Mae llawer o sefydliadau yn dibynnu ar reolwyr sydd eisoes yn brysur i gofio llenwi ffurflen pan fyddant yn derbyn galwad ffôn yn eu hysbysu o absenoldeb.
Wrth gynllunio neu adolygu'r system hon, mae'n arfer da canfod ffyrdd o sicrhau ei bod yn system 'gaeëdig'. Trwy hynny bydd methiant i gwblhau unrhyw gam yn amlwg, er enghraifft cysylltu â sgriniau logio i mewn post electronig neu systemau cofnod amser hyblyg eraill; croesgyfeirio â cheisiadau ar gyfer staff cyflenwi dros dro neu gysylltu â'r system hysbysu drwy gyfrwng hunan-ardystio.

Mae'n arfer da ei gwneud yn ofynnol i gyflogeion absennol ffonio bob dydd y byddant yn absennol hyd nes eu bod yn cael tystysgrif feddygol.

Mae Cyngor Sir Caerdydd, sy'n cyflogi tua 18,000 o bobl, wedi gosod eu cronfa ddata ar gofnodion cyflogeion i sicrhau bod 'prif swyddog' penodedig, h.y. yr arweinydd tîm, rheolwr llinell ac ati, gan bob unigolyn, a fydd yn derbyn negeseuon e-bost mewn perthynas â hysbysu am yr absenoldeb, yn cwblhau prosesau dychwelyd i'r gwaith ac ati, ac yn cael y wybodaeth ddiweddaraf dros yr e-bost am unrhyw ddiwygiadau i bolisïau/ceisiadau.