The Childrens Trust Close
Home > Rheoli Absenoldeb oherwydd Salwch > Rhestr wirio Arfer Da
Rhestr wirio Arfer Da
Dewisiwch restr wirio isod er mwyn asesu lefel y cynnydd o fewn eich sefydliad

Mae eich atebion yn arwain at y Cyfeiriadur Arfer Da a fydd yn eich galluogi i ddatblygu cynllun gweithredu eich hun.  Efallai yr hoffech ystyried y dulliau y mae sefydliadau eraill wedi defnyddio fel y gwelir yn yr astudiaethau achos.   

1. Y Bwrdd/Pwyllgor Craffu
2. Y Prif Weithredwr
3. Uwch Reolwyr
4. Adnoddau Dynol
5. Iechyd Galwedigaethol
6. Rheolwyr Llinell/Arweinwyr Tîm/Goruchwylwyr

Dylai camau gael eu cymryd yng nghyd-destun rheiny syd ar lefel uwch a lefel is.

1. Y Bwrdd/Pwyllgor Craffu 

 
    Os mai 'na yw eich ateb i unrhyw rai o'r cwestiynnau canlynol yna cyfeiriwch i'r ddolen perthnasol isod, a defnyddiwch y botwm 'back' i ddychwelyd i'r dudalen yma.
a A allwch fod yn hyderus bod gan y sefydliad brosesau cynaliadwy a chadarn ar waith i reoli absenoldeb oherwydd salwch yn barhaus? Uwch reoli
b A ydych yn derbyn adroddiadau data rheolaidd sy'n dangos lefelau a thueddiadau absenoldeb, ar gyfer y sefydliad cyfan ac yn ôl grwpiau galwedigaethol, gyda chymariaethau â sefydliadau/grwpiau eraill?
A gaiff targedau ar gyfer gwelliant eu pennu ar gyfer y Prif Weithredwr?		  Data rheoli absenoldeb
c

A wyddoch union gostau absenoldeb oherwydd salwch, o ran:
i.          taliad a wnaed am ddim     cyfraniad,
ii.         staff wrth gefn ar gyfer goramser, cyflenwi, locwm ac ati,
iii.        amser rheolwyr
iv.        effaith ar wasanaethau craidd?

  Costiau
ch A wyddoch brif achosion absenoldeb oherwydd salwch yn y sefydliad/yn ôl grwp galwedigaethol?  Cymhelliant
d A ydych yn hyderus bod cynlluniau gweithredu ar waith i leihau/liniaru'r achosion hynny?  Rheolwyr llinell
dd

A ydych yn ymwybodol o'r prif feysydd risg mewn perthynas ag absenoldeb a staff cyflenwi ar gyfer uwch staff allweddol sy'n absennol?
A oes cynlluniau lliniaru cadarn ar waith i fynd i'r afael â'r rhain?

  Risgiau

2.  Y Prif Weithredwr 

    Os mai 'na yw eich ateb i unrhyw rai o'r cwestiynnau canlynol yna cyfeiriwch i'r ddolen perthnasol isod, a defnyddiwch y botwm 'back' i ddychwelyd i'r dudalen yma.
 a A ydych yn derbyn data yn rheolaidd ar lefelau absenoldeb oherwydd salwch ar gyfer y sefydliad cyfan, grwp galwedigaethol ac yn ôl adran, sy'n nodi tueddiadau a gwneud cymariaethau meincnod?
A ydych yn sicr bod y ffigurau hyn yn gynhwysfawr ac yn gywir?

Data rheoli absenoldeb
Meincnodi

 b A ydych yn adolygu'r data yn rheolaidd gyda'r cyfarwyddwyr sy'n gyfrifol, ac a ydynt yn cael eu cynnwys yn eu hadolygiadau perfformiad personol ac yn yr adolygiadau maent yn cynnal gyda'u rheolwyr, drwy gyfrwng targedau SMART? Rheolwyr llinell
 c A yw'r sefydliad yn ymrwymedig i Safon Iechyd Gorfforaethol Llywodraeth Cynulliad Cymru, gyda Chynllun Gweithredu i gyrraedd lefel 'Platinwm'?
A yw'r sefydliad yn ymrwymedig i Safon yr HSE ar Straen yn y gweithlu?		 Safon Iechyd Gorfforaethol
 ch

 A ydych wedi lansio Cynllun Prosiect i ddileu achosion absenoldeb oherwydd salwch yn yr uned weithredol sydd â'r perfformiad gwaethaf?

