifenedig neu chwythu’r chwiban (datgeliad er lles y cyhoedd), neu ffoniwch 01244 525980.
Os byddwch o’r farn bod sefydliad a archwilir gan yr Archwilydd Cyffredinol neu ei archwilwyr penodedig wedi eich trin yn annheg oherwydd rheolaeth wael neu aneffeithlon (‘camweinyddu’), a bod hyn wedi arwain at anghyfiawnder (megis colled, niwed neu ofid), dylech gyflwyno eich cwyn i Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru. Ymhlith yr enghreifftiau o ‘gamweinyddu’ o fewn sefydliad mae:
- bod yn araf i weithredu pan nad oes rheswm da dros yr oedi;
- peidio â chydymffurfio â’r gyfraith neu ei reolau ei hun;
- torri ei addewidion; rhoi gwybodaeth anghywir; a
- pheidio â gwneud penderfyniad yn y modd cywir.
Manylion cyswllt:
Ombwdsmon Gwasanaethau
Cyhoeddus Cymru
1 Ffordd yr Hen Gae,
Pencoed
CF35 5LJ
Ffôn: 01656 641150
E-bost: ask@ombudsman-wales.org.uk
Ffacs: 01656 641199
Gwefan: www.ombudsman-wales.org
Fel holl gyhoeddiadau’r Archwilydd Cyffredinol, mae’r daflen hon hefyd ar gael yn Saesneg, mewn print mawr ac ar dâp sain. Cysylltwch â’r Tîm Cysylltiadau yn y cyfeiriad isod, a gwnânt drefnu fersiwn arall ar eich cyfer.
Os oes gennych nam ar eich clyw neu ar eich lleferydd a’ch bod yn defnyddio ffôn testun, gallwch ein ffonio’n uniongyrchol ar 029 2032 0660
Swyddfa Archwilio Cymru
24 Cathedral Road
Caerdydd
CF11 9LJ
Ffôn: 029 2032 0500
(Efallai y byddwn yn recordio eich galwadau.)
Ffacs: 029 2032 0600
Gwefan: www.wao.gov.uk
|
