Cyngor Dinas Casnewydd
01/10/2008
Mae Cyngor Sir Casnewydd yn gweithredu fflyd o tua 400 o gerbydau. Roedd cost net y fflyd yn 2006/2007 bron yn £4.5 miliwn.
Hyd at 2004, roedd rheolau sefydlog y Cyngor yn arddweud, wrth gaffael eitem neu wasanaeth, y cyflenwr oedd yn cynnig y pris isaf ddylai gael ei ddewis. Golygai hyn bod y broses gaffael yn seiliedig ar gost yn hytrach na gwerth am arian.
Roedd gofyn am newid i system gaffael y Cyngor hefyd i sicrhau bod yn agored a thryloyw i gydymffurfio â chyfarwyddebau caffael yr Uned Ewropeaidd yn 2006.
Roedd newidiadau i reolau sefydlog y Cyngor yn 2004 yn galluogi newid y broses gaffael fel nad cost oedd yr unig ffactor i'w hystyried pan yn gwerthuso tendr.
Erbyn hyn, mae'r Cyngor wedi datblygu sgorio matrics a ddefnyddir i werthuso tendrau a dyfyniadau i sicrhau gwerth am arian. Defnyddir matrics ar gyfer pob penderfyniad caffael gan gynnwys fflyd.
Taenlen yw'r matrics sydd yn ystyried ffactorau gan gynnwys cost, safon, cyflenwi, cymorth ôl-werthiant ac a ydy'r cynnyrch neu wasanaeth yn cyflawni ei bwrpas.
Mae manylion pob tendr yn cael ei gofnodi mewn taenlen ac mae fformwla yn aseinio sgôr manwl i bob cyflenwr. Mae'r fformwla sgorio yn cael ei rannu - 60 y cant o blaid cost a 40 y cant o blaid safon.
Mae'r matrics yn gosod y cyflenwyr mewn rheng gyda'r cyflenwr â'r sgôr uchaf yn cael ei argymhell am gymeradwyaeth. Os oes achos yn codi sy'n awgrymu mai nid y cyflenwr â'r sgôr uchaf fydd yn darparu'r gwerth am arian orau, yna bydd yn ofynol i bennaeth y gwasanaeth ddarparu'r Cabinet neu aelod addas o'r Cabinet ag adroddiad ysgrifenedig yn cyfiawnhau ei benderfyniad.
Mae'r matrics wedi cyfrannu at y Cyngor yn cydymffurfio gyda newidiadau cyfarwyddebau caffael yr Uned Ewropeaidd. Mae hefyd wedi darparu proses glir sydd erbyn hyn yn cael ei ddefnyddio gan holl wasanaethau'r Cyngor.
Mae'r broses nawr yn ffocysu ar werth am arian yn hytrach na chost yn unig. Mantais arall y matrics yw bod sgôr manwl yn cael ei glustnodi i bob cyflenwr. Mae hyn yn caniatáu i gyflenwr anllwyddiannus gael adborth ar ble y gallant wella eu tendr pe hoffent gymryd rhan mewn prosesau tendr yn y dyfodol.
Daeth adroddiad Archwiliad Mewnol diweddar i'r casgliad bod trefniadau prynu o fewn y Cyngor yn gadarn erbyn hyn.
Enw cyswllt: Dean Evans
Swydd: Swyddog Caffael
Ffôn: 01633 233449
Ebost: dean.evans@newport.gov.uk
Cyfeiriad: Uned Caffael ar y cyd, Cyngor Dinas Casnewydd, Gwasanaethau Corfforaethol
Ystafell 315
Y Ganolfan Ddinesig
Casnewydd
NP20 4UR.
Gwefan: www.newport.gov.uk