Rheoli arian

Bwrdd Iechyd y Brifysgol GIG Caerdydd a'r Fro

01/01/2008

Crynodeb o'r fenter

Mae Bwrdd Iechyd y Brifysgol GIG Caerdydd a'r Fro yn sefydliad mawr a chymhleth sy'n gweithredu ar nifer o safleoedd ar draws De Cymru. Er mwyn paratoi datganiadau ariannol cywir a chyflawn, mae Bwrdd Iechyd y Brifysgol wedi gweithredu amserlen ddiwedd blwyddyn fanwl a chyfarwyddyd cysylltiedig a ddosbarthwyd i'r holl staff allweddol a fu'n cymryd rhan yn y broses gwblhau datganiadau ariannol Bwrdd Iechyd y Brifysgol.

Darperir yr amserlen a'r cyfarwyddyd er mwyn sicrhau bod y paratoadau yn cael eu cyflawni ym mhob un o feysydd y datganiadau ariannol ar amser, a'i bod yn cynnwys yr holl wybodaeth angenrheidiol. Mae uwch reolwyr Bwrdd Iechyd y Brifysgol yn gefnogol o'r broses hon ac yn sylweddoli pwysigrwydd paratoi cyfrifon cywir ac amserol er mwyn cyfrannu at adroddiadau ariannol Bwrdd Iechyd y Brifysgol yn eu cyfanrwydd a'r agenda lywodraethu.

Tra bod gan Fwrdd Iechyd y Brifysgol drefniadau monitro ariannol yn weithredol yn ystod y flwyddyn ariannol, mae'r broses gwblhau ar ddiwedd y flwyddyn ariannol yn cynorthwyo'r Bwrdd hefyd i gwrdd â'i dargedau ariannol blynyddol trwy sicrhau bod y wybodaeth a ddarperir ar gyfer yr archwiliad yn gyflawn ac wedi ei adolygu gan uwch staff Bwrdd Iechyd y Brifysgol cyn i'r archwiliad gychwyn.

Buddion a wireddwyd

O ganlyniad i baratoi trefniadau cwblhau ar ddiwedd y flwyddyn ariannol, mae Bwrdd Iechyd y Brifysgol wedi gwireddu nifer o fuddion o'r broses hon, yn cynnwys:

• mae'r broses gwblhau yn darparu sicrwydd i'r Cyfarwyddwr Cyllid fod y broses gwblhau diwedd blwyddyn yn cael ei rheoli'n addas ac mae hyn wedi arwain at lai o ymholiadau am yr archwiliad ac eglurder ynghylch materion sy'n codi;
• mae holl staff Bwrdd Iechyd y Brifysgol o fewn y broses gwblhau yn ymwybodol o'r cyfrifoldebau sydd ganddynt a'r amserlen ar gyfer cwblhau eu gwaith;
• mae Bwrdd Iechyd y Brifysgol yn sicrhau bod y set gyntaf o ddatganiadau ariannol a ddarperir o safon uchel ac mae hyn yn codi'r pwysau ychwanegol ar staff yn ystod y broses archwilio gan fod staff â gwybodaeth drylwyrach ynghylch y ffigurau a gynhwysir yn y datganiadau ariannol;
• mae'r broses archwilio llawer yn fwy llyfn, gyda'r rhan fwyaf o faterion allweddol wedi eu hystyried gan Fwrdd Iechyd y Brifysgol cyn i'r datganiadau ariannol gael eu cyflwyno i'w harchwilio;
• amser addas wedi ei neilltuo ar gyfer paratoi papurau gwaith cefnogol sydd yn cynorthwyo gyda'r broses archwilio hefyd.

Y canlyniadau a wireddwyd

Mae Bwrdd Iechyd y Brifysgol wedi gwireddu canlyniadau llwyddiannus o ganlyniad i weithredu proses gwblhau diwedd blwyddyn ariannol fanwl. Rhestrir y prif lwyddiannau isod:

• mae'r broses wedi cefnogi llwyddiannau Bwrdd Iechyd y Brifysgol wrth wireddu'r targedau ariannol allweddol blynyddol;
• paratowyd datganiadau ariannol blynyddol o safon;
• dim ond mân newidiadau archwilio y bu angen eu gwneud i'r datganiadau ariannol;
• bu cyfarfodydd y Pwyllgor Archwilio a chlirio archwiliadau yn ddidrafferth;
• caiff Bwrdd Iechyd y Brifysgol lefel uchel o sicrwydd ynghylch y ffigurau o fewn y datganiadau ariannol cyn yr archwiliadau; a
• cynorthwya'r broses gyda chynnal perthynas waith da rhwng Bwrdd Iechyd y Brifysgol a'r archwilwyr.