HedynHedyn
EginoEgino
Bonion a gwreiddiauBonion a gwreiddiau
BlodauBlodau
PeillioPeillio
|
Gadewch i ni ystyried yr hyn y bydd angen i chi feddwl amdano pan fydd eich cleient yn cael ac yn derbyn cynigion grantiau.
Bydd cydlynu gyda chleientiaid yn awr yn helpu pawb i baratoi ar gyfer gwaith ardystio ac i drefnu ar gyfer ei gyflawni yn y ffordd fwyaf effeithiol. Defnyddiwch y cwestiynau isod i'ch arwain. Cliciwch ar bob cwestiwn i weld ein hateb sy'n nodi:
|
A ddylwn i wirio a oes angen tystysgrif gan archwilydd?
Ni fydd angen tystysgrif gan archwilydd ar gyfer pob grant, dylai'r archwilwyr fod yn ymwybodol o'r rhai nad oes angen tystysgrif ar eu cyfer. Dim ond pan fydd y telerau a'r amodau yn gofyn amdano, ac y sefydlwyd trefniadau drwy drafodaethau gydag archwilwyr a'r corff talu, y caiff grantiau eu hardystio.
Os trosglwyddir grant i archwilydd i'w ardystio, dylai'r archwilydd gyfeirio at y telerau a'r amodau er mwyn gwirio a yw hyn yn ofynnol mewn gwirionedd. Os oes angen ardystiad gan archwilydd, dylai'r archwilydd wedyn drafod yr hawliad gyda'r corff talu cyn gwneud unrhyw waith er mwyn sicrhau eglurder ynghylch y llythyr ymgysylltu neu weithdrefnau eraill a ddiffiniwyd.
A ddylwn i gadw llygad ar grantiau i'w hardystio?
Efallai y bydd gan eich cleient nifer mawr o grantiau sydd i gael eu hardystio erbyn gwahanol ddyddiadau cau yn ystod y flwyddyn. Mae'n bwysig i archwilwyr gadw cofnod manwl o bob un sydd angen cael eu hardystio, ynghyd â'r dyddiadau cau ar gyfer eu cyflwyno.
Gellir defnyddio hyn i gynllunio llwythi gwaith, i atal unrhyw grantiau rhag cael eu cyflwyno ar gyfer ardystio yn ddi-ddisgwyl, ac i sicrhau y ceir digon o adnoddau.
A ydwyf i wirio y cedwir at ddyddiadau cau?
Mae bod yn ymwybodol o ddyddiadau cau ardystio yn bwysig i sicrhau y caiff grant ei gyflwyno i'r corff talu o fewn yr amserlen a gytunwyd. Fodd bynnag, mae hefyd yn bwysig bod yn ymwybodol pan na chedwir at ddyddiadau cau, a'r rhesymau dros hynny.
Os na fodlonir dyddiadau cau a gytunwyd, dylid rhoi gwybod i'r corff talu cyn gynted ag y bo modd ynghyd â'r rhesymau dros yr oedi. Dylai archwilwyr wedyn gytuno ar amserlen ar gyfer ardystio'r hawliad neu'r ffurflenni, a sicrhau bod y corff talu'n gwybod y diweddaraf am unrhyw newidiadau.
Fel ymarfer da ychwanegol, dylent weld pa grantiau sy'n ymwneud â phartneriaethau gan ei bod yn bosibl y bydd rhaid dibynnu ar waith eu harchwilwyr. Wedyn bydd angen i'ch cleient gydlynu gwaith paratoi ac ardystio hawliadau gyda chyrff partner a'u harchwilwyr.
Dylai gwneud y gwaith hwn ei wneud yn llai tebygol y bydd rhaid i chi amodi hawliad eich cleient oherwydd diffyg tystiolaeth am drafodion eich partneriaid.
A yw gwaith ar grantiau'n integredig yn effeithiol â thasgau eraill?
Yn ystod y flwyddyn bydd archwilwyr yn gweithio ar dasgau eraill megis gwaith systemau neu archwiliad o'r datganiadau ariannol.
Mae'n bosibl y bydd problemau'n deillio o'r gwaith arall hwn a fydd yn effeithio ar hawliad grant penodol, neu fel arall. Er enghraifft, efallai y bydd yr archwilydd yn dod o hyd i wendidau rheoli yn y cyfriflyfr a ddefnyddiwyd i gofnodi incwm o grantiau a gwariant.