  Cynllun Prosiect



‘Leadership is the key to a healthy workplace. Health promotion initiatives will only be effective under conducive managerial conditions, primarily those that stimulate employee job satisfaction.’

‘Creating a Healthy Workplace’ FPH January 2006

3.  Uwch Reolwyr

    Os mai 'na yw eich ateb i unrhyw rai o'r cwestiynnau canlynol yna cyfeiriwch i'r ddolen perthnasol isod, a defnyddiwch y botwm 'back' i ddychwelyd i'r dudalen yma.
a A yw pob rheolwr ac arweinydd tîm yn dangos cymhwysedd wrth gynnal trafodaethau dychwelyd i'r gwaith?
A gynhelir trafodaethau dychwelyd i'r gwaith am bob absenoldeb?		 Rheolwyr llinell
b A ydych yn hyderus bod yr holl achosion o absenoldeb yr hysbysir rheolwyr llinell ohonynt yn cael eu cofnodi wedi hynny ar system ganolog sy'n gallu monitro patrymau cyffredinol a hanes achosion unigol? Data rheoli absenoldeb
c A wyddoch beth yw'r achosion mwyaf cyffredin o absenoldeb ymhlith y galwedigaethau o dan eich rheolaeth?
A oes gennych gynlluniau gweithredu ar waith i ddileu neu i liniaru'r rheini?
A nodir ffactorau risg iechyd o fewn pob disgrifiad rôl er mwyn gallu cymryd camau lleihau/lliniaru?		 Asesiad Risg
ch A gynhelir cynadleddau achos ar gyfer (i) pawb sydd wedi bod yn absennol am > 10 mis, (ii) pawb sydd â sgôr Mynegai Bradford sy'n uwch na'r lefelau trothwy diffiniedig?
A yw rhai aelodau o staff a fu'n absennol yn cael help i ddychwelyd i'r gwaith drwy gyfrwng cyfnodau adsefydlu llai dwys?		 cynadleddau achos
Mynegai Bradford
d A gysylltir â phob aelod o staff sy'n absennol yn yr hirdymor yn rheolaidd gan eu harweinydd tîm tra eu bod yn absennol? Cyswllt
dd A gaiff unigolion sydd â chofnodion presenoldeb da iawn eu gwerthfawrogi mewn cyfarfodydd cyfathrebu tîm rheolaidd?
A yw'r sefydliad yn cynnal systemau ffurfiol i gynnwys cyflogeion mewn gwelliant parhaus?
A gaiff materion presenoldeb/absenoldeb eu trafod yn rheolaidd mewn cyfarfodydd ymgynghori â staff?		 Cymhelliant
e

A roddir rhybuddion ffurfiol sy'n gysylltiedig â phresenoldeb gwael i rai aelodau o staff?
A gaiff rhai aelodau o staff eu diswyddo ar sail eu gallu?

 Gweithdrefnau Disgyblu
Gallu

4.  Adnoddau Dynol

    Os mai 'na yw eich ateb i unrhyw rai o'r cwestiynnau canlynol yna cyfeiriwch i'r ddolen perthnasol isod, a defnyddiwch y botwm 'back' i ddychwelyd i'r dudalen yma.
a A ydych yn gweithio fel y 'partner busnes', i hysbysu, galluogi a chynorthwyo rheolwyr llinell yn eu gwaith o reoli absenoldeb oherwydd salwch, (i) mewn perthynas â thueddiadau data cyffredinol, ac (ii) o ran rheoli gwaith achos?
A allwch ddarparu data ar absenoldeb am
            <wyth diwrnod,  >pedair wythnos,  >12 mis?
A ydych yn rhoi gwybodaeth reolaidd am achosion unigol a fynegir yn nhermau sgorau Mynegai Bradford
ac ar sgôr Mynegai Bradford cyfartalog ar gyfer grwpiau o weithwyr/adrannau/categorïau?		 Rheolwyr llinell
Mynegai Bradford
Dychwelyd i'r gwaith
b A gaiff ffactorau risg iechyd eu nodi o fewn pob disgrifiad rôl er mwyn cymryd camau gweithredu ystyrlon i leihau/liniaru risg?
A yw'r rhain yn llywio prosesau sgrinio iechyd cyn cyflogi ymgeiswyr swydd?		 Asesiad risg
c A ydych yn ymwybodol o achosion mwyaf cyffredin absenoldeb (yn ôl adran, grwp staff, ac ati) ac a allwch awgrymu camau i'w cymryd i leihau'r rhain? Straen cyhyrysgerbydol
Trais ac Ymddygiad Ymosodol
ch A allwch roi gwybodaeth arbenigol am yr achosion mwyaf diweddar lle y mae sefydliadau sector cyhoeddus wedi cael eu herlyn am fethu yn eu dyletswydd gofal?
Gallwch gysylltu'r rhain â risgiau yn eich sefydliad eich hun?		 Anabledd
d A oes cysylltiad rhwng lefelau absenoldeb uchel a throsiant staff (e.e. yn ôl adran/grwp galwedigaethol)?
A allwch nodi'r camau y gellir eu cymryd i wella'r sefyllfa?		 trosiant staff
Cymhelliant
dd A ydych yn gyfarwydd â gwaith ymchwil y Sefydliad Gwaith sy'n awgrymu bod gan ffactorau fel ymreolaeth unigol, boddhad swydd, cyd-ymddiriedaeth, ac ati fwy o ddylanwad ar lefelau absenoldeb oherwydd salwch nag unrhyw rai eraill?
e

