1. Mae Swyddfa Archwilio Cymru yn cydnabod gwerth bod yn fwy agored wrth hyrwyddo ymddiriedaeth ac atebolrwydd o ran busnes cyhoeddus, wrth wella dealltwriaeth y cyhoedd o'r modd y mae awdurdodau cyhoeddus yn cyflawni eu dyletswyddau ac wrth atal amhriodoldeb a pherfformiad gwael. Mae'r crynodeb hwn o weithdrefnau yn nodi dull cyffredinol Swyddfa Archwilio Cymru o sicrhau cydymffurfiaeth â Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 a deddfwriaeth gysylltiedig, yn ogystal â sicrhau ei bod yn gweithredu yn agored yn gyffredinol.

Ymagwedd gyffredinol at fod yn agored

2. Yn ogystal â chydymffurfio â Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 a deddfwriaeth gysylltiedig, mae Swyddfa Archwilio Cymru yn ymrwymedig i:

• ddefnyddio iaith glir, gan gynnwys esbonio termau technegol er budd darllenwyr cyffredinol;
• cyhoeddi adroddiadau cryno, cywir a theg sydd wedi'u llunio'n dda;
• cyflwyno adroddiadau cyhoeddus ar ganfyddiadau, ac eithrio pan fo rhesymau cyfreithiol neu resymau sy'n ymwneud â budd y cyhoedd dros beidio â gwneud hynny.

Dull cyffredinol o sicrhau cydymffurfiaeth â deddfwriaeth rhyddid gwybodaeth

3. I'r graddau y mae hynny'n rhesymol ac yn ymarferol bydd Swyddfa Archwilio Cymru yn:

1. rhoi cyngor a chymorth i geiswyr a darpar geiswyr mewn perthynas â'u ceisiadau am wybodaeth;
2. ymgynghori â thrydydd partïon perthnasol ynghylch ceisiadau;rhoi cymaint o wybodaeth ag y gall yn gyfreithiol heb effeithio'n andwyol ar fudd y cyhoedd;
3. ymateb yn gyflym;
4. rhoi gwybodaeth ar y ffurf sydd orau gan y ceisydd;
5. ymchwilio i gwynion ynghylch y modd y mae Swyddfa Archwilio Cymru wedi ymdrin â cheisiadau a materion eraill sy'n ymwneud â rhyddid gwybodaeth, megis ei chynllun cyhoeddi, a rhoi ymatebion ystyriol iddynt.

Rhoi cyngor a chymorth i geiswyr a darpar geiswyr

4. I'r graddau y mae hynny'n rhesymol ac yn ymarferol bydd Swyddfa Archwilio Cymru yn rhoi cyngor a chymorth i geiswyr a darpar geiswyr mewn perthynas â'u ceisiadau am wybodaeth. Dylai aelodau o'r cyhoedd y mae angen cyngor arnynt o ran cael gafael ar wybodaeth ffonio 029 2032 0500.

5. Pan na all unigolyn wneud ceisiadau yn ysgrifenedig o dan y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth, oherwydd anabledd er enghraifft, caiff nodyn ysgrifenedig o unrhyw gais a wneir dros y ffôn ei anfon at yr unigolyn i gadarnhau'r hyn y gofynnwyd amdano, a gaiff ei dderbyn fel cais ysgrifenedig pan y'i dychwelir i Swyddfa Archwilio Cymru.

Ymgynghori â thrydydd partïon perthnasol ynghylch ceisiadau

6. Gall datgelu gwybodaeth effeithio ar hawliau cyfreithiol trydydd partïon, megis pan fo gwybodaeth yn ddarostyngedig i ddyletswydd cyfrinachedd cyfraith gwlad, neu pan fo'n ddata personol o fewn ystyr Deddf Diogelu Data 1998. Er mwyn helpu i sicrhau y rhoddir sylw priodol i'r cyfryw hawliau, bydd Swyddfa Archwilio Cymru yn ymgynghori â thrydydd partïon perthnasol, ac eithrio pan fydd hynny'n anymarferol neu'n anghymesur o gostus. Fodd bynnag, yn unol â'r Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth, mater i Swyddfa Archwilio Cymru fydd penderfynu a ddylid datgelu gwybodaeth.

Rhoi gwybodaeth yn gyfreithiol ac er budd y cyhoedd

7. Yn gyffredinol, bydd Swyddfa Archwilio Cymru yn datgelu gwybodaeth y gofynnir amdani ac y mae'n meddu arni ac eithrio pan:

1. fo'n wybodaeth y bwriedir ei chyhoeddi yn y dyfodol ac mae'n rhesymol aros iddi gael ei chyhoeddi;
2. byddai'n golygu rhoi gwybodaeth nid yn unig y gellir cael gafael arni yn rhesymol drwy ddulliau eraill, ond a geir yn fwyaf priodol drwy'r dulliau eraill hynny. Mae hyn yn cynnwys gwybodaeth sydd ar gael mewn eitemau ar gynllun cyhoeddi Archwilydd Cyffredinol Cymru ac o ffynonellau masnachol;
3. na roddir disgrifiad digonol i nodi'r wybodaeth, pan na thelir ffi berthnasol, neu pan fo ceisiadau yn flinderus neu'n ailadroddus, er i'r ceisydd gael cymorth;
4. gwaherddir datgelu'r wybodaeth neu pan fyddai'n cael effaith andwyol ar faterion y mae'r Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth yn rhoi eithriadau ar eu cyfer, yn ddarostyngedig, pan fo hynny'n berthnasol, i brofion budd y cyhoedd. Mae hyn yn cynnwys gwybodaeth bersonol, gwybodaeth a roddwyd yn gyfrinachol a gwybodaeth y byddai ei datgelu yn amharu, neu'n debygol o amharu, ar swyddogaethau archwilio Swyddfa Archwilio Cymru neu archwilwyr allanol eraill.

