Mae'r ddeddfwriaeth hon yn galluogi'r cyngor i wario cyfanswm o hyd at £5.50 (wedi'i addasu i chwyddiant) wedi'i luosi â nifer yr etholwyr yn y gymuned.
Dyma gyfanswm yr arian y gall cynghorau ei wario er budd y gymuned lle nad oes ganddo bwer statudol penodol. Yn y rhan fwyaf o achosion bydd cynghorau yn defnyddio adran 137 i wneud grantiau i sefydliadau gwirfoddol yn y gymuned. Er enghraifft, cylchoedd chwarae.
Cyn defnyddio Adran 137, rhaid i'r cyngor ystyried p'un a fydd y gwariant yn dod â budd uniongyrchol i'r ardal neu ei thrigolion.
Weithiau bydd cynghorau yn darparu gwasanaethau fel gwasanaethau gweinyddol ar ran cyrff cyhoeddus eraill. Gallant ailgodi tâl am gost y gwasanaethau hyn ar gyfer y cyrff hynny.
O dan y gyfraith mae'n ofynnol i gynghorau gynnal system ddigonol ac effeithiol o archwilio mewnol. Bydd yr archwilydd mewnol yn profi p'un a yw rheolaethau mewnol (system rheoli arian) yn gweithio a ph'un a ydynt yn effeithiol. Dylai gwaith yr archwilydd mewnol fod yn gymesur â gweithgareddau'r cyngor. Mae'n hanfodol bod yr archwilydd mewnol yn annibynnol ar broses gwneud penderfyniadau'r Cyngor a gweithdrefnau rheolaeth fewnol sy'n cael eu hadolygu. Golyga hyn na all cynghorwyr na chlercod fod yn archwilwyr mewnol. Mae'n arfer da i gynghorau adolygu'r trefniadau archwilio mewnol o leiaf unwaith y flwyddyn.
Gweler y Canllaw i Ymarferwyr gan Un Llais Cymru neu'r Gymdeithas Clercod Cynghorau Lleol.
Archwilir cyfrifon blynyddol cynghorau gan archwilydd a benodir gan Archwilydd Cyffredinol Cymru. Bydd yr archwilydd yn pennu dyddiad o bryd y gall y cyhoedd arfer eu hawliau i arolygu'r cyfrifon a gofyn cwestiynau i'r archwilydd neu wrthwynebu eitem ar gyfrif.
Bydd yn anfon hysbysiad o archwiliad at y cyngor gan ddweud wrth y cyngor pryd y caiff ei gynnal a hysbysu'r cyngor o'r hyn y mae angen iddo ei wneud ar gyfer yr archwiliad.
Mae'n rhaid i'r cyngor hysbysebu'r archwiliad a chaniatáu i'r cyhoedd arfer eu hawliau. Yna bydd y cyngor yn anfon y ffurflen flynyddol at yr archwilydd ac unrhyw wybodaeth arall y gofynnir amdani.
Bydd yr archwilydd allanol yn gweld p'un a yw'r cyngor wedi paratoi'r cyfrifon yn briodol.
Ar ôl i'r archwiliad gael ei gwblhau bydd yr archwilydd yn ardystio'r ffurflen flynyddol, a bydd y cyngor yn cyhoeddi'r cyfrifon gyda datganiad bod yr archwiliad bellach ar ben.
Mae gan gynghorau cymuned ddau fath o asedau.
Asedau cyfredol yw asedau fel arian parod, balansau banc, stociau a dyledion sy'n ddyledus i'r cyngor. Ceidw cynghorau'r asedau hyn a'u defnyddio yn y byrdymor.
Asedau Sefydlog yw asedau fel tir, adeiladau, peiriannau, offer swyddfa ac ati. Ceidw cynghorau'r asedau hyn a'u defnyddio am gyfnod hirach. Mae gan y rhan fwyaf o gynghorau rai asedau sefydlog.
