Ymhlith y materion a amlygwyd yw'r angen i ystyried effaith tueddiadau strategol demograffig, daearyddol a galwedigaethol yn y dyfodol ac ystyried y rhain wrth ddatblygu strategaethau Rheoli Cyfalaf Dynol fydd yn ategu nodau corfforaethol. Dylai hyn gynnwys asesiad rheolaidd o b'un a yw'r cydbwysedd rhwng gweithwyr llawn amser a rhan amser yn briodol ar gyfer yr amcanion gweithredu.

Ni all cyflogwr newid telerau cytundebol, megis patrwm oriau gwaith neu leoliad y gweithle yn annibynnol ar eraill. Rhaid i newidiadau o'r fath gynnwys ymgynghori gwirioneddol â'r cyflogeion neu eu cynrychiolwyr, a rhaid i hynny fod yn ‘ystyrlon’. Mae hyn yn golygu bod yn rhaid cyflwyno cynigion tra bod amser i'w newid o hyd, a rhaid rhoi sylw dyledus i'r ymatebion.

Caiff mentrau rheolwyr, a'r prosesau a ddefnyddir i'w sicrhau, eu profi ar sail eu ‘rhesymoldeb’.

Gweler: http://www.lge.gov.uk/lge/aio/59677

Cais gan gyflogai

Ceir rhwymedigaethau statudol sy'n ei gwneud yn ofynnol i'r cyflogwr ystyried cais i weithio oriau hyblyg, hynny yw lleihau oriau neu newid patrwm yr oriau, gan ofalwyr neu rieni, a hynny'n rhesymol. Maent yn nodi mai dim ond am resymau busnes cadarn y gellir gwrthod ceisiadau o'r fath.

Gweler: http://www.dti.gov.uk/employment/workandfamilies/flexible-working/index.html

Mae gan y rhan fwyaf o sefydliadau gwasanaeth cyhoeddus bolisïau mewnol sy'n nodi'r camau i'w dilyn i sicrhau bod ystyriaeth o'r fath yn digwydd. Mae'n hanfodol bod y camau hyn yn cael eu dilyn bob amser. Mae'n arfer da cadw nodyn ysgrifenedig o'r pwyntiau allweddol yn yr ystyriaethau a phwy oedd yn rhan o hyn.

Mae twf gweithio hyblyg ac argaeledd staff wrth gefn i 'gyflenwi' ar gyfer yr oriau llai, yn ei gwneud yn fwyfwy tebygol y caiff y rhan fwyaf o geisiadau eu derbyn. Serch hynny, efallai y penderfynir ar fân amrywiadau drwy drafodaethau adeiladol â'r cyflogai dan sylw.

Mae'r ffaith bod lleihad mewn oriau yn gysylltiedig â lleihad pro rata mewn incwm yn golygu ei bod yn annhebygol y bydd y cyflogai yn gwneud y cais ar chwarae bach. Gallai gwrthod y cais olygu bod yr unigolyn hwnnw'n gadael y sefydliad, neu â chyfraddau absenoldeb uchel.

Gall trefniadau gweithio rhan amser cymedrol helpu i gadw staff sydd â sgiliau arbenigol, drwy sicrhau eu bod yn gyfarwydd â'r datblygiadau diweddaraf yn eu maes.

Yn gyson, dengys ymchwil fod ymateb cadarnhaol gan y cyflogwr i gais cyflogai i amrywio contract yn sicrhau budd drwy fwy o ymrwymiad. 

Mae'r amser a dreulir yn darllen y nifer sylweddol o negeseuon e-bost bob dydd yn hanfodol, ond a yw'n gynhyrchiol? A yw'n gwneud cyfraniad uniongyrchol i'r broses o ddarparu gwasanaethau mewn gwirionedd?

Un o fanteision gweithio gartref yw lleihau ymyrraeth, er enghraifft, cydweithwyr yn trafod gweithgareddau'r penwythnos diwethaf, neu wyliau'r flwyddyn nesaf. Mae ymchwil a wnaed gan Brifysgol Caerdydd i'r swn sy'n peri'r ymyrraeth fwyaf mewn swyddfeydd cynllun agored yn dangos mai cydweithwyr yn ceisio bod yn gymdeithasol yw achos yr ymyrraeth fwyaf i amser cynhyrchiol.

Mae dadansoddiad o ddarbodusrwydd yn awgrymu nad yw cymaint â 95% o'r 'gweithgarwch' yn y gwaith yn ychwanegu gwerth mewn gwirionedd. Gall canolbwyntio ar allbwn yn hytrach na mewnbwn fod yn ddefnyddiol, hynny yw gall sefydlu 'normau' o ran faint o waith y dylid ei ddisgwyl ym mha gyfnodau o amser, yna llywio'r broses o reoli a goruchwylio gweithio yn y swyddfa a gweithio gartref.

Gweler ‘Darbodusrwydd’

Fodd bynnag, mae'r trefniadau hyn yn galw am ddyfarniad da gan arweinwyr tîm sy'n gorfod cadw disgyblaeth briodol mewn perthynas ag amseroedd dechrau a gorffen. Rhaid iddynt barhau i ganolbwyntio ar y gwasanaeth yn y diwylliant tîm i osgoi'r risg o greu agwedd laissez-faire mewn perthynas ag amser cynhyrchiol, gyda staff yn mynd a dod fel y mynnant. Yr arfer da yw canolbwyntio ar allbwn, o ran darparu'r gwasanaeth, i feithrin diwylliant o falchder yn y gwaith a gynhyrchir.

Yn aml, nodir bod polisïau adnoddau dynol, waeth pa mor dda y'u hysgrifennir, yn cael eu hystyried fel dewis olaf i gyflogeion a rheolwyr fel ei gilydd, oherwydd bod gormod ohonynt yn cwmpasu gormod o faterion cymhleth. Peth gwrthnysig fyddai mynnu cydymffurfio â pholisïau ar draul disgresiwn buddiol.