a)     Mewn perthynas â pholisïau eich sefydliad:

  1. A ydych wedi cynnal adolygiad meincnodi yn ddiweddar o'ch proses o ddarparu tâl salwch, o'ch cymharu â chyflogwyr eraill yn eich dalgylch o ran
    cymhwyster o ran gwasanaeth a pha hyd yr ydych yn rhoi tâl llawn a hanner tâl?
    A ydych yn sicrhau bod polisïau 'amser i ffwrdd', fel dyletswyddau cyhoeddus, yn cynnwys cymal 'yn amodol ar', i sicrhau lefelau absenoldeb gofynnol?
  2. Cyn cyhoeddi tystysgrif feddygol mewn perthynas ag unrhyw achos o absenoldeb, a yw'n ofynnol i'r cyflogai ffonio ar bob diwrnod o'r absenoldeb?
    A oes systemau cwbl effeithiol ar waith ar gyfer rhoi hysbysiad o alwadau o'r fath?
  3. A yw'r adran iechyd galwedigaethol yn chwarae rhan broffesiynol ym mhob achos o absenoldeb sy'n cynnwys straen neu sy'n para dros 12 wythnos?
  4. A yw'r sefydliad yn cynnig opsiynau hyfforddi amrywiol ar gyfer rheolwyr ynglyn â materion sy'n gysylltiedig â phresenoldeb a gallu?
  5. A oes gan y sefydliad bolisi ffurfiol ar ymddeoliad sy'n gysylltiedig ag iechyd?
    A wyddoch faint o staff a gyflogir gennych o hyd, ond sy'n 'anweithredol'?

 

 

Ardystio, Polisi Enghreifftiol,
Cynhadledd Achos,
Llythyrau rhybuddio


Ffonio

Iechyd Galwedigaethol
Straen

Rheolwyr llinell,
Gallu



 f  Cyfeiriadau:

A ydych yn gofyn i ymgeiswyr swydd
(i) am eu cofnod absenoldeb dros y ddwy flynedd ddiwethaf a lle bo'n bosib,  eu caniatâd i gael cadarnhad gan eu cyflogwr blaenorol?
A ydych yn cael y cadarnhad hwnnw cyn cynnig y swydd?
A ydych yn cynnwys data yn rheolaidd ar gofnod presenoldeb yr unigolyn ym mhob un o'ch geirdaon, yn cynnwys y rhai ar gyfer dyrchafiad mewnol?

 Cyfeiriadau, Cyfrinachedd Meddygol, Integreiddio

 

 ‘Having high levels of job involvement, job satisfaction, organisational commitment and doing meaningful work tasks all show correlations with lower absenteeism. In addition, organisational aspects of work such as low absence culture with strict and salient attendance norms, working in a non-union environment (with less paid sick leave), working on the day shift or in an organisation with flexible scheduling are all associated with lower absenteeism. However, all of these relationships have many qualifiers and caveats. No single approach will work in every situation.’