Mae'r Gofrestr Asedau yn gofnod pwysig o asedau'r cyngor ac mae'n ategu'r adran o'r ffurflen flynyddol ar gyfer asedau. Mae'n casglu gwybodaeth am gost neu werth yr asedau a ddelir ac, at ddibenion yswiriant, mae'n ffurfio cofnod o'r asedau a ddelir. Dylai gofnodi manylion megis:
Mae asesiad risg yn nodi'r hyn all fynd o'i le a sut y mae'r cyngor yn osgoi neu'n rheoli'r canlyniadau.Dylai'r cynghorau gael a chymeradwyo'r asesiad risg.
Gweler y Canllaw i Ymarferwyr gan Un Llais Cymru neu'r Gymdeithas Clercod Cynghorau Lleol.
Mae cynghorau yn sicrhau incwm o arian gwarged drwy fuddsoddiadau.Rhaid i fuddsoddiadau gael eu rheoli yn unol â chanllawiau Llywodraeth y Cynulliad.
Mae Llywodraethu ac atebolrwydd i Gynghorau Lleol - Canllaw i Ymarferwyr (y Canllaw i Ymarferwyr) yn rhoi canllawiau ar arferion cyfrifyddu a chyflwyno adroddiadau ariannol i gynghorau lleol yng Nghymru. Fe'u cydnabyddir fel arferion cywir gan Lywodraeth y Cynulliad.
Gellir llwytho'r Canllaw i Ymarferwyr i lawr am ddim o Un Llais Cymru a Chymdeithas Clercod Cynghorau Lleol.
Rôl y clerc yw rheoli'r gwaith o weinyddu'r cyngor yn unol â'i bolisïau. Mae'n hanfodol bod pob clerc yn deall ei rôl a'i gyfrifoldebau. Mae'r Gymdeithas Clercod Cynghorau Lleol yn darparu hyfforddiant i glercod ar agweddau amrywiol ar eu rôl.
Rhaid i aelodau'r cyngor gydymffurfio â'r cod ymddygiad i aelodau wrth gynrychioli'r cyngor neu gyflawni busnes ar ei ran. Rhaid i gynghorau fabwysiadu cod sy'n seiliedig ar y model enghreifftiol a gyhoeddwyd gan Lywodraeth Cynulliad Cymru. Rhaid i aelodau ei lofnodi'n ffurfiol i ddangos eu bod yn cytuno i gydymffurfio â'r cod.
Os nad yw aelodau'n cytuno i gydymffurfio â'r cod ni allant gyflawni'r swydd.
Dylai cofnodion fod yn gofnod byr o'r eitem a drafodwyd a'r penderfyniad a wnaed. Nid oes yn rhaid cofnodi'r mwyafrif a gaed wrth ddod i benderfyniad oni bai bod aelod yn gofyn i'r bleidlais gael ei chofnodi.
Cofnodion cyfrifyddu cyngor yw ei lyfr arian parod/llyfr derbynebau a thaliadau neu ei gyfrifon cyfrifiadurol a'r holl anfonebau ategol a chofnodion ariannol eraill.
Rhaid i gynghorau gynnal cofrestrau o fuddiannau aelodau a swyddogion. Nod y gofrestr yw nodi gwrthdaro posibl fel perthnasau, cyllid ac ati, fel y gellir osgoi'r risg o ymddwyn yn amhriodol.
Bydd cynghorau yn llofnodi contractau â chyflenwyr nwyddau a gwasanaethau. Dylai cynghorau bob amser ceisio sicrhau'r gwerth gorau posibl am arian. Dylai eu gweithdrefnau sicrhau bod yr holl benderfyniadau sy'n ymwneud â dyfarnu contractau yn dryloyw ac yn rhesymol.
Pan fydd cynghorau yn gwario llai o arian na'r swm a gânt mewn blwyddyn, maent yn creu gwarged. Ceidw'r cyngor y gwarged hwn wrth gefn.
Mae angen i gyngor gadw rhywfaint o arian wrth gefn i sicrhau y gall dalu am ddigwyddiadau nas rhagwelir a sicrhau bod ganddo ddigon o arian i dalu biliau nes ei fod yn cael incwm. Oni bai bod ganddo gynlluniau penodol ar gyfer gwario yn y dyfodol, dylai cynghorau ond cadw arian wrth gefn i sicrhau balans rhesymol.
