Cyngor Sir Penfro
01/10/2009
Fel cyrff sector cyhoeddus eraill, mae Cyngor Sir Penfro (y Cyngor) wedi gorfod rheoli proses cyfrifon yn wyneb terfynau amser cynt a newidiadau yn y gofynion cyfrifo dros y blynyddoedd diwethaf. Er mwyn rheoli'r broses, mae'r Cyngor wedi datblygu dull sy'n sicrhau bod y broses o gau cyfrifon yn mynd rhagddi'n effeithlon ac sy'n sicrhau y caiff amcanion a therfynau amser eu bodloni.
Y buddiannau a'r ffactorau a lwyddodd
Mae gan y fenter gyffredinol nifer o elfennau allweddol sy'n cyfrannu at ei llwyddiant cyffredinol:
- Mae canllaw ar gyfer rheolwyr gwasanaethau ariannol yn dynodi cyfrifoldebau swyddogion a enwir ac yn rhoi manylion amserlenni, targedau, terfynau amser, polisïau cyfrifo yn ogystal â chynnwys dogfennau cyfeirio, papurau gweithio safonol a chynlluniau gweithredu'r flwyddyn flaenorol. Mae hon yn ddogfen gynhwysfawr sy'n llwyddo i hyrwyddo perchnogaeth yn y broses cau.
- Mabwysiedir dull sy'n seiliedig ar y prosiect wrth ddelio â chyflwyno gofynion cyfrifo newydd, a sefydlir gweithgor gyda mewnbwn gan arbenigwyr technegol a Swyddfa Archwilio Cymru. Mae hyn yn sicrhau y gellir canolbwyntio ymdrechion ar feysydd allweddol.
- Cydgysylltir y broses gyfrifo gan un cyfrifydd sydd hefyd yn gweithredu fel y prif gyswllt ar gyfer Swyddfa Archwilio Cymru ac mae hefyd yn cyfathrebu â'r staff cyfrifo a'r staff archwilio i ddelio ag ymholiadau. Mae'r dull hwn yn sicrhau y caiff ymholiadau eu datrys mewn modd mwy cynhyrchiol.
- Mae cysylltiad rheolaidd gyda Swyddfa Archwilio Cymru drwy gydol y broses - gyda chyfranogiad cynnar mewn materion allweddol yn bwysig gan ei fod yn hyrwyddo dull 'dim annisgwyl' wrth ddelio â phroblemau posibl a sicrhau y caiff materion eu datrys cyn gynted â phosibl. Cytunir ar ofynion papur gwaith yn gynnar gyda rhestr wirio yn rhan o'r broses.
Canlyniad
Mae'r dull hwn sydd â ffocws yn arwain at baratoi cyfrifon drafft ar amser, bodloni gofynion CIPFA a lleihau faint sydd angen ei addasu. Mae hyn yn rhoi sicrwydd i Gynghorwyr ac yn helpu'r broses gymeradwyo i fynd yn ei blaen yn ddidrafferth.
Mae dealltwriaeth gytûn well o ddisgwyliadau rhwng y Cyngor a Swyddfa Archwilio Cymru sy'n sicrhau bod cydberthnasau da'n cael eu cynnal.