Llofnodwyd contract Merlin rhwng Cynulliad Cenedlaethol Cymru a Siemens Business Services ar 6 Ionawr 2004, yn dilyn proses gaffael a barhaodd am ddwy flynedd a hanner. Mae’n cymryd lle ‘Osiris’, oedd yn gontract TG menter cyllid preifat. Mae’r contract deng mlynedd werth £220 miliwn, gyda £80 miliwn wedi’i chlustnodi ar gyfer gwasanaethau TGCh a neilltuwyd y £140 miliwn sy’n weddill i newid ym mhrosesau busnes y Cynulliad. Mae prosiectau newid busnes cynnar yn cynnwys system prosesu grantiau ar gyfer Swyddfa Cyllid Ewropeaidd Cymru, safle rhyngrwyd newydd ar gyfer Llywodraeth y Cynulliad a system rheoli cofnodion a dogfennau electronig.  

Mae’r adroddiad yn darganfod i broses gaffael y contract ar y cyfan ddilyn ymarfer da, ond i swyddogion danamcangyfrif yr amser a gymerai. Penderfynasant ymestyn contract Osiris gan bedwar mis am gost ychwanegol o £3.8 miliwn. Yn ystod y negodiadau hyn dros Merlin, sicrhaodd swyddogion leihad yn nhâl cyfartalog y defnyddiwr, gan arbed £4.9 miliwn yn y flwyddyn gyntaf. 

Oedwyd yr amserlen ar gyfer cyflwyno offer TGCh newydd ac mae i fod i gael ei orffen bymtheng mis yn hwyrach na’r disgwyl. Hefyd, mae safon perfformiad TGCh wedi amrywio ers Mai 2004 ac, o ganlyniad, erbyn Ionawr 2006 roedd y Cynulliad wedi adennill rhyw £358,000 oddi wrth gontractwyr Merlin.

Mae’r adroddiad yn dweud y caiff llwyddiant y system ei brofi yn y dyfodol oherwydd amgylchedd gwleidyddol sy’n newid yn gyflym. Er enghraifft, bydd ymgorffori Cyrff Cyhoeddus a Noddir gan y Cynulliad yn Llywodraeth Cynulliad Cymru yn cynyddu nifer y defnyddwyr a bydd angen cyfuno systemau TGCh a phrosesau busnes.

Mae’r adroddiad yn gwneud sawl argymhelliad i wella caffaeliadau mawr yn y dyfodol, i wella perfformiad Merlin ac i gefnogi’r bartneriaeth Merlin yn y dyfodol.

Dywedodd yr Archwilydd Cyffredinol, Jeremy Colman, heddiw:

“Mae’n braf gweld i wersi gael eu dysgu o adroddiad 2003 ar gontract Osiris. Ar y cyfan deliwyd yn dda â chontract Merlin. Cyflawnodd swyddogion fframwaith yr ymddengys ei fod yn gallu ateb anghenion y Cynulliad. Dylai swyddogion Llywodraeth y Cynulliad bellach sicrhau ei fod yn rheoli risgiau sylweddol  er mwyn sicrhau bod Merlin yn cyflawni ei addewidion.”    

Nodiadau i Olygyddion:

• Mae’r adroddiad yn ystyried a oedd y broses gaffael yn effeithiol ac oedd yn cymryd i gyfrif argymhellion y Pwyllgor Archwilio ar Osiris. Mae hefyd yn edrych ar a oedd y rhwydwaith yn ei le fel y gall Merlin gyflawni’r buddion arfaethedig yn ystod cyfnod deng mlynedd ei oes.
• Darganfu’r adroddiad i swyddogion Llywodraeth y Cynulliad ddysgu gwersi o argymhellion y Pwyllgor Archwili yn dilyn ei archwiliad o gontract Osiris yn 2003 ac iddynt gyflawni fframwaith hyblyg i ddarparu gwasanaeth TGCh a gwelliant yn seiliedig ar dechnoleg i brosesau busnes.
• Ymgymerodd swyddogion Llywodraeth Cynulliad Cymru â chaffael contract Merlin ar ran holl Gynulliad Cenedlaethol Cymru.
• Darperir gwasanaethu o dan gontract Merlin gan y ‘Gynghrair’. Y prif gontractwr ymhlith y grwp hwn yw Siemens Business Services Ltd. Isgontractwyr mawr yw PA Consulting, Cap Gemini, Siemens Communications a BT.
• Adroddodd Archwilydd Cyffredinol Cymru ar gontract Osiris ym mis Hydref 2002.  Yn 2003, gwnaeth Pwyllgor Archwilio’r Cynulliad nifer o argymhellion a gynlluniwyd i sicrhau i’r broses gaffael Merlin gyflawni contract yn ddigon hyblyg i ateb anghenion newidiol y Cynulliad.
• Mae Swyddfa Archwilio Cymru yn annibynnol ar lywodraeth ac yn gyfrifol am archwiliad blynyddol o ryw £19 biliwn o wariant cyhoeddus blynyddol.
• Crëwyd Swyddfa Archwilio Cymru ar 1 Ebrill 2005 yn dilyn pasio Deddf Archwilio Cyhoeddus (Cymru) 2004, a ymestynnodd swyddogaethau Archwilydd Cyffredinol Cymru ac a alluogodd drosglwyddo staff o’r Comisiwn Archwilio yng Nghymru a’r Swyddfa Archwilio Genedlaethol yng Nghymru i’w gyflogaeth.

Am ragor o wybodaeth cysylltwch â Rachel Harries (Swyddog Cyfathrebu a’r Cyfryngau) ar 029-2026-2675 neu anfonwch e-bost at rachel.harries@wao.gov.uk