Gweler y Canllaw i Ymarferwyr gan Un Llais Cymru neu'r Gymdeithas Clercod Cynghorau Lleol.
Daw aelodau etholedig ynghyd i drafod a gwneud penderfyniadau ar faterion cymunedol. Bydd hyn yn cynnwys:
Mae rhwymedigaeth gyfreithiol ar gynghorau i gadw cofnodion o'r cyfarfodydd a gynhelir. Rhaid sicrhau bod y cofnodion hyn ar gael i'r cyhoedd i'w harchwilio.
Rhaid i gyfarfodydd y cyngor fod ar agor i'r cyhoedd a'r wasg, a dim ond drwy benderfyniad gan y cyngor mewn perthynas ag achlysur penodol y gellir ond eu heithrio. Dylent ond gael eu heithrio pe bai natur gyfrinachol y mater yn niweidio'r budd y cyhoedd.
Y gyllideb yw amcangyfrif y cyngor o'i incwm a'i wariant blynyddol. Mae paratoi ei gyllideb flynyddol yn dasg statudol allweddol. Mae'r gyllideb yn galluogi'r cyngor i osod ei braesept ar y lefel gywir ar gyfer y flwyddyn ac i fonitro cynnydd drwy gydol y flwyddyn.
Gweler y Canllaw i Ymarferwyr gan Un Llais Cymru neu'r Gymdeithas Clercod Cynghorau Lleol.
Mae'r Gymdeithas Clercod Cynghorau Lleol yn cynrychioli clercod cynghorau lleol. Mae'n darparu canllawiau, hyfforddiant a chymorth i glercod o ran gwaith gweinyddol y cyngor.
Cynghorydd neu aelod yw unigolyn a etholir i wasanaethu ar y cyngor am gyfnod penodedig o amser, sef pedair blynedd ar hyn o bryd. Gyda'i gilydd, mae aelodau'n ffurfio adain wleidyddol y cyngor ac yn llunio polisïau'r cyngor. Unwaith y cânt eu hethol, maent yn cynrychioli eu holl etholwyr.
Er y gall aelodau gyflawni dyletswyddau swyddogion, gan gynnwys rôl y clerc, ni allant gyflawni swydd â thâl.
Ni all aelodau fod yn archwilwyr mewnol hyd yn oed os na chânt eu talu.
Mae'n hanfodol i'r holl gynghorwyr sicrhau eu bod yn deall eu rôl a'u cyfrifoldebau. Mae Un Llais Cymru yn cynnig cwrs hyfforddiant i gynghorwyr sy'n egluro eu rôl. Yn 2006, cyhoeddodd Llywodraeth Cynulliad Cymru ganllaw i gynghorwyr.
Mae cynghorau cymuned yn gyrff llywodraeth leol sy'n gwasanaethu ardaloedd lleol. Mae mwy o gynghorau cymuned nag unrhyw fath arall o gyngor lleol. Fe'u ffurfiwyd gan ddeddf llywodraeth leol 1972. Maent yn darparu amrywiaeth o wasanaethau yn eu hardaloedd lleol.
Mewn rhai ardaloedd gelwir y cyngor yn Gyngor Tref. Mae cynghorau tref yn aml yn cwmpasu poblogaethau mwy, bydd ganddynt baesept uwch a gallant ddarparu amrywiaeth ehangach o wasanaethau.
Ceir enghreifftiau o wasanaethau cynghorau cymuned yn Atodiad 1 i'r Canllaw i Ymarferwyr gan naill ai Un Llais Cymru neu'r Gymdeithas Clercod Cynghorau Lleol.
Mae hon yn rheolaeth fewnol bwysig. Mae'n cymharu llyfr arian parod y cyngor gyda'r cyfriflenni banc. Fel arfer ceir cyfriflenni banc bob mis. Gall rhai cynghorau llai gael cyfriflenni chwarterol. Mae'n arfer da i gysoniadau banc gael eu paratoi bob tro y ceir cyfriflen banc. Ym mhob achos, dylai'r cyngor drefnu i gysoniadau gael eu gwirio gan aelod o'r cyngor neu swyddog a enwebir.