Mewn llawer o swyddi, nid oes ffordd o osgoi hyn. Os bydd unigolyn yn canfod na all ymdopi â swydd benodol oherwydd y patrwm gwaith gofynnol, efallai y'i cynghorir i ddod o hyd i swydd arall â phatrwm sy'n addas iddo. Mae'n annhebygol y bydd cyfiawnhau perfformiad gwael drwy honni bod yn 'dylluan nos' yn cael ymateb da mewn gwrandawiad gallu/perfformiad.

Fodd bynnag, ceir rhai swyddi lle nad yw'r adeg o'r dydd y gwneir y gwaith yn hanfodol i'r gwasanaeth. Efallai y bydd cefnogi pobl sy'n barod i wneud eu gwaith ar amseroedd ansafonol yn ymarferol mewn achosion o'r fath.

Os bydd yr hyblygrwydd hwn yn cynnwys bod yn bresennol yn y gweithle, yna gall materion sy'n ymwneud â diogelwch gweithio ar eich pen eich hun, iechyd a diogelwch a chostau fod yn bwysig. Yn yr achosion hyn, mae'n ymarferol ei gwneud yn ofynnol i'r unigolyn gynnal asesiad risg a ddylai gwmpasu'r sefyllfaoedd gwaethaf posibl.

Gall trefniadau hyblyg i un unigolyn beri anniddigrwydd ymhlith aelodau eraill o'r tîm os ydynt o'r farn eu bod yn cael beichiau ychwanegol. Er enghraifft, os oes mwy o alwadau ffôn am naw y bore ond nad yw rhai staff byth yn gweithio ar yr adeg honno. Gellir goresgyn hyn drwy ad-drefnu tasgau eraill i sicrhau tegwch. Y ffordd briodol o weithredu yw cynnal trafodaeth agored â'r tîm cyfan gan greu ymdeimlad o gyd-barch.

‘Arferai Prif Nyrs y Ward dreulio hanner diwrnod yr wythnos yn cynllunio'r amserlen. Pan ymddangosai, byddai'r staff yn newid sifftiau ymysg ei gilydd i'r graddau iddi wastraffu ei hamser yn llwyr. Caiff y cynllun gwreiddiol ei gwblhau gan y staff bellach.'

Noder bod risgiau'n gysylltiedig â hyn. Rhaid i anghenion y gwasanaeth gael blaenoriaeth dros yr holl ystyriaethau eraill, ac mewn rhai gweithrediadau mwy cymhleth, mae'n angenrheidiol sicrhau bod cymysgedd penodol o sgiliau'n bresennol i ragweld galwadau. Efallai mai creu amserlenni ar-lein yw'r ffordd ymlaen.

Mantais hyn, yn gyffredinol, yw na chaiff unrhyw ffioedd asiantaeth eu cynnwys oni bai y defnyddir asiantaeth recriwtio i gyflwyno ymgeiswyr ar gyfer dethol. Mae gan bob parti, cyflogai, rheolwr a'r sefydliad ehangach, ddealltwriaeth glir o'r cynllun cyfan.

Mae'n ddefnyddiol iawn mewn perthynas â rheoli prosiect, lle caiff tîm ei sefydlu er mwyn gwneud gwaith penodol. Os yw'r gwaith hwnnw wedi'i ddiffinio'n glir, gellir gadael y dyddiad y daw'r gyflogaeth i ben yn amwys, a'i ddiffinio fel 'y dyddiad pan gaiff y prosiect ei gwblhau’. Yna mae'n rhaid i'r sefydliad roi hysbysiad terfynu a all, o dan rai amgylchiadau eraill, gael ei ymgorffori yn y contract gwreiddiol.

Ni ddylid trin cyflogeion â chontractau tymor penodol yn llai ffafriol na grwpiau eraill, er enghraifft mewn perthynas â gwyliau neu dâl salwch. Byddant yn cael hawliau cyflogaeth arferol yn ystod eu cyfnod gwasanaeth, yn cynnwys yr hawl i gael tâl diswyddo statudol.

Gall y contract cychwynnol fod am gyfnod hwy na phedair blynedd. Os caiff y cyfnod tymor penodol cychwynnol ei ymestyn, naill ai drwy i'r gyflogaeth barhau (nad yw'n arfer da) neu drwy gynnig cyfnod pellach yn benodol, fel bod cyfanswm y cyfnod yn fwy na phedair blynedd, yna bydd y cyflogai, yn awtomatig, yn cael hawliau cyflogaeth barhaol. Mae hyn oni bai bod yr adnewyddiad sy'n gwneud y cyfnod yn hwy na phedair blynedd yn cynnwys 'cyfiawnhad gwrthrychol' dilys i'r contract beidio â bod yn barhaol. Ceir gwahaniaeth barn o ran ystyr 'dilys'.

Gweler: http://www.berr.gov.uk/employment/employment-legislation/employment-guidance/page18475.html

Mae angen i unrhyw un ar gontract tymor penodol gael ei oruchwylio'n ofalus, a dylid ei hysbysu y disgwylir i'w gyflogaeth orffen ar y dyddiad y daw'r contract i ben. Yna rhaid i gynrychiolwr y cyflogwr, fel arfer y goruchwyliwr llinell sy'n gweithio yn ôl canllawiau gan yr adran adnoddau dynol, geisio lliniaru canlyniadau terfynu'r gyflogaeth, drwy wneud ymdrechion gwirioneddol i helpu'r unigolyn i ddod o hyd i swydd arall yn yr un sefydliad. Efallai y bydd pobl ar gontractau tymor penodol yn cael blaenoriaeth o ran cael eu hystyried ar gyfer ceisiadau am swyddi mewnol, er enghraifft.