‘Current Thinking on Managing Attendance’ National Audit Office

5.  Iechyd Galwedigaethol
    Os mai 'na yw eich ateb i unrhyw rai o'r cwestiynnau canlynol yna cyfeiriwch i'r ddolen perthnasol isod, a defnyddiwch y botwm 'back' i ddychwelyd i'r dudalen yma.
 a A yw eich camau gweithredu yn seiliedig ar ddadansoddiad data cadarn o
nifer yr achosion penodol o absenoldeb
a chost ac effaith y rheini ar y sefydliad?
A ydych yn gallu blaenoriaethau eich gwaith o ran cost a budd/gwerth am arian?
A gytunir ar y blaenoriaethu hwn â'r sefydliad, a gyflwynir adroddiadau arno fel mater o drefn ac a gaiff ei adolygu'n rheolaidd?		 Iechyd Galwedigaethol
Trais ac Ymddygiad Ymosodol
 b A oes gennych gynllun gweithredu i leihau/liniaru achosion mwyaf absenoldeb yn y sefydliad?  Ymreolaeth
 c A ydych yn adolygu'r ffactorau risg iechyd a nodir mewn disgrifiadau rôl?
A ystyrir y rhain yn ystod proses sgrinio cyn cyflogi ymgeiswyr swydd?		  Asesiad Risg
 ch A ydych yn cymryd rhan mewn cynadleddau achos i adolygu
unrhyw achos lle y nodir Straen fel ffactor a gyfrannodd at yr absenoldeb, a phob achos lle y mae'r absenoldeb yn para mwy na 12 wythnos?
A ydych yn rhoi cyngor ar achosion lle y gellir dwyn y dyddiad dychwelyd i'r gwaith ymlaen drwy gyfnod adsefydlu llai dwys?		  Cynhadledd Achos
 d A ydych yn gyfarwydd â Safon yr HSE ar osgoi straen yn y gweithle?  http://www.hse.gov.uk/pubns/misc714.pdf
 dd A ydych yn rhoi mewnbwn proffesiynol i'r cynlluniau datblygu sy'n gysylltiedig â Safon Iechyd Gorfforaethol Llywodraeth Cynulliad Cymru?  Safon Iechyd Gorfforaethol

6.  Rheolwyr Llinell/Arweinwyr Tîm/Goruchwylwyr 

    Os mai 'na yw eich ateb i unrhyw rai o'r cwestiynnau canlynol yna cyfeiriwch i'r ddolen perthnasol isod, a defnyddiwch y botwm 'back' i ddychwelyd i'r dudalen yma.
 a A oes gennych ddata cynhwysfawr a chywir ar absenoldeb yn gyffredinol yn eich timau gwaith ac ar gyfer pob unigolyn?
Os nad yw hwn ar gael o ryw ffynhonnell ganolog, a ydych yn cadw eich cofnodion eich hun?
A ydych yn gallu nodi unigolion sy'n absennol yn rheolaidd ar ddydd Gwener, neu yn ystod gwyliau hanner tymor? (neu unrhyw batrymau tebyg eraill?)

Data Absenoldeb
Cysondeb
Dydd Gwener 

 b A ydych yn sicrhau mai chi eich hun sy'n derbyn pob galwad ffôn pan fydd cyflogeion yn ffonio i'ch hysbysu o'u habsenoldeb a'ch bod yn cynnal pob trafodaeth dychwelyd i'r gwaith gan gadw nodiadau gofalus o'r sgyrsiau? Ffonio, Dychwelyd i'r gwaith
 c A ydych yn ymweld ag unrhyw rai o aelodau eich tîm sydd wedi bod i ffwrdd o'r gwaith yn sâl am dros bedair wythnos i gadw cysylltiad? Cyswllt, Adsefydlu
 ch Pan fydd un o'ch staff yn absennol, a ydych yn cymryd camau i sicrhau nad yw ei lwyth gwaith yn 'pentyrru' cyn iddo ddychwelyd, e.e. drwy ailgyfeirio ei negeseuon e-bost, rhoi'r gwaith achos i rywun arall, ac ati?
A ydych yn mynd ati i gynnal cynhadledd achos mewn perthynas â phob achos o absenoldeb sydd dros bedair wythnos, ac a ydych yn trafod cynlluniau adsefydlu?		 Risg, Cynhadledd Achos
 d A ydych yn deall pwysigrwydd gallu wrth adolygu unrhyw fater yn ymwneud â rheoli absenoldeb?
A ydych yn hyderus y gallech roi rhybudd ffurfiol drwy gyfrwng y weithdrefn gallu pe bai hynny'n briodol?		 Adolygiad
 dd A ydych yn dangos eich gwerthfawrogiad yn rheolaidd i'r rhai sydd â chofnodion presenoldeb da? Gwerthfawrogiad, Adolygiadau perfformiad
 e

A ydych yn gweithio gyda'ch aelodau tîm i ennyn mwy o ddiddordeb/cynnig mwy o ymreolaeth yn eu gwaith, gweithredu Safon yr HSE ar Straen, ac yn sicrhau'r ffactorau risg lleiaf posibl sy'n rhan gynhenid o'u gwaith? A wyddoch beth yw achosion mwyaf cyffredin absenoldeb ymhlith eich grwp o weithwyr?

 

 Ymreolaeth, Straen, Asesiad risg