Ceir cynllun safonol ar gyfer cysoniadau banc yn y Canllaw i Ymarferwyr gan naill ai Un Llais Cymru neu'r Gymdeithas Clercod Cynghorau Lleol.
Lle mae gan gynghorwyr fuddiannau o ran unrhyw un o faterion y cyngor mae'r cod ymddygiad i aelodau yn nodi bod yn rhaid iddynt ddatgan hyn i'r cyngor. Dylid gwneud datganiadau ar ddechrau pob cyfarfod o'r cyngor. Yna mae'n rhaid eu cofnodi yn y gofrestr o fuddiannau.
Bydd archwilwyr allanol yn gofyn i gynghorau anfon eglurhad atynt o'r amrywiadau gyda'r ffurflen flynyddol. Mae hon yn cymharu ffigurau'r flwyddyn gyfredol a'r flwyddyn flaenorol. Mae'r archwilydd am wybod bod y cynghorau yn deall y rhesymau dros y newidiadau. Dylai gynnwys dadansoddiad perthnasol i gefnogi pob eglurhad. Mae'r Canllaw i Ymarferwyr yn rhoi nifer o enghreifftiau i gynorthwyo cynghorau.
Gweler y Canllaw i Ymarferwyr gan Un Llais Cymru neu'r Gymdeithas Clercod Cynghorau Lleol.
Rhaid i'r cyngor baratoi datganiad blynyddol o gyfrifon sy'n crynhoi ei incwm a'i wariant. Mae'n rhaid i gynghorau:
Mae'r rhan fwyaf o gynghorau yn cyhoeddi eu cyfrifon yn y ffurflen flynyddol. Paratoir y ffurflen flynyddol gan Archwilydd Cyffredinol Cymru. Bydd yr archwilydd allanol yn anfon y ffurflen flynyddol at y cyngor er mwyn i'r cyngor gwblhau'r ffurflen.Ceir canllawiau ar gyfer paratoi'r cyfrifon yn y Canllaw i Ymarferwyr.
Gweler y Canllaw i Ymarferwyr gan Un Llais Cymru neu'r Gymdeithas Clercod Cynghorau Lleol.
Rhaid i gynghorau ddarparu datganiad llywodraethu blynyddol yn eu ffurflen flynyddol. Mae'r datganiad hwn yn cadarnhau y bu gan y cyngor drefniadau llywodraethu priodol ar waith o ran gwarchod ei arian a'i asedau.
Cyn iddynt gwblhau'r datganiad, mae'n rhaid i gynghorau adolygu eu trefniadau yn llawn.
Gweler y Canllaw i Ymarferwyr gan Un Llais Cymru neu'r Gymdeithas Clercod Cynghorau Lleol.
Mae'r Ddeddf hon yn nodi'r fframwaith ar gyfer cyfrifoldebau'r cyngor a'r archwilydd o ran y cyfrifon blynyddol a'r archwiliad allanol statudol. Gellir gweld y ddeddf ar wefan Swyddfa Gwybodaeth y Sector Cyhoeddus.
Crëwyd cynghorau cymuned yng Nghymru gan Ddeddf Llywodraeth Leol 1972. Mae'r Ddeddf yn nodi rhan fwyaf o bwerau cynghorau cymuned.
Dengys cyfrifon y cyngor ffigurau'r llynedd er mwyn gallu cymharu â'r flwyddyn gyfredol.
Cyhoeddir y ffurflen flynyddol gan Archwilydd Cyffredinol Cymru ac mae sawl diben iddi:
Ceir canllawiau ar baratoi'r ffurflen flynyddol yn y Canllaw i Ymarferwyr gan naill ai Un Llais Cymru neu'r Gymdeithas Clercod Cynghorau Lleol.