Nid yw cynnig swydd barhaol i rywun sydd wedi profi ei werth mewn cyflogaeth tymor penodol yn ei gwneud yn ofynnol i dalu ffi gyflwyno sy'n arferol gyda gweithwyr dros dro o asiantaethau. Ond, mae'r defnydd o gontractau tymor penodol fel prawf yn unig yn annhebygol o gael ei ystyried yn briodol.

Mae dwy brif risg yn gysylltiedig â defnyddio cyflogaeth tymor penodol. Yn gyntaf, nad yw'r oruchwyliaeth barhaus wedi ceisio lliniaru effaith y terfynu. Yn ail, bod y gyflogaeth, na fu'n destun prosesau mewnol, yn parhau dros bedair blynedd gan greu statws parhaol a'r posibilrwydd o ddiswyddo annheg.

Fodd bynnag, pan gaiff ei rheoli a'i gweinyddu'n gywir mewn amgylchiadau priodol, gall cyflogaeth tymor penodol fod yn ddefnyddiol iawn.

Er y dylid pennu cyfartaledd ar gyfer cyfanswm nifer yr oriau a weithir o dan y Rheoliadau Oriau Gwaith dros gyfnod o 17 wythnos, gan ganiatáu ar gyfer rhai cyfnodau arbennig o brysur, rhaid dilyn y gofynion o ran cyfnodau rhwng gwaith (isafswm o 11 awr).

Mae'r Swyddfa Ystadegau Gwladol (www.statistics.gov.uk) yn nodi bod mwy o bobl 41 oed yn y DU yn 2006 nag unrhyw grwp oedran arall. Yng Nghymru, (www.statswales.gov.uk, amcangyfrifon poblogaeth canol y flwyddyn yn ôl awdurdodau lleol),  mae'r boblogaeth ym mhob grwp oedran yn debyg tan iddi ddechrau lleihau o'r flwyddyn enedigaeth 1973 ymlaen.

Mae'n debygol y bydd y dirywiad hwn mewn poblogaeth yn cael ei gydbwyso gan fywyd gweithio hwy, sy'n gysylltiedig ag iechyd gwell a hiroes gynyddol.

Mae ‘Ffyrdd Callach o Weithio’ wedi'i gynllunio i gynorthwyo a hybu meddwl yn greadigol am hyblygrwydd yn y gweithle. Dylai sicrhau bod sefydliadau gwasanaethau cyhoeddus yn gweithredu portffolios o batrymau cyflogaeth gwahanol. Bydd y patrymau hyn yn fwy addas i'r galw gan y darpar weithlu am batrymau sy'n addas i'w hamgylchiadau personol, yn enwedig mewn perthynas â 'lleihau'n raddol' yn ddiweddarach yn eu gyrfa, ac integreiddio eu gwaith â chyfrifoldebau gofalu.

Cliciwch yma i weld canllawiau ar Gynllunio'r Gweithlu

Mae darbodusrwydd yn gweithredu ar sail 'system gyfan' a dylai fod yn berthnasol i wasanaethau cyfan yn hytrach nag is-brosesau ar wahân, oherwydd efallai na fydd y prosesau hynny eu hunain yn ychwanegu gwerth at wasanaethau craidd.

Mae meddwl yn ddarbodus wedi datblygu dros sawl blwyddyn, yn Toyota yn wreiddiol, ac wedi tyfu o'r 'Peiriant a newidiodd y byd' (Jones a Womack). Mae wedi dangos ei werth o ran dod o hyd i ffyrdd gwell o drefnu gwaith. Er enghraifft, dangosodd dadansoddiad o daith claf mewn un ysbyty fod y claf wedi ymweld â'r ysbyty chwe gwaith dros 31 wythnos, sef 610 munud o'i amser, ond gan dderbyn 100 munud o ran gwerth.

Cyfanswm y mewnbwn gofal iechyd oedd 330 munud dros yr un 31 wythnos, gan gynhyrchu'r un 100 munud o werth. (gweler ‘Lean thinking for the NHS’, yn www.leanuk.org.)

Mae darbodusrwydd yn canolbwyntio ar wella'r pethau sy'n bwysig o ran yr effaith uniongyrchol ar wasanaethau, ac yn aml yn amlygu'r angen am hyblygrwydd i ddarparu gwasanaethau sy'n gallu ymdrin ag amrywiadau o ran lefelau galw.

Ar y cyfan, nid yw goramser yn daladwy os caiff y patrwm gwaith ei bennu gan y deiliad swydd, felly os yw gweithiwr gartref yn dewis peidio â gweithio yn y prynhawn, ond bod yn well ganddo weithio yn y nos, ac yn dal i allu cyflawni ei allbwn, yna mae'n annhebygol y bydd cyfraddau premiwm yn daladwy.

Fel mater o drefn, mae'n arfer da i unrhyw oramser gael cymeradwyaeth benodol ymlaen llaw gan reolwr awdurdodedig.

Gall goramser sy'n cael ei weithio bob wythnos, er enghraifft i ddarparu gwasanaeth bore dydd Sadwrn, drwy arfer ac ymarfer a thrwy ymrwymo i rotas a drefnir ymhell ymlaen llaw, ddod yn 'gytundebol' o ran ei fod yn batrwm 'arferol' felly mae unrhyw ymgais i newid y trefniant yn gofyn am yr un lefelau ymgynghori â'r hyn a fyddai'n ofynnol ar gyfer amrywiad arall i Gontract.

