Rhestr Astudiaethau achos

Cymdeithas Tai Cymoedd i'r Arfordir

01/10/2008

• moderneiddio'r Gwasanaeth Atgyweiriadau Tai a gwella ei hyfywedd hirdymor;
• gwella darpariaeth y gwasanaeth i gwsmeriaid drwy ddatblygu dull mwy hyblyg a chyfleus sy'n canolbwyntio'n fwy ar gwsmeriaid; 
• sicrhau effeithlonrwydd drwy ddefnyddio technoleg.

Datblygu'r dull

Datblygodd y syniad gwreiddiol o gyflwyno gweithio symudol o adroddiad annibynnol ar yr her effeithlonrwydd i'r Gwasanaeth Atgyweiriadau Tai. Yn dilyn yr adroddiad hwn, cytunwyd ar nifer o gamau a gafodd eu llywio gan y Prif Weithredwr er mwyn gwella arferion a phrosesau gwaith o fewn y Gwasanaeth Atgyweiriadau Tai.

Roedd y dull hwn yn cysylltu'n agos â'r defnydd cynyddol o dechnoleg. Roedd system olrhain cerbydau wedi'i gosod eisoes i fflyd cerbydau'r Gwasanaeth Atgyweiriadau Tai ac ystyriwyd bod y manteision fel a ganlyn:
• lleihau'r risg y byddai staff yn gweithio ar eu pen eu hunain;
• modd i reolwyr ddadansoddi faint o amser a dreuliwyd yn gweithio a faint a dreuliwyd yn teithio a'u galluogi i greu amserlen ar gyfer gwaith â llaw, ac felly, asesu cynhyrchiant a'i wella;  
• dilysu ymddygiad gyrwyr a digwyddiadau traffig ar y ffyrdd ac ati yn annibynnol, er enghraifft, damweiniau neu achosion o oryrru y tu allan i ysgolion.

Gwelwyd bod y defnydd hwn o dechnoleg yn cael effaith gadarnhaol ar ddarpariaeth y gwasanaeth. Felly, penderfynodd yr Asiantaeth ymchwilio i ganfod p'un a allai cyflwyno technolegau newydd eraill wneud gwelliannau ychwanegol.

Rhoi'r dull ar waith

Er mwyn asesu cryfderau a gwendidau gweithio symudol, dewiswyd nifer fach o staff y Gwasanaeth Atgyweiriadau Tai i brofi'r dull a defnyddio'r offer. Drwy ddefnyddio tair system sydd wedi'u hintegreiddio'n llawn, sef Total Mobile (rheoli gwaith), Anite (rheoli tai) ac Opti-time (llunio amserlen waith) mae'r newidiadau i'r arferion gwaith yn cynnwys:
• system apwyntiadau awtomatig er mwyn darparu apwyntiadau ar y pryd pan fydd y tenant yn galw i wneud cais am atgyweiriad;
• caiff gwaith ei ddyrannu i staff sy'n cario PDA (Cynorthwy-ydd Digidol Personol);
• gellir blaenoriaethu gwaith a'i ddethol yn ôl ardaloedd daearyddol;
• llai o waith papur i'w gwblhau gan staff sy'n cyflymu'r broses ac yn gwneud arbedion o ran y defnydd a wneir o bapur;
• stoc faniau imprest sy'n galluogi staff i deithio'n uniongyrchol o'u cartrefi i'r lleoliad gwaith cyntaf ac sy'n galluogi'r rhan fwyaf o waith i gael ei gwblhau'n gywir y tro cyntaf;
• gall rheolwyr weld faint o waith sydd ar yr amserlen a faint sydd wedi'i gwblhau a nodi unrhyw anawsterau gweithredol yn hawdd.

Gwerthuso

Er bod y broses o roi gweithio symudol ar waith yn mynd rhagddo o hyd, mae gwerthusiad anffurfiol o'r gwaith wedi arwain at benderfyniad i ymestyn gweithio symudol i gynnwys holl staff y Gwasanaeth Atgyweiriadau Tai. Hefyd, nododd y gwerthusiad anffurfiol fanteision i'r sefydliad, cwsmeriaid a'r amgylchedd, gan gynnwys:
• caiff atgyweiriadau i eiddo eu cyflawni'n gyflymach ac felly mae nifer y gweithgareddau gwaith a gwblhawyd wedi cynyddu;
• mae Dangosyddion Perfformiad allweddol ar gyfer atgyweiriadau wedi gwella;
• mae amser teithio wedi lleihau gan leihau costau, allyriadau ac ôl troed carbon;
• mae boddhad cwsmeriaid wedi gwella yn sgîl yr amserlenni clir a grëir drwy ddefnyddio'r system apwyntiadau;
• ceir llai o alwadau aflwyddiannus;
• drwy dreulio llai o amser yn gweinyddu cefn swyddfa, gellir ailddyrannu amser i weithgareddau eraill â gwerth ychwanegol. 

Nododd y gwerthusiad anffurfiol broblemau ymarferol hefyd:
• ceir rhai anawsterau cyfathrebu o ganlyniad i ddiffyg signal ffôn symudol mewn rhai ardaloedd o'r cymoedd;
• gall y cyfnod y mae batri'r PDA yn para gyfyngu ar faint o amser y gall pobl ei ddefnyddio. Mae'r anhawster hwn bellach wedi'i ddatrys drwy ddarparu batris ychwanegol a gwefryddion y gellir eu defnyddio mewn cerbydau; 
• mae'n well gan rai pobl ddod i'r prif safle ar ddechrau'r dydd o hyd yn hytrach na mynd yn syth i'r lleoliad gwaith cyntaf.

Ymhlith y gwersi eraill a ddysgwyd mae:
1. pwysigrwydd nodi'r hyn rydych am i'r prosiect ei gyflawni ar y cam cyntaf er mwyn sicrhau bod cwmpas a chanlyniadau'r gwaith yn glir o'r cychwyn.
2. mae dull ar y cyd sy'n cynnwys rheolwyr gwasanaethau, darparwyr TG a meddalwedd allanol yn hollbwysig fel y caiff datblygiadau eu trafod drwy gydol y prosiect i sicrhau bod y prosiect ar y trywydd iawn i fodloni'r amcanion angenrheidiol.
3. mae tîm gweithredu ag adnoddau llawn yn hanfodol i sicrhau ffocws ymrwymedig i'r prosiect.
4. pwysigrwydd caniatáu digon o amser ar gyfer cam paratoi'r prosiect er mwyn mynd i'r afael ag unrhyw rwystrau posibl, yn enwedig o ran defnyddio technoleg.
5. dylid adolygu polisïau a gweithdrefnau TG ar ddechrau'r prosiect fel bod pawb yn ymwybodol o'u rôl drwy hyfforddiant a thrwy gydymffurfio â'r gweithdrefnau TG.
6. dosberthir offer PDA i staff cyn gynted â phosibl ac fe'u hanogir i'w defnyddio fel ffonau symudol i ddechrau - mae hyn yn lleihau eu pryder ynghylch defnyddio technoleg newydd.