Pan fyddwn yn delio â chwynion, byddwn yn gwrtais, helpgar, yn bositif ac yn deg i’r person sy’n cwyno a’r person (neu bobl) y maent yn cwyno amdanynt.

Byddwn yn ystyried cwynion yn ofalus, mewn modd teg a mor gyflym ag sy’n bosib mewn modd agored ac onest.

Sut y byddwn yn delio â chwynion

Byddwn yn cydnabod derbyniad eich cwyno o fewn pum niwrnod o’i dderbyn. Os nad oes modd i ni ymchwilio eich cwyn, byddwn yn ysgrifennu atoch yn esbonio pam.  Os yw’n bosibl, byddwn yn awgrymu sefydliad arall all fod o gymorth i chi.

Os bydd modd i ni archwilio eich cwyn, byddwn yn cysylltu â chi i esbonio pwy fydd yn delio â’ch cwyn (Swyddog Archwilio Cwynion) a phryd y gallwch ddisgwyl ymateb.  Byddwn yn ystyried cwynion yn ofalus, ac os yw’r mater yn un hawdd i’w ddatrys, byddwn fel arfer yn ymateb o fewn 20 diwrnod gwaith. Os bydd angen i ni ymchwilio’n fwy i mewn i’r mater, byddwn yn eich hysbysu am unrhyw gynnydd wrth drin â’r mater.

Os yw’r Swyddog Archwilio Cwynion yn penderfynu bod eich cwyn yn ddilys, byddwn yn anfon ymddiheuriad ysgrifenedig atoch, ynghyd â manylion o unrhyw gamau eraill sy’n angenrheidiol yn yr amgylchiadau, gan gynnwys beth fyddwn yn ei wneud i osgoi’r broblem yn y dyfodol. Os na fyddwn yn ystyried eich cwyn fel un dilys, byddwn yn ysgrifennu atoch i esbonio pam.

Os nad ydych yn credo bod y Swyddog Archwilio Cwynion wedi delio â’ch cwyn yn unol â gweithdrefn Swyddfa Archwilio Cymru, dylech gysylltu â’r Partner Cydymffurfiaeth.

Mae’n bosib y bydd y Partner Cydymffurfiaeth yn trefnu i’ch cais gael ei ailystyried, (gan berson annibynnol lle’n briodol), cyhyd â’ch bod yn gallu darparu tystiolaeth i ddangos pam eich bod yn credu nad oedd y Swyddog Archwilio wedi delio â’ch cwyn yn iawn. Bydd y person annibynnol yn argymell trefn priodol i’r Archwilydd Cyffredinol ac yn anfon manylion.  Bydd yr Archwilydd Cyffredinol yn ystyried hwn fel y cam olaf yn y broses o gwyno.

Os ydych yn darparu gwybodaeth newydd nad oedd ar gael o’r blaen, bydd y Swyddog Archwilio Cwynion yn ystyried y wybodaeth hon ac yn cymryd y camau priodol.  Fodd bynnag, ni fydd y Swyddog Archwilio Cwynion yn ymgymryd ag unrhyw ohebiaeth parhaol gyda chi os byddwch yn ailddanfon yr un cwyn droeon. Ni fydd yr Archwilydd Cyffredinol yn ymateb i unrhyw gwynion nad sy’n ddiffuant neu sydd wedi’u hanfon er mwyn creu trafferth, neu sy’n camdrin y broses cwyno mewn unrhyw ffordd.

Byddwn yn trin pob cyfathrebiad gyda’r Archwilydd Cyffredinol yn gyfrinachol o fewn y gyfraith. Byddwn yn amddiffyn unrhyw wybodaeth bersonol rydych yn ei darparu yn unol â’r Ddeddf Diogelu Data 1998. Fodd bynnag, efallai y bydd yn rhaid i ni ddatgelu cynnwys eich cwyn i ateb y cwestiynau a ofynnwyd i ni o dan Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth, Rheoleiddiadau Gwybodaeth Amgylcheddol neu gyfeiriad cyfreithiol arall.