Mae Deddf Archwilio Cyhoeddus (Cymru) 2004 yn rhoi'r hawl i bobl leol wneud y canlynol:
Mae taflen Swyddfa Archwilio Cymru, Eich hawliau yng Nghymru - Cyfrifon Cynghorau, yn egluro hawliau'r cyhoedd i arolygu cyfrifon cynghorau lleol.
Mae'r llyfr arian parod neu lyfr derbynebau a thaliadau yn gofnod dyddiol o'r holl arian y mae'r cyngor yn ei gael ac yn ei wario. Dylid cydbwyso'r cyfansymiau yn y llyfr arian parod yn rheolaidd a'u cysoni â'r cyfriflenni banc. Mae llawer o gynghorau yn paratoi eu cyfrifon yn uniongyrchol o'r llyfr arian parod.
Dyma sut y mae cynghorau yn sicrhau eu bod yn gwneud y pethau iawn, yn y ffordd iawn ar gyfer y bobl iawn mewn ffordd amserol, gynhwysol, agored, onest ac atebol.
Dyma'r ffordd y mae'r cyngor yn rheoli ei incwm a'i wariant.Wrth fonitro'r gyllideb cymharir incwm a gwariant gwirioneddol yn erbyn cynlluniau gwreiddiol y cyngor. Mae'n arfer da i gynghorau fonitro eu cyllid yn erbyn eu cyllideb yn fisol.
Gweler y Canllaw i Ymarferwyr gan Un Llais Cymru neu'r Gymdeithas Clercod Cynghorau Lleol.
Dyma incwm y cyngor a godir drwy'r dreth gyngor.Fel arfer dyma brif ffynhonnell incwm y cyngor.Fe'i dangosir ar fil y dreth gyngor.
Mewn rhai achosion gall y cyngor ddirprwyo ei awdurdod i is-bwyllgorau, cynghorwyr neu swyddogion unigol.
Mae enghreifftiau o bwerau a ddirprwyir yn cynnwys y pwer i lofnodi sieciau a phwerau i gymeradwyo taliadau brys. Mae diffinio cwmpas y pwerau a ddirprwyir yn glir yn arfer da.
Rheolau sefydlog yw'r gyfres o reolau y mae'r cyngor yn cydymffurfio â hi wrth gyflawni ei waith. Fel arfer, byddent yn diffinio sut y caiff cyngor ei redeg a fyddai'n cynnwys faint o aelodau sy'n gyfystyr â chworwm. Rhaid iddynt hefyd ddiffinio'r trefniadau ar gyfer ymrwymo i gontract.
Gellir cael rheolau sefydlog enghreifftiol gan Un Llais Cymru.
Mae rheoliadau ariannol yn gosod fframwaith sy'n nodi systemau ariannol cymeradwy'r cyngor i sicrhau bod ei arian yn cael ei weinyddu'n gywir. Gallant gynnwys rheoliadau y mae'n rhaid eu dilyn a chanllawiau mwy cyffredinol i sicrhau rheolaeth ariannol dda.
Mae'r Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) yn is-ddeddfwriaeth a gyhoeddwyd gan Lywodraeth Cynulliad Cymru o dan Ddeddf Archwilio Cyhoeddus Cymru 2004. Mae'r rheoliadau yn gosod fframwaith manwl ar gyfer cyfrifoldebau'r cynghorau a'r archwilwyr o ran paratoi ac archwilio cyfrifon.
Cyhoeddodd Llywodraeth Cynulliad Cymru ganllawiau i'r gymuned ar y rheoliadau.
Gellir dod o hyd i Reoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) ar wefan Swyddfa Gwybodaeth y Sector Cyhoeddus (OPSI).
Diweddarwyd y rheoliadau yn 2007. Gellir darllen y rheoliadau diwygiedig yma.