Risg sy'n aml yn codi gyda goramser yw os bydd yr incwm ychwanegol yn ddeniadol i'r cyflogeion dan sylw, gallant ddod yn gyfarwydd â chyflog uwch, gan newid eu ffordd yn unol â hynny. Yna efallai y byddant yn creu arferion gwaith aneffeithlon iawn sydd wedi'u cynllunio i gynnal incwm yn hytrach na chyfrannu at wella'r gwasanaeth. Yn yr achosion gwaethaf, lle caiff goramser ei sbarduno gan yr angen i wneud gwaith yn lle rhywun sy'n absennol, gellir datblygu systemau rota anffurfiol i sicrhau bod absenoldeb bob amser yn bodoli a bod yr angen am oramser yn cael ei gynnal.

Yn gryno, prin y mae goramser yn ateb call, oherwydd y costau uchel a'r risgiau sylweddol cysylltiedig. Mae'n arfer da sicrhau mai digwyddiad prin iawn yw goramser i unrhyw grwp gwaith, a dylai uwch reolwyr fonitro patrymau'n rheolaidd.

Mae pobl sy'n gweithio oriau hir yn tueddu i flino, fel bod eu hallbwn drwy gydol eu horiau gwaith yn isel, a gall effaith gyffredinol goramser arwain at gynyddu costau ar gyfer yr un allbwn (cyfanswm) a chreu gweithlu blinedig. Mae'r Rheoliadau Oriau Gwaith hefyd yn berthnasol ac wedi'u cynllunio i annog patrymau gwaith diogel.

Gellir gwneud mân amrywiadau achlysurol, neu hyd yn oed reolaidd, i'r diwrnod gwaith drwy gytundeb lleol anffurfiol. Ymhlith yr enghreifftiau mae sicrhau bod rhywun bob amser yn agor neu'n cau adeilad neu'n troi switsfwrdd ymlaen ar amser penodedig. Gellir trefnu'r amrywiadau i weddu i anghenion personol neu ddomestig unigolion, er enghraifft lleihau amser cinio er mwyn gallu cyrraedd neu adael ar amseroedd gwahanol. Mae'r trefniadau hyn yn un o'r cydrannau yn y portffolio call (gweler amser 'dewisol'.) ond dylid pwysleisio nad ydynt yn cynnwys goramser.

Mae'n arferol trefnu staff ar ffurf patrymau gwaith fel bod gwasanaethau'n cael eu darparu am fwy nag un set o 37.5 awr. Lle mae'r amrywiad yn sylweddol, yna daw'n synhwyrol creu patrymau sifftiau priodol. Mae'r patrymau'n rhannu'r amser cyfan lle bydd angen y gwasanaethau yn gyfnodau sy'n cyd-fynd â phresenoldeb rheolaidd grwpiau o staff.

Yr enghraifft fwyaf eithafol yw'r patrwm o 168 awr yr wythnos dros y flwyddyn gyfan, a all gynnwys pedwar neu bum grwp sifft o staff yn gweithio ar sail system gylchdroi wedi'i diffinio sef 'bore' (6-2), 'prynhawn' (10-6) a diwrnodau gorffwys. Ymhlith y patrymau llai mae bore a phrynhawn ar ddydd Llun - dydd Gwener, neu estyniadau i ddarparu staff cyflenwi ar ddydd Sadwrn a dydd Sul.

Mae patrymau sifftiau yn rheoli bywydau'r unigolion sy'n eu gweithio, oherwydd bod yn rhaid plethu agweddau eraill ar fywyd, gallant ddod yn anhyblyg, yn enwedig y patrymau mwy cymhleth.

Gan fod patrymau gwaith rheolwyr yn tueddu i fod yn rhai naw tan bump o ddydd Llun i ddydd Gwener, a bod y galw am wasanaethau yn amrywio drwy'r dydd a'r nos, nid yw'n anghyffredin i ddiwylliannau sefydliadol gwahanol ddatblygu ar adegau gwahanol dros y 24 awr. Yn yr achosion gwaethaf, efallai y bydd cyfresi cyfan o safonau gwahanol yn esblygu yn ôl yr egwyddor mai 'dyma'r ffordd rydym yn gweithredu'. Lle caiff gwaith sifft ei sefydlu, dylai rheolwyr gynnal ymweliadau rheolaidd a thrylwyr i osgoi'r risgiau hynny.

I gael canllawiau ar faterion sy'n ymwneud â threth incwm a gweithio gartref - gweler:
http://www.hmrc.gov.uk/employers/ebik/ebik3/homeworking-03.htm

Y fantais dros waith tymor penodol neu waith asiantaeth dros dro yw bod cyflenwad llafur cynyddol ar gael, gyda nifer o gwmnïau wrth gefn a fydd yn trefnu'r aseiniad. Fel gwaith asiantaeth, gwneir y contract rhwng y prif gyflogwr a'r asiantaeth. Mae'r asiantaeth yn llunio contract â'r gweithiwr interim. Ond, caiff y cyfan ei gyflawni drwy gontractau am wasanaethau yn hytrach na chontractau cyflogaeth oherwydd ei bod yn debygol bod y gweithiwr dros dro yn hunangyflogedig.

Nid yw hwn yn ateb cost isel, oherwydd bod y llafurlu interim yn cynnwys unigolion sydd wedi penderfynu gweithio yn y ffordd hon o ran eu llwybr gyrfa. Mae'n debygol y byddant wedi ffurfio eu cwmni cyfyngedig eu hunain a byddant yn gallu codi cyfradd ddyddiol uchel. Mae'r asiantaeth yn cynnal proses sgrinio cyn dewis a chostau llif arian parod, gan dalu'r gweithiwr interim cyn i'r client dalu ei anfoneb. Mae'r asiantaeth yn codi canran sylweddol, a chan fod hwn yn gontract am wasanaethau, mae'r gweithiwr interim yn debygol o godi tâl am deithio a llety. Fodd bynnag, dadleuir bod unigolion sy'n gweithio ar sail interim yn cyfrannu profiad a gallu i'r dasg ac yn gallu darparu gwasanaeth ymgynghori mewnol ar bynciau penodol yn ogystal â rheoli gweithrediadau arferol.