8. Pan fydd Swyddfa Archwilio Cymru yn gwrthod rhoi gwybodaeth, bydd yr ymateb yn nodi pam ac yn cynnwys cyngor ar sut i wneud cwyn.

Ymateb yn gyflym

9. Bydd Swyddfa Archwilio Cymru yn ymateb i geisiadau am wybodaeth o fewn 20 diwrnod gwaith, neu 60 diwrnod gwaith o dan amgylchiadau penodol. Mae diwrnod gwaith yn golygu unrhyw ddiwrnod ac eithrio dydd Sadwrn, dydd Sul, Dydd Nadolig, Dydd Gwener y Groglith neu ddiwrnod sy'n wyl y banc. Pan ymestynnir y cyfnod, hysbysir y ceisydd o'r oedi a rhoddir dyddiad ymateb amcangyfrifedig iddo.

10. Os bydd staff Swyddfa Archwilio Cymru wedi llunio nodyn o gais a wnaed dros y ffôn ar ran y ceisydd, mae'r ymrwymiad i ymateb o fewn 20 diwrnod yn dod i rym o'r dyddiad y mae'r ceisydd yn cadarnhau'r nodyn o'r wybodaeth y gofynnwyd amdani.

Trosglwyddo ceisiadau

11. Ni all Swyddfa Archwilio Cymru roi gwybodaeth nad yw'n meddu arni. Os bydd awdurdod cyhoeddus arall yn meddu ar y wybodaeth, ac os ymddengys fod y ceisydd yn annhebygol o wrthwynebu hynny, gall Swyddfa Archwilio Cymru ymgynghori â'r corff a throsglwyddo'r cais os bydd hynny'n briodol. Hysbysir y ceisydd o'r penderfyniad i drosglwyddo ei gais. Fel arall bydd Swyddfa Archwilio Cymru yn hysbysu'r ceisydd nad yw Swyddfa Archwilio Cymru yn meddu ar y wybodaeth ac yn awgrymu bod cais yn cael ei wneud i'r awdurdod sy'n debygol o feddu arni.

Rhoi gwybodaeth ar y ffurf sydd orau gan y ceisydd

12. Fel arfer rhoddir gwybodaeth i geiswyr naill ai yn Gymraeg neu yn Saesneg, a naill ai ar ffurf electronig neu bapur, yn unol â'u dymuniad. Darperir y rhan fwyaf o'r wybodaeth ar y rhyngrwyd, ond darperir copïau papur unigol cyfatebol yn ddi-dâl fel arfer. Bydd Swyddfa Archwilio Cymru hefyd yn darparu copïau o eitemau mewn print bras ac ar dapiau sain ar gais pan fo hynny'n ymarferol.

Cwynion

13. Pan na fydd ceisydd yn fodlon ar ymateb, mae'n rhaid iddo gwyno wrth y Swyddog Gwybodaeth neu'r unigolyn a ymatebodd i'r cais a fydd yn adolygu’r sefyllfa ac yn darparu ymateb ystyriol. Os bydd y ceisydd, ar ôl dilyn y weithdrefn hon, yn dal i fod yn anfodlon ar y canlyniad, gall gwyno i Swyddfa'r Comisiynwyr Gwybodaeth. Fel arfer bydd Swyddfa'r Comisiynwyr Gwybodaeth yn disgwyl i weithdrefnau Swyddfa Archwilio Cymru ei hun gael eu dihysbyddu cyn i'r mater gael ei gyfeirio at ei swyddfa. Nodir isod fanylion cyswllt Swyddfa'r Comisiynwyr Gwybodaeth:

Swyddfa'r Comisiynwyr Gwybodaeth
Adeiladau Cambrian
Sgwâr Mount Stuart
Caerdydd
CF10 5FL
e-bost: wales@ico.gsi.gov.uk
Ffôn: 029 2044 8044
Ffacs: 029 2044 8045
http://www.informationcommissioner.gov.uk/.

Polisi Codi Ffi

14. Polisi cyffredinol Swyddfa Archwilio Cymru yw peidio â chodi ffi am wybodaeth ac eithrio er mwyn adennill costau postio, pecynnu, argraffu a llungopïo pan fydd y costau hynny'n fwy na £5, neu pan godir tâl sefydlog am ddogfen gyhoeddedig. Eithriad arall yw pan amcangyfrifir bod cost coladu'r wybodaeth yn fwy na £450, fel y'i diffinnir gan y rheoliadau o dan y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth. Mewn achosion o'r fath, amcangyfrifir costau yn unol â'r rheoliadau hynny, a hysbysir y ceisydd o'r swm y byddai angen iddo ei dalu. Bydd yr amser a gofnodir ar gyfer ymdrin â'r cais yn cychwyn ar y dyddiad y mae'r ceisydd yn cadarnhau ei fod am fynd ymlaen â'r cais ac y derbyniwyd ac y cliriwyd y tâl angenrheidiol gan fanc y ceisydd.

15. Os oes gennych gwestiynau am y gweithdrefnau hyn neu os oes angen cyngor neu gymorth arall arnoch i wneud cais, ffoniwch y Swyddog Gwybodaeth ar 029 2032 0500, e-bost infoofficer@wao.gov.uk, neu ysgrifennwch at:

Y Swyddog Gwybodaeth
Swyddfa Archwilio Cymru
24 Heol y Gadeirlan
Caerdydd
CF11 9LJ