Mae'n bwysig bod yn ymwybodol o gasgliadau a geir o'r holl waith ac ystyried ei effaith ehangach. Pan nodir problemau, dylid ystyried y goblygiad ar gyfer pob grant yn ofalus wrth benderfynu ar lefel y profi sydd ei hangen er mwyn cael sicrwydd dros yr hawliad. Mae'n rhaid i archwilwyr hefyd ystyried a fydd angen unrhyw brofion ychwanegol, wedi'u cynllunio'n arbennig, y tu hwnt i'r profion arferol a gymhwysir fel arfer.
At hynny, mae llawer o grantiau'n cynnwys arian cyfatebol. Pan fydd hyn yn berthnasol, dylai pob hawliad cysylltiedig gael ei ardystio gyda'i gilydd er mwyn sicrhau y caiff effaith ehangach unrhyw broblemau a nodwyd eu hystyried a'u trin yn gyson ac yr osgoir hawliadau dwbl (gan na fydd cyllidwyr yn talu am grantiau sy'n dod i fwy na chyfanswm cost prosiect).
A ddylwn i roi cyngor ar anghenion cadw cofnodion a chyfrifo?
Mae'n ymarfer da rhoi cyngor ar anghenion cadw cofnodion a chyfrifo.
Mae'n hanfodol bod eich cleientiaid yn cadw cofnodion da er mwyn cynorthwyo rhedeg y broses ardystio'n dda. Dylent roi'r holl ddogfennau hynny sydd eu hangen ar yr archwilwyr ar gael yn hawdd iddynt, dogfennau megis cytundebau cyllido, gwybodaeth y cyfriflyfr ariannol, contractau, cyfrifiadau a dogfennau gwreiddiol (e.e. anfonebau). Dylid hefyd roi sylw neilltuol i grantiau sydd â gofynion penodol dros gofnodion, megis am faint o amser y dylid eu cadw, ac ym mha fformat.
Dylai cleientiaid hefyd sicrhau bod y ffordd y byddant yn cyfrif am ac yn gweinyddu agweddau ariannol grantiau'n gadarn. Bydd strwythur codio a ddiffiniwyd yn glir yn caniatáu i'r client a'r archwilwyr nodi'n hawdd yr incwm a'r gwariant sy'n gysylltiedig â phob grant. Ynghyd â hyn, dylai'r cleient fod yn ymwybodol ar ba sail y llenwir yr hawliad neu'r ffurflen o'u cofnodion - yn enwedig p'un ai a yw hyn i'w llenwi ar sail croniadau neu daliadau.
Mae cadw cofnodion a chyfrifo da yn gwneud y broses ardystio'n gyflym, yn hawdd ac yn rhatach nag y byddai fel arall pe bai cofnodion ar goll neu pe bai cyfrifon yn anghywir.
A ddylwn i gydlynu gydag archwilwyr mewnol?
Mae cydlynu gydag archwilwyr mewnol yn darparu ffordd ddefnyddiol o nodi gwendidau rheoli neu broblemau cyffredinol mewn perthynas â chynlluniau grantiau penodol.
Mae hyn yn helpu archwilwyr i ganolbwyntio eu gwaith ac i benderfynu ar lefelau priodol o brofi er mwyn ennill digon o lefelau o sicrwydd i ardystio.
A ddylwn i adolygu/i rannol ailberfformio eu gwaith?
Er y gall gwaith archwilio mewnol arwain eich gwaith eich hunan, dylech fod yn ofalus o ran ei safon a'i ansawdd.
Os ydych yn ystyried dibynnu ar waith archwilio mewnol, dylai eu gwaith gael ei adolygu neu hyd yn oed ei rannol ailberfformio er mwyn sicrhau bod y casgliadau y daethpwyd iddynt yn gywir, bod tystiolaeth iddynt, eu bod yn ddibynadwy, a'u bod yn berthnasol i'r broses ardystio.
A gaiff hawliadau interim eu hardystio mewn pryd, a oes angen hyn?
Er y câi grantiau eu hardystio'n flynyddol, efallai y bydd eraill yn gofyn i bob hawliad misol neu chwarterol interim gael ei ardystio.
Os dyma'r sefyllfa, bydd wedi'i gynnwys yn nhelerau ac amodau ysgrifenedig y cynllun, a bydd y gwaith wedi'i gytuno o flaen gyda'r corff talu. Mae'n bwysig y caiff yr hawliadau interim hyn eu hardystio mewn pryd gan archwilwyr gan y byddant yn cael effaith ar hawliadau'r dyfodol ac efallai na roddir y grant gan y corff talu nes iddynt gael eu hardystio.