I gael rhagor o wybodaeth gweler: http://www.interimmanagement.uk

Gall y staff ddatblygu diwylliant lleol unigryw ac os yw presenoldeb y rheolwyr yn un o bell neu'n achlysurol, yna mae'n bosibl i'r diwylliant hwn ddatblygu ffocws heblaw am ragoriaeth ym maes darparu gwasanaethau.

Mae'r Rheoliadau Rheoli Iechyd a Diogelwch yn ei gwneud yn ofynnol i unigolyn cyfrifol a enwebwyd fod yn gyfrifol am weithrediadau o'r fath, fel bod arferion gwaith yn cael eu goruchwylio'n briodol. Mae'n arfer da ymestyn hyn i reoli gweithredol bob dydd, er enghraifft ar gyfer archebu amser a phresenoldeb, osgoi achwynion rhyngbersonol, staff wrth gefn effeithiol ar gyfer swyddogaethau allweddol, ac ati.

Gellir lliniaru llawer o'r risgiau sy'n gysylltiedig â lleoliadau pell drwy gynnwys uwch staff yn rheolaidd drwy ymweliadau a chyfathrebu trylwyr ac agored.

Mae yna risgiau penodol sy'n gysylltiedig â defnyddio'r label hwn oherwydd gallai awgrymu cyflogai lefel is a gallai gael ei ddefnyddio mewn hawliad cydraddoldeb.

Apêl y trefniant hwn i'r prif sefydliad yw bod y gweithwyr asiantaeth yn adnodd 'ar alw', y gellir eu galw i mewn neu roi'r gorau i'w defnyddio ar fyr rybudd.

At ddibenion y canllawiau hyn, nid yw staff asiantaeth neu staff cyflenwi sy'n cael eu cyflogi'n uniongyrchol gan y prif sefydliad, drwy weithrediad 'mewnol', yn weithwyr asiantaeth. Cânt eu cyflogi ac felly maent yn gyflogeion, er efallai â threfniadau cytundebol sero neu elastig, efallai drwy ‘gronfa’ fewnol.

Dylai'r prif sefydliad sicrhau bod gan unrhyw un sy'n cael ei ddarparu ar ei gyfer fel gweithiwr dros dro drwy asiantaeth waith papur cytundebol cyflogaeth cywir gyda'r asiantaeth honno, er mwyn osgoi camddealltwriaeth. Mae hyn yn aml yn gysylltiedig a'r daflen waith ddyddiol neu wythnosol sy'n cael ei llofnodi gan unigolyn awdurdodedig yn y prif sefydliad. Y sefydliad cynnal (prif sefydliad) sy'n gyfrifol am iechyd a diogelwch a dylai sicrhau bod hyfforddiant sefydlu priodol yn cael ei gynnal.

Gall staff asiantaeth gostio'n ddrud, yn enwedig lle mae'r unigolion sy'n gweithio yn y ffordd hon yn gweithio sifftiau rhyfedd dim ond er mwyn ychwanegu at eu cyflog sylfaenol, fel amrywiad ar oramser yn hytrach na swydd lawn amser. Mae llawer o sefydliadau'r sector cyhoeddus wedi negodi trefniadau sefydlog ag asiantaethau a enwyd fel bod modd cael staff cyflenwi ar unwaith â'r gwaith gweinyddol lleiaf posibl. Dylid monitro'r trefniadau hyn yn ofalus ac yn rheolaidd i sicrhau y'u rheolir yn briodol drwy'r amser.

Mae Pecyn Cymorth Rheoli Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru  ‘Temporary, Agency and Interim Staff: Delivering Efficiency Savings through Procurement’ (12 Medi 2006) yn cynnwys y sylw:

In some cases, agency staff are considered to be cheaper than permanent staff. However, analyses done in Havering and other London local authorities have shown that commission levels for agencies can be as high as 50% of the worker’s wage per hour.  There is a need to bring commission levels in line with what can be achieved in the sector. Estimates by other organisations have found that commission levels can be successfully reduced to 14-15% or lower by using a managed service, for all categories of staff - from administrative and clerical to social work.

Ceir dryswch oherwydd bod rhai asiantaethau hefyd yn gweithredu fel pyrth recriwtio ac yn darparu ymgeiswyr sydd yna'n cael eu penodi fel cyflogeion yn y prif sefydliad. Mae'r asiantaethau'n codi ffi am eu cyflwyno. Mae'n hanfodol bod pob parti, yn enwedig yr ymgeisydd yn gwybod a ydynt yno fel gweithiwr dros dro asiantaeth neu fel darpar gyflogai.

Gall cost trosglwyddo gweithiwr dros dro i fod yn weithiwr parhaol fod yn rhy uchel a dylai fod yn destun trafod wrth adnewyddu unrhyw drefniant sefydlog â chyflenwr.

Y gweithlu craidd - cyflogeion â chontractau parhaol, a ddiffiniwyd gan Handy fel y rhai sydd fel arfer yn meddu ar sgiliau neu wybodaeth arbenigol - pobl broffesiynol, technegwyr, rheolwyr.

Y llafurlu hyblyg – hefyd yn cael ei gyflogi'n uniongyrchol gan y prif sefydliad, ond drwy ffurfiau amrywiol ar gontract sy'n sicrhau hyblygrwydd, er enghraifft rhan amser, oriau sero/elastig, contractau dros dro a chyfnod penodol.

Yr ymyl cytundebol – gweithwyr hunangyflogedig neu asiantaeth a ddefnyddir i ategu'r gweithlu craidd a hyblyg naill ai i ychwanegu gallu neu i ychwanegu sgil neu wybodaeth arbenigol.

Roedd Handy yn sôn am dwf patrymau cyflogaeth 'portffolio', lle gall unigolion fod yn gwneud sawl math gwahanol o waith ar yr un pryd. Mae'n tynnu sylw penodol at wneud gwaith gwirfoddol yn ddi-dâl yn hyn o beth. Yn yr un modd, roedd yn sôn am yr angen i sefydliadau roi'r gorau i batrymau cyflogaeth monolithig, un ateb i bawb. Nid oes awgrym bod y cysyniad hwn yn rhagnodiad i'w ddilyn i'r llythyren, yn hytrach mae'n amlinelliad o gysyniad, neu gyfres o egwyddorion cyffredinol sy'n debygol o fodoli mewn ffyrdd gwahanol mewn sefydliadau gwahanol.

Er enghraifft, yn seiliedig ar wythnos waith o 37.5 awr a 52.14 wythnos, i gyfrif am flynyddoedd naid, gallai cyfanswm yr oriau fod yn 1955.25.

Yna mae'r cyflogai a'r rheolwr llinell yn gallu trefnu patrwm gwaith sy'n darparu'r oriau hynny'n hyblyg, rhagor ar rai adegau o'r flwyddyn a llai ar adegau eraill.

Mae'r system hon yn arbennig o ddefnyddiol lle mae'r galw am wasanaethau yn cyrraedd uchafbwynt ar rai adegau o'r flwyddyn, er enghraifft adrannau parciau a gerddi. Mae'r system yn ddeniadol i gyflogeion o dan rai amgylchiadau, lle maent yn sgiwyr brwd, neu'n arddwyr neu â chyfrifoldebau gofalu, er enghraifft dros wyliau'r haf.

Yn amlwg, rhaid sicrhau cydbwysedd rhwng sicrhau y darperir y gwasanaethau angenrheidiol a'r hyn y mae unigolion gwahanol yn ei ffafrio. Mae'n annhebygol y bydd yn ymarferol i bawb fod yn absennol ar yr un pryd. Os bydd mwy o staff yn dymuno cael amser i ffwrdd nag sy'n ymarferol ar adeg benodol, yna mae'n debygol y bydd yr un patrymau yn codi flwyddyn ar ôl blwyddyn ac efallai y bydd yn bosibl gweithredu rota, neu fodloni gofynion rhannol. Y patrwm arferol yw llunio cynllun ar gyfer y flwyddyn gyfan a fydd yn cwmpasu'r grwp gwaith cyfan – ymhell ymlaen llaw er mwyn gallu trefnu gwyliau.

Bydd cymhlethdodau hefyd yn codi os bydd absenoldeb oherwydd salwch annisgwyl yn digwydd ar adeg pan fo'r adnodd staff yn isel. Mae'n beth doeth cynnwys cymalau wrth gefn yn y cytundeb/contract/polisi i sicrhau y rhoddir blaenoriaeth i ddarparu nifer ofynnol o staff dros bopeth arall.

Mae hefyd yn bwysig cynnal trosolwg o oriau gweithio brig ac osgoi'r risg o gyfnodau gweithio gormodol a fydd yn arwain at staff yn gorweithio. Mae Rheoliadau Oriau Gwaith yn ei gwneud yn ofynnol i sicrhau nad yw oriau gwaith wythnosol dros unrhyw gyfnod o 17 wythnos yn fwy na 48 awr ar gyfartaledd.

Mae systemau cofnodi oriau gwaith yn hanfodol, a rhaid gweithredu'r rhain yn gywir i osgoi'r risg o ddadl.

Crëwyd y cysyniad o oriau blynyddol gyntaf ar gyfer gweithwyr sifftiau parhaus, lle roedd y cyfanswm blynyddol yn cael ei ddiffinio yn glir o wyliau, fel bod yr amser o'r gwaith, yn cynnwys gwyliau, yn cael ei gynnwys yn yr amserlen. Os na chaiff y system hon ei mabwysiadu, yna i sicrhau'r nifer ofynnol o staff ar bob adeg, mae'n rhaid i dimau weithredu systemau trefnu gwyliau clir. Ymhlith meddygon ysbytai, lle mae hanfodion tebyg yn bodoli, dangoswyd bod gweithredu systemau o'r fath yn gweithio orau pan gânt eu trefnu a'u gweithredu gan y staff eu hunain - ond bob amser gyda gofynion y gwasanaeth yn cael blaenoriaeth.

Caiff y cyflog blynyddol ei dalu mewn symiau misol cyfartal waeth beth yw'r amser gwirioneddol a weithiwyd.

Gall staff sydd â chontractau rhan amser barhau i weithio ar sail flynyddol, gyda'r ffigur 'tybiannol wythnosol rhan amser yn cael ei luosi gan 52.14. Ond, os bydd unigolion yn disgwyl na fydd byth yn ofynnol iddynt weithio yn ystod gwyliau'r ysgol, yna mae'n well diffinio hwn fel contract tymor ysgol yn unig.

Gall cywasgu hefyd gynnwys cytundeb gwirfoddol i weithio â llai o egwyl neu leihau hyd yr amser cinio. Rhaid i'r cyflogwr fod yn ymwybodol o ofynion y Rheoliadau Oriau Gwaith, a dylid sicrhau bod o leiaf 20 munud o egwyl ar gyfer unrhyw gyfnod o waith sy'n chwe awr neu fwy. Dylai'r cyflogwr hefyd gofio bod cymryd egwyl yn iach ac yn ychwanegu at allbwn.

Mae oriau cywasgedig yn aml yn cael eu cyfuno â gweithio rhan amser, er enghraifft, gellir gweithio wythnos 30 awr mewn pedwar diwrnod o 7.5 awr yr un, neu hyd yn oed 3 x 10 awr. Ond yma eto daw amser yn bwysig mewn perthynas â rheoliadau oriau gwaith ac efallai y bydd cyfanswm yr amser a dreulir oddi cartref yn hwy na'r hyn a ddisgwylir.

Dylid mynd i'r afael yn glir â manylion megis cyfrifo 'diwrnod' o wyliau, yn cynnwys gwyliau statudol.

Rhaid sicrhau mai anghenion y busnes yw'r flaenoriaeth wrth ystyried unrhyw gais i amrywio oriau gwaith – nid oes fawr o ddiben sicrhau bod switsfwrdd ar agor am 0600 os nad oes neb arall yn y gwaith a neb yn ffonio. Ar y llaw arall, pe bai ymestyn yr oriau gwaith i gynnwys nosweithiau neu benwythnosau yn well o ran diwallu anghenion y gwasanaeth, yna gall amrywio oriau gwaith mewn ymgynghoriad â'r staff dan sylw, fod yn fuddiol i'r ddwy ochr.

‘Drwy gywasgu fy amser yn bedwar diwrnod, gallaf wneud fy holl waith ty ar y diwrnod bant a mwynhau fy mhenwythnosau unwaith eto’ - gweithiwr Oriau Cywasgedig.

Mae'r cysyniad yn galw am gadw cofnodion trwyadl a chyfathrebu da iawn.

Mae'r system yn nodi uchafswm nifer yr oriau y gellir eu cronni a'r terfyn diffyg, a gall unigolion gymryd oriau neu ddiwrnodau cyfan o'r cyfrif hwn gyda chymeradwyaeth ymlaen llaw.

Yr her y mae'r system hon yn ei chyflwyno i'r rheolwr gweithredol yw sicrhau bod nifer ofynnol o staff yn bresennol ar yr adegau prysuraf ac nad yw'r un unigolion bob amser yn cael eu gadael i ymdopi â chyfnodau o alw uchel.

Mae cadw cofnodion cwbl gywir o bresenoldeb yn hanfodol ar gyfer y system hon. Gellir cyflawni hyn drwy integreiddio â'r system mewngofnodi e-bost, ond mae angen disgyblaeth i sicrhau bod pawb yn allgofnodi amser cinio.

Mae oriau hyblyg hefyd yn peri'r risg bosibl o elyniaethu rheolwyr llinell, drwy ymddangos fel eu bod yn rhoi hawliau i staff a all fod yn anghydnaws â'r flaenoriaeth uwch ddarparu gwasanaeth.

Apêl oriau sero i'r cyflogwr yw eu bod yn darparu hyblygrwydd sylweddol o ran gallu'r gweithlu heb fynd i gostau. Fodd bynnag, dim ond i bobl y mae incwm afreolaidd yn diwallu eu hanghenion y bydd yn ddeniadol.

Mae gan bob cyflogai, waeth beth yw ei oriau gwaith, hawl gyfreithiol i gael datganiad yn nodi'r prif delerau cyflogaeth (contract), ac os caiff unrhyw un ei gyflogi o dan oriau sero, mae'n dal i fod yn gyflogai a bydd yn cronni hawliau cyflogaeth, er enghraifft, achwyniad, camau disgyblu, cydraddoldeb, a gwyliau.

Nid oes y fath gysyniad â chyflogaeth achlysurol. Am esboniad manwl gweler:

http://www.direct.gov.uk/en/Employment/Employees/EmploymentContractsAndConditions

Mae llawer o gynlluniau pensiwn y sector cyhoeddus bellach yn cynnwys opsiynau ar gyfer gweithio llai, mae rhai yn caniatáu tynnu elfennau o gyfansymiau ymddeol i lawr sy'n gysylltiedig â gostyngiadau o waith llawn amser.

Efallai y bydd rhai unigolion yn dewis peidio â pharhau i weithio'n llawn amser hyd nes iddynt ymddeol, ond efallai y byddant yn chwilio am swyddi llai beichus, o ran cyfanswm oriau'r wythnos, wythnosau'r flwyddyn neu natur y gwaith ei hun.

Felly mae materion pensiwn, naill ai o ran cyfraddau cyfrannu sy'n gysylltiedig â gwaith rhan amser, neu'r buddiannau a delir mewn pecyn sy'n gysylltiedig â lleihau'r gwaith yn raddol yn ddiweddarach ym mywydau gwaith pobl, yn debygol o fod yn rhan o'r hyn sy'n gysylltiedig â ffyrdd callach o weithio.

70 yw'r 60 newydd.

Felly, os yw'r swydd lawn amser yn cwmpasu 37.5 awr, mae'r ddau sy'n rhannu swydd yn gweithio tua 18.75. Ond, mae rhannu'r gwaith llawn amser yn gontractau sy'n benodol i ddau le degol yn peri'r risg o wylio'r cloc drwy'r amser. Os bydd rhywun yn cael contract sy'n dweud 'Eich wythnos waith fydd 18.75 awr', neu'n waeth, os yw'n nodi amseroedd dechrau a gorffen megis 13.45, ni ellir beio'r unigolyn am godi a gadael ar yr adeg honno.

O ystyried bod 'allbwn' gan weithwyr sy'n ymrwymedig ac yn parchu eu cyflogwr gymaint yn well na'r rhai sy'n cael eu trin mewn ffordd swyddogaethol, mecanyddol, mae cyflogwyr da yn 'pylu'r ffiniau', er enghraifft drwy nodi bod y ddau gontract yn 20 awr yr un. Nodir yr oriau gwaith i sicrhau bod gorgyffwrdd rhwng y rhai sy'n rhannu swydd er mwyn sicrhau parhad.

Mae profiad yn dangos, pan gaiff ei sefydlu'n gall, fod y cyflogwr yn cael budd pellach o effaith ddwbl, ddiwedd yr wythnos. Mae'n adlewyrchu'r realiti bod llawer o bobl yn hoffi clirio'r ddesg cyn iddynt adael ar ddiwedd eu cyfnod gwaith. Felly, mae clirio'r ddesg ddwywaith yn ystod wythnos yn cynyddu'r allbwn.