Mae'r swyddog arian cyfrifol (SAC) yn gweinyddu materion ariannol ar ran y cyngor. O dan y gyfraith mae'n rhaid i gynghorau benodi SAC. Fel arfer, y clerc fydd y SAC ond nid o reidrwydd bob tro. Bydd y SAC yn trefnu systemau ariannol i helpu cynghorau i fyw o fewn eu cyfyngiadau. Nid yw penodi SAC yn golygu nad oes gan aelodau gyfrifoldeb dros gyllid y cyngor. Maent yn parhau i fod yn atebol am sicrhau nad yw'r cyngor yn mynd y tu hwnt i'w gyfyngiadau.
Mae'r gyfraith yn ei gwneud yn ofynnol i bob cyngor gael Swyddog Monitro. Mae Swyddog Monitro'r awdurdod unedol yn Swyddog Monitro ar gyfer cynghorau cymuned yn yr ardal.
Mae'r Swyddog Monitro yn sicrhau bod y cyngor a'r swyddogion yn cynnal y safon uchaf ym mhob peth a wnânt. Mae'r Swyddog Monitro yn cyflwyno adroddiadau ar faterion:
Mae'r Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio yn nodi bod yn rhaid i'r cyngor roi system reolaeth fewnol effeithiol ar waith. Y rheoliadau hyn yw'r system rheoli arian y mae'r cyngor yn eu defnyddio i reoli ei arian bob diwrnod.
Mae'r system rheoli arian yn sicrhau bod y cyngor:
Dylai'r cyngor gael a chymeradwyo adroddiadau ar yr holl daliadau a wneir.
Mae Adran 150 (5) o ddeddf llywodraeth leol 1972 yn ei gwneud yn ofynnol i'r holl sieciau ac archebion i'w talu a wneir gan gyngor i gael eu llofnodi gan ddau aelod. Dylai cynghorau ond lofnodi sieciau sydd wedi'u cwblhau'n llawn a'u hategu gan anfonebau. Mae'r rheolaethau pwysig hyn yn lleihau'r cyfle o dwyll.
Mae cyflogeion yn talu treth incwm ar sail Talu wrth Ennill. Mae cyflogwyr a chyflogeion yn talu Cyfraniadau Yswiriant Gwladol ar gyflogau cyflogeion. Mae'n rhaid i'r cyngor fel cyflogwr ddidynnu'r symiau hyn o gyflog y cyflogeion cyn talu'r cyflogai. Yna mae'n rhaid i'r cyngor dalu'r arian a ddidynnwyd i Gyllid a Thollau EM.
Gall methu â thalu Cyllid a Thollau EM olygu y bydd yn rhaid i'r cyngor dalu dirwyon a chosbau, a all fod yn sylweddol.
Mae twyll yn weithred fwriadol er budd personol neu i niweidio unigolyn arall.Mae rheolaethau mewnol a threfniadau llywodraethu da yn hanfodol i leihau'r risg o dwyll.
Pan fydd cyngor yn dioddef twyll neu ladrad, yn aml bydd y troseddwr wedi paratoi dogfennau ffug i guddio neu gelu'r lladrad neu'r twyll. Mewn nifer o achosion mae'r dogfennau ffug yn cynnwys anfonebau a chofnodion.
Fel corff cyhoeddus, gall cyngor cymuned ond wneud yr hyn y mae ganddo'r pwer statudol i'w wneud. Os bydd yn gweithredu y tu hwnt i'r pwerau hyn dywedir ei fod yn gweithredu ultra vires. Os bydd cyngor yn gweithredu ultra vires gall y llysoedd farnu bod ei weithgareddau'n anghyfreithlon. Gallai cynghorau gael eu ceryddu'n gyhoeddus gan wynebu costau cyfreithiol sylweddol os byddant yn gweithredu ultra vires.
Mae Un Llais Cymru yn cynrychioli cynghorau cymuned a thref yng Nghymru ac yn rhoi cymorth iddynt. Gall cynghorau sy'n aelodau o Un Llais Cymru fanteisio ar lyfrgell o adnoddau a rhaglen hyfforddiant ar gyfer cynghorwyr.
Yswiriant yw un o'r ffyrdd y mae cynghorau yn rheoli'r risg o golledion.Mae'n arfer da yswirio yn erbyn colledion o ganlyniad i: