Datganiadau i'r wasg

Gall cynghorau cymuned a thref wella'u trefniadau rheoli ariannol drwy gymhwyso pedair gwers arfer da

30/06/2009

Yr Archwilydd Cyffredinol yn cyflwyno canllaw arfer da cam wrth gam ar drefniadau llywodraethu a rheoli ariannol ar gyfer chynghorau Cymuned a Thref

Yn ôl Archwilydd Cyffredinol Cymru, mae safon y trefniadau rheoli ariannol yng nghynghorau cymuned a thref Cymru yn amrywio. Daw adroddiad a gyhoeddwyd heddiw gan yr Archwilydd Cyffredinol i'r casgliad bod nifer o wendidau cyffredin yn bodoli mewn cynghorau ledled Cymru sy'n peri mwy o risg o golledion i gynghorau unigol. Er mai nifer fach o achosion o dwyll a gofnodir gan Gynghorau Cymuned yng Nghymru, canfu'r adroddiad eu bod yn sylweddol ar gyfer y cynghorau yr effeithiwyd arnynt, a'u bod yn cael effaith andwyol ar hyder y cyhoedd yn y cynghorau.

Mae cynghorau cymuned a thref yn gweithredu ar lefel gymunedol. Maent yn gyfrifol am amrywiaeth o wasanaethau a chyfleusterau ac yn darparu cymorth gwerthfawr i grwpiau a chymdeithasau gwirfoddol lleol. Ceir tua 8,000 o gynghorwyr cymuned yng Nghymru sy'n rhoi eu hamser yn ddi-dâl ac yn chwarae rôl werthfawr yn y gymuned. Fodd bynnag, caiff nifer o gynghorau broblemau o ran llenwi swyddi yn ystod etholiadau, ac etholir nifer o gynghorwyr heb wrthwynebydd yn eu herbyn. Dim ond un cyflogai cyflogedig sydd gan y rhan fwyaf o gynghorau, sef y clerc neu'r swyddog ariannol, sy'n gweinyddu materion y cyngor a'i ddyletswyddau ariannol.

Adlewyrcha'r adroddiad bryderon archwilwyr a benodwyd gan yr Archwilydd Cyffredinol sydd wedi amlygu gwendidau cyffredin allweddol mewn trefniadau rheoli ariannol cynghorau cymuned. Mewn rhai achosion mae'r gwendidau hyn wedi arwain at gynghorau cymuned yn rhoi arian cyhoeddus yn y fantol, ac yn yr achosion gwaethaf, at golledion drwy dwyll. Canfu'r adroddiad y gellid bod wedi osgoi'r colledion ariannol a nodwyd pe bai trefniadau rheoli ariannol priodol, archwiliad mewnol a chraffu effeithiol gan gynghorwyr wedi bod ar waith.

Canfu'r archwilwyr er bod gan gynghorwyr gyfrifoldebau cyfreithiol penodol am reoli arian cyhoeddus, nad oeddent yn aml yn gwbl ymwybodol o'r dyletswyddau cyfreithiol a dderbyniant wrth ymgymryd â'u swydd.  Ymddengys fod gan nifer o gynghorwyr gamdybiaeth mai'r clerc neu'r swyddog ariannol sy'n gyfrifol am fframwaith llywodraethu a rheolaethau mewnol y cyngor. Yn aml rhoddir cryn ymddiriedaeth ar y clerc i reoli materion y cyngor. Un gwendid penodol a nodwyd gan archwilwyr yw bod cynghorwyr wedi llofnodi sieciau gwag ar gyfer y clercod. Mae hyn yn peri risg uchel o dwyll i'r cyngor, a noda'r adroddiad nifer o gynghorau lle mae achosion o dwyll wedi digwydd o ganlyniad i hyn.

Sicrhawyd bod amrywiaeth o gyhoeddiadau ar gael i gynghorwyr a chlercod sy'n amlinellu eu gofynion cyfreithiol. Mae'r rhain ar gael ar wefannau'r cyrff cynrychioliadol ar gyfer cynghorau a chlercod, Un Llais Cymru a Chymdeithas Clercod Cynghorau Lleol. Yn ogystal â hyn, noda'r adroddiad fod y cyrff cynrychioliadol hefyd yn cymryd camau i wella trefniadau llywodraethu drwy gyflwyno rhaglenni hyfforddiant ar gyfer cynghorwyr a chlercod. Mewn ymateb i'r adroddiad hwn, bydd Swyddfa Archwilio Cymru yn lansio gwe-dudalennau ar y Gyfnewidfa Arfer Da. Mae gwefan arfer da benodol Swyddfa Archwilio Cymru yn cynnwys gwybodaeth am lywodraethu a rheoli ariannol mewn cynghorau cymuned ar gyfer cynghorwyr a chlercod.

Ar y cyfan, daw'r adroddiad i'r casgliad y gall cynghorwyr cymuned wella trefniadau llywodraethu a rheoli ariannol eu cynghorau drwy ddilyn pedair gwers arfer da:

• Mae angen i gynghorwyr feddu ar ddealltwriaeth briodol o'u cyfrifoldebau cyfreithiol;
• Mae angen rhoi trefniadau rheoli ariannol priodol ac effeithiol ar waith;
• Mae angen i gynghorwyr graffu ar faterion ariannol eu cyngor yn effeithiol a bodloni eu hunain bod ganddynt system archwilio mewnol effeithiol; ac yn olaf
• Mae'n rhaid i gynghorwyr feddu ar ddealltwriaeth glir o rôl yr archwilydd allanol a sut y gallant weithio gyda'r archwilydd.

Heddiw dywedodd Archwilydd Cyffredinol Cymru, Jeremy Colman:

'Mae fy adroddiad yn nodi rhai o'r gwendidau cyffredin allweddol yn nhrefniadau rheoli ariannol cynghorau cymuned a thref, ac mae perfformiad yn y maes allweddol hwn yn amrywio o gyngor i gyngor. Er mwyn i gynghorau fod yn wirioneddol effeithiol, mae angen iddynt gael clerc a chynghorwyr sy'n gweithio fel tîm i wasanaethu'r gymuned, a rhan hanfodol o'u rôl yw rhoi trefniadau llywodraethu da a threfniadau rheoli ariannol cadarn ar waith.'

Nodiadau i Olygyddion:

• Mae dros 700 o gynghorau cymuned a thref yng Nghymru sydd, gyda'i gilydd, yn gwario mwy na £35 miliwn bob blwyddyn.  Mae'r rhan fwyaf o gynghorau cymuned yn gwario llai na £50,000 y flwyddyn a dim ond tri o'r cynghorau mwy o faint sy'n gwario mwy na £75,000 y flwyddyn.
• Mae'r Archwilydd Cyffredinol yn rheoleiddio gweithdrefnau archwilio allanol Cynghorau Cymuned yng Nghymru.  Mae'r rôl hon yn cynnwys penodi archwilwyr a monitro'r gwasanaethau a ddarperir ganddynt. Ar hyn o bryd caiff tri o gwmnïau preifat eu contractio gan yr Archwilydd Cyffredinol i gynnal archwiliadau o gynghorau cymuned a thref.
• Mae Swyddfa Archwilio Cymru yn annibynnol ar y llywodraeth ac yn gyfrifol am archwiliad blynyddol o tua £20 biliwn o wariant cyhoeddus blynyddol.
• Crëwyd Swyddfa Archwilio Cymru ar 1af Ebrill 2005 ar ôl pasio Deddf Archwilio Cyhoeddus (Cymru), a ehangodd swyddogaethau Archwilydd Cyffredinol Cymru ac a alluogodd staff o'r Comisiwn Archwilio yng Nghymru a'r Swyddfa Archwilio Genedlaethol yng Nghymru i gael eu trosglwyddo i'w gyflogaeth.