Ymhlith y risgiau sy'n gysylltiedig â rhannu swydd mae:

1. Sefydlu patrwm teg. Gall cynnydd naturiol mewn galw ddigwydd ar adegau penodol o'r dydd neu ar ddiwrnodau penodol o'r wythnos. Byddai'n annheg i'r patrwm rhannu swydd olygu bod yr un unigolyn bob amser yn y gwaith yn ystod y cyfnodau prysur. Y patrymau mwyaf cyffredin yw rhannu pob diwrnod yn fore a phrynhawn, neu rannu'r wythnos yn ddwy hanner, gyda chyfnod sy'n gorgyffwrdd ar ddydd Mercher.
2. Absenoldeb. Nid yw'n afresymol disgwyl i'r sawl sy'n rhannu swydd a gweithio'n galetach pan fydd cydweithiwr yn absennol. Ond, os daw'r patrwm absenoldeb yn ailadroddus fel bod yr un unigolyn bob amser yn gyfrifol am y baich ychwanegol, gall y pwysau fod yn ormod i'r unigolyn hwnnw a gall y trefniant cyfan fynd yn ddinistriol. (gweler nodyn * isod)
3. Gwyliau. Rhaid eu trefnu ymhell ymlaen llaw, gan gynnwys y partner rhannu swydd yn llawn.

Mae gwyliau statudol yn peri heriau penodol. Bydd unigolyn sy'n cael ei gyflogi ar gontract hanner amser ond yn cael hanner y tâl gwyliau statudol, ond mae'n bosibl y bydd y patrwm gwaith yn golygu y bydd un o'r rhai sy'n rhannu bob amser yn gweithio ar ddydd Llun a'r llall byth yn gweithio ar ddydd Llun. Mae hyn yn her syml mewn gweithle call. Mae'r un sydd bob amser yn gweithio ar ddydd Llun yn rhoi'r amser yn ôl drwy weithio oriau ychwanegol, er enghraifft yn ystod gwyliau'r sawl sy'n rhannu swydd ac mae'n rhaid i'r sawl nad yw byth yn gweithio ar ddydd Llun gael amser ychwanegol i ffwrdd o'r gwaith ar ryw adeg arall. Caiff atebion teg eraill eu datblygu'n rhwydd drwy gynnal trafodaethau â'r partïon.

Mae'n arfer cyffredin cytuno ar drefniant rhannu swydd ar cyfnod penodol, gydag adolygiadau rheolaidd i sicrhau bod pob parti yn fodlon â'r trefniant a'i effeithiau (*e.e. - os yw'r trefniant yn dechrau methu oherwydd pwysau a achosir gan absenoldeb. Cyfeiriwch at ganllawiau Swyddfa Archwilio Cymru ar Reoli Absenoldeb oherwydd Salwch - Cyfeiriadur - “Integreiddio”)

Y gwahaniaeth rhwng contract rhannu swydd a chontract rhan amser yw bod rhannu swydd yn ei gwneud yn ofynnol i ddau gyflogai fod yn rhan o'r broses. Mae gan bob un amod cytundebol sy'n nodi bod eu patrwm gwaith yn dibynnu ar eu partner rhannu swydd fel bod y trefniant cyfan yn ddichonadwy. Mae'n arferol i gais am gael rhannu swydd gael ei wneud gan yr unigolyn sy'n cyflawni'r swydd yn llawn amser ar y pryd. Mae'r un mor arferol i'r cyflogwr gytuno yn amodol, sy'n amodol ar allu dod o hyd i rywun i gyflawni'r rhan arall o'r swydd. Mae hyn o gymorth o ran y trafodaethau sydd eu hangen i fireinio ceisiadau gwreiddiol sydd, mewn gwirionedd, yn anymarferol, er enghraifft am eu bod yn gadael cyfnodau byr o amser heb staff yn gynnar yn y bore ac yn hwyr yn y prynhawn. Efallai ei bod yn well trin y ceisiadau hyn fel ceisiadau i newid i weithio rhan amser.

Yn gyntaf, rhaid i ystyriaeth y rheolwyr o unrhyw gais i amrywio contract, yn cynnwys cais i rannu swydd, fod yn unol â pholisïau'r sefydliad, ac, yn ei dro, rhaid iddynt fod yn unol â gofynion cyfreithiol.

Rhaid trin ceisiadau'n ofalus, gan eu hystyried yn rhesymol, a chyfiawnhau penderfyniadau i'w gwrthod. Ni ddylai'r hyn mae cyflogeion yn ei ffafrio beryglu'r broses o ddarparu gwasanaethau, a gall fod yn ddoeth sicrhau bod yr oriau y mae'r cyflogai yn dymuno rhoi'r gorau iddynt yn gallu cael eu cwmpasu gan bartner rhannu swydd.

Am ganllawiau manwl gweler
http://www.berr.gov.uk/employment/employment-legislation/employment-guidance/page35662.html

Mae'n debygol y bydd sefydliad mawr yn y sector cyhoeddus sy'n wynebu cais am gael rhannu swydd neu amrywio contract mewn unrhyw ffordd arall yn debygol o'i chael yn anodd dod i benderfyniad negyddol (ar yr amod bod y patrwm gwaith yn ymarferol). Ceir enghreifftiau o weithio rhan amser a rhannu swyddi ym mhob rhan o wasanaethau cyhoeddus y DU ar bob lefel mewn sefydliad.

Mae rheoli perfformiad yn wynebu heriau newydd mewn perthynas â'r portffolio gweithio hyblyg, er ei bod yn werth nodi mewn sawl achos bod yr allbwn cyffredinol