Gall gwybodaeth a roddir ar ffurflenni hunan-ardystio a thrwy gyfrwng tystysgrifau meddygol ynglyn â'r rheswm dros absenoldeb, greu cofnod sydd yr un mor sensitif, a rhaid i'r sefydliad sy'n cyflogi gymryd camau rhesymol i sicrhau bod unrhyw un sydd â hawl i weld y wybodaeth honno neu sy'n ymwneud â'i gweinyddu yn ei thrin â'r sensitifrwydd priodol.
O dan Ddeddf Diogelu Data 1998, mae rhwymedigaeth i sicrhau bod y data a ddarperir yn ddigonol, yn berthnasol ac nad yw'n ormodol i'r diben. Felly mae'n arfer da cynnwys datganiad ar y ffurflen hunan-ardystio, ac yn y dogfennau polisi perthnasol. Dylai'r datganiad egluro y caiff y wybodaeth a roddir a'r rheswm dros yr absenoldeb eu casglu dros amser a'u defnyddio i lywio adolygiadau yn y dyfodol neu bresenoldeb mewn cynadleddau achos gan reolwyr llinell/arweinwyr tîm, ac ati. er bod y ffocws ar bresenoldeb yn golygu nad yw'r rhesymau meddygol manwl yn aml yn rhan o ystyriaethau o'r fath.

Mae Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth yn darparu canllawiau defnyddiol, awdurdodol ar y materion hyn yn:
http://www.ico.gov.uk/Home/for_organisations/topic_specific_guides/employment.aspx
 

Ond caiff y pwynt allweddol ei gynnwys yn y Cod Arferion Cyflogaeth, 2.3.4:

Gellir rhoi gwybodaeth i reolwyr am y rhai sy'n gweithio iddynt cyhyd ag y bo hyn yn angenrheidiol er mwyn iddynt gyflawni eu rolau fel rheolwyr.

Rhaid i'r rheolwr wybod beth yw achosion yr absenoldeb, fel y gall gyflawni ei ddyletswydd gofal i'r cyflogai sy'n dychwelyd megis cymryd camau i sicrhau nad yw'r achos yn codi eto, dileu achosion yr absenoldeb, neu gyfrannu at y gwaith adsefydlu.
Mae unrhyw weithdrefn sy'n sicrhau nad yw'r rheolwr fel arfer yn dod i wybod am y rheswm dros absenoldeb unigol o ganlyniad i faterion cyfrinachedd yn debygol o gyflwyno risgiau cynhenid mwy mewn perthynas â methu â chyflawni dyletswydd gofal (gweler www.unison.org.uk/acrobat/12879